Правильное ведение учета выданных доверенностей — обязательное требование для любой организации, выпускающей данные документы․ На актуальными остаются унифицированные формы, утвержденные еще в советское время, а также возможность использования собственных форм, закрепленных в учетной политике․ В данной статье подробно разбираем, какой образец журнала использовать, как его заполнять и где скачать актуальные бланки (включая Excel и PDF)․

Нормативная база: какие формы актуальны в 2026 году?

Основным документом, регламентирующим учет доверенностей, является Постановление Госкомстата СССР от № 241 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации»․ Несмотря на возраст документа, он не утратил силы и применяется наравне с современными стандартами (ФСБУ 27/2021 «Документы и документация в учетной политике организации»)․

Основные унифицированные формы:

• Форма М-3, «Журнал учета выданных доверенностей»․ Это основная форма для учета доверенностей, выданных на получение материальных ценностей (ТМЦ), денежных средств и иных целей, кроме получения заработной платы и иных выплат по трудовому договору․
• Форма М-2 и М-2а — «Доверенность на получение материальных ценностей» (с отрывным талоном)․ Для этих форм отдельный журнал регистрации не ведется: отрывные части (талоны) сшиваются и образуют единый документ, который и служит основанием для учета․

Важно: Организация имеет право разработать и утвердить собственный образец журнала (реестра) в составе учетной политики (согласно ст․ 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021), если унифицированная форма М-3 не удобна или не покрывает специфику бизнеса (например, большой объем доверенностей на представительство в судах, налоговых органах и т․д․)․

Образец заполнения Журнала учета выданных доверенностей (Форма М-3)

Ниже приведен структурный образец заполнения колонок формы М-3․ Обратите внимание: бланк журнала должен быть пронумерован, прошит, запечатан (при наличии печати) и подписан руководителем и главбухом до начала ведения․

Шапка журнала (реквизиты организации)

Табличная часть (колонки 1–12 по форме М-3)

1. Дата выдачи доверенности — ДД․ММ․ГГГГ․
2. Регистрационный номер доверенности — Номер, присвоенный в самой доверенности (если нумерация сквозная) или номер по порядку в журнале․
3. Кому выдана (ФИО представителя) — Полные фамилия, имя, отчество․ В публичных образцах ФИО маскируются: * * *․
4. На основании чего выдана — Приказ о назначении, трудовой договор, заявление и т․д․ (номер, дата)․
5. Срок действия доверенности — Дата окончания срока (ДД․ММ․ГГГГ) или запись «До отзыва»․ Максимальный срок — 3 года (ст․ 186 ГК РФ)․
6. Наименование материальных ценностей (цель выдачи) — Конкретный перечень ТМЦ (наименование, ед․ изм․, кол-во) или цель: «Получение зарплаты за январь 2026 г․», «Представление интересов в ФНС № *»․
7. Подпись лица, выдавшего доверенность — Расшифровка подписи (должность, ФИО)․ Обычно это руководитель или уполномоченное лицо по приказу․
8. Подпись лица, получившего доверенность — Расшифровка подписи представителя (в момент получения бланка доверенности на руки)․
9. Отметка о возврате талона (для формы М-2) — Дата и подпись кладовщика/кассира при возврате отрывной части․
10. Примечания — Отметки об аннулировании, утере, продлении срока (если предусмотрено текстом доверенности)․

Особенности учета разных видов доверенностей

Доверенности на получение ТМЦ (Формы М-2, М-2а)

Как указано в справочных системах (КонсультантПлюс, Эталон-Онлайн), для форм М-2 и М-2а не заводится отдельный журнал формы М-3․ Учет осуществляется путем сшивки отрывных талонов (второй части бланка доверенности), которые остаются у кладовщика/ответственного лица после выдачи ценностей․ Эти талоны пронумерованы типографическим способом и образуют единый регистр․

Доверенности на получение заработной платы и иных выплат

Для них форма М-3 не применяется․ Учет ведется в специальном журнале (часто используется форма КО-2 «Книга учета выданных доверенностей на получение заработной платы» или самостоятельно разработанная форма)․

Доверенности общего назначения (в суды, банки, госорганы, получение почты)

Их удобнее всего учитывать в Журнале формы М-3 (указывая в колонке «Наименование МЦ» цель: «Представление в суде № », «Получение корреспонденции в почтовом отделении № ») или в отдельном реестре (например, в Excel), если их объем велик․

Электронный журнал (Excel) vs Бумажный: что выбрать в 2026 году?

