Реестр оплаты почты (реестр почтовых отправлений) — это документ, в котором перечисляются почтовые отправления, передаваемые одним отправителем (физическим или юридическим лицом) за один раз, с указанием способа и суммы их оплаты. Такой документ позволяет оформить партионный приём: вместо отдельной квитанции на каждое письмо или бандероль выписывается одна квитанция на всю партию.

Для чего нужен реестр

• учёт массовых отправлений организаций, работающих с Почтой России по договору на оказание услуг почтовой связи;
• фиксация способа оплаты (наличный расчёт, безналичный расчёт, франкировка, авансовый депозит);
• подтверждение факта передачи отправлений и их количества;
• основание для бухгалтерского учёта расходов на почтовые услуги.

Основные формы реестров

Форма 103 (список ф. 103-ф)

Под формой 103 понимается реестр, в котором перечисляется партия почтовых отправлений, пересылаемых одним физическим или юридическим лицом. Применяется при оформлении партионного приёма. Выписывается одна квитанция на все почтовые отправления, включённые в список. Существует также бланк списка ф. 103-ф для простых почтовых отправлений «на франкировку / профранкированных / оплаченных».

Форма 11

Реестр почтовых отправлений по форме № 11 используется организациями, работающими с Почтой России по договору. В нём указываются:

• порядковый номер записи в реестре;
• адресные данные отправления (адрес получателя частично скрывается при публикации, например: г. Москва, ул. Л*, д. );
• вид и категория отправления (выбираются из выпадающих списков при электронном формировании);
• разряд отправления (Президентское, Правительственное, Служебное, Судебное, Межоператорское) либо отметка «без разряда»;
• способ и форма оплаты;
• количество мест, масса, объявленная ценность;
• доплатные отправления и сумма доплаты (например: «Доплатные отправления ___ на ____ руб.»).

Реестр вложения РПО в ячейки АПШ

Отдельная форма — реестр вложения регистрируемых почтовых отправлений (РПО) в ячейки абонементного почтового шкафа (утверждён Приказом АО «Почта России» от № 554-п). Применяется при доставке через абонементные шкафы.

Порядок заполнения реестра

1. Укажите номер и дату реестра, наименование отправителя (например, ООО «Р», ИНН 77*).
2. Заполните строки по каждому отправлению: порядковый номер, ШПИ (штриховой почтовый идентификатор), адрес получателя, вид и категорию отправления.
3. Укажите разряд. Если отправление не относиться к специальным разрядам, в графе ставится «без разряда», а информация об оплате этой категории не указывается.
4. Выберите способ оплаты: наличными, безналичным расчётом, франкировальной машиной, знаками почтовой оплаты.
5. Подведите итоги: общее количество отправлений, сумма платы, доплатные отправления.
6. Подпишите документ: подпись отправителя (Ив И.И.) и сотрудника почтового отделения (Пва А.С.), дата, штемпель отделения связи.

Электронное формирование реестра

Многие организации формируют реестры в специализированных программах или личном кабинете Почты России. Типовой алгоритм:

• выбрать вид и категорию почтовых отправлений из выпадающего списка;
• указать способ и форму оплаты;
• сформировать файл списка и выбрать папку для сохранения архива (после формирования система выдаст сообщение с названием файла);
• распечатать реестр в