Законодательство (ФСБУ 27/2021) допускает ведение первичной документации в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭЦП)․ Однако на практике:

• Бумажный журнал (М-3) — классика, привычная для проверяющих органов (налоговая, аудит, прокуратура)․ Требует прошивки, нумерации, заверительной надписи на последней странице․ Бланки можно купить в типографиях (например, «Белбланкторг», 80 стр․, картонная обложка, опломбировка) или распечатать самому․
• Excel-журнал — удобен для поиска (фильтры по номеру, дате, ФИО), формирования отчетов, работы с большими объемами․ Риск: при проверке инспектор может потребовать распечатать журнал, прошить, занумеровать, подписать и запечатать каждую страницу (или заверительную надпись на конце), что отменяет преимущества скорости․
• Гибридный вариант (оптимальный): Вести учет в Excel/1С для оперативной работы, а раз в квартал/год выгружать данные в печатный журнал формы М-3, прошивать и хранить как первичный документ․

Где скачать актуальные бланки и образцы на 2026 год?

Ниже приведены источники и форматы, доступные в открытом доступе и через правовые системы (КонсультантПлюс, Гарант, Эталон-Онлайн):

• Пустой бланк Журнала учета выданных доверенностей (Форма М-3) — PDF / DOC / ODT / RTF․ Подходит для печати и ручного заполнения․ Доступен на сайтах: Договор-Юрист․Ру, КонсультантПлюс, Налог․Орг․
• Образец заполнения Журнала регистрации выданных доверенностей — PDF / DOC․ С примерами записей (ТМЦ, зарплата, суд, почта)․
• Журнал учета выданных доверенностей в Excel (пустой бланк) — XLS / XLSX․ Готовая таблица с колонками формы М-3, удобная для ведения на компьютере с последующей печатью․
• Книга учета доверенностей (готовый бланк для типографии) — PDF․ Если заказываете печать тиражированной книги (80 стр․, обложка картон НВП 390 г/м, страницы 80 г/м, прошивка, опломбировка, съемная ПВХ обложка)․
• Формы М-2 и М-2а (Доверенность на получение ТМЦ), PDF / DOC / XLS․ С отрывным талоном․

Совет: При скачивании из интернета всегда сверяйте реквизиты формы (название, номер формы «М-3», ссылка на Постановление Госкомстата № 241) с эталоном․ Мошенники иногда распространяют устаревшие или поддельные бланки․

Типовые ошибки при ведении реестра (Чек-лист для проверки)

1. Отсутствие заверительной надписи на последней странице журнала («В журнале пронумеровано и прошито страниц», подпись руководителя/главбуха, печать, дата)․
2. Пропуски строк и пробелы между записями․ Записи должны быть компактными, без пропусков строк (для исключения подделок)․
3. Незаполненная колонка «Срок действия» или указание срока более 3 лет․
4. Отсутствие подписи представителя в колонке 8 (при получении бланка доверенности на руки)․
5. Ведение журнала М-3 для доверенностей формы М-2 (дублирование учета)․
6. Использование неутвержденной формы без фиксации этого факта в Учетной политике․
7. Хранение не по срокам․ Журналы учета доверенностей хранятся не менее 5 лет после окончания ведения (п․ 225 Перечня типовых управленческих архивных документов, утр․ Росархивом), а доверенности на получение ТМЦ (талоны М-2) — 5 лет после погашения․

Пошаговая инструкция: как начать вести журнал с 1 января 2026 года

1. Скачайте или купите бланк формы М-3 (или утвердите свой в Учетной политике до )․
2. Пронумеруйте все страницы (кроме обложки) карандашом или печатью нумератора․
3. Прошейте журнал (нить, проклеенная бумажная полоска)․
4. Сделайте заверительную надпись на последней странице/проклейке: «В журнале пронумеровано и прошито [КОЛИЧЕСТВО] страниц(ы)»․ Подписи руководителя и главбуха, печать организации, дата ․
5. Заполните шапку журнала (наименование организации, подразделение, период ведения, номер журнала)․
6. Вносите записи хронологически по мере выдачи доверенностей․
7. В конце года сделайте вторую заверительную надпись: «В журнале за 2026 год сделано записей: [КОЛИЧЕСТВО]»․ Подписи, печать, дата․
8. Сдайте в архив организации по истечении срока хранения․

На 2026 год «золотым стандартом» остается Форма М-3 (Постановление Госкомстата № 241)․ Она понятна контролирующим органам, универсальна для большинства видов доверенностей (кроме зарплатных и М-2) и не требует сложных согласований․ Используйте Excel-шаблоны для оперативной работы и поиска, но обязательно формируйте бумажный прошитый журнал для архива и проверок․ Регулярно сверяйте актуальность бланков в справочно-правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант, Эталон-Онлайн), так как формы периодически уточняются (например, изменения в реквизитах организации: ИНН, ОКЭД, банковские данные)․

Статья подготовлена на основе данных справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Эталон-Онлайн) и открытых источников на дату ․ Данная информация носит справочный характер․ Для принятия решений рекомендуется консультироваться со специалистом по документообороту или юристом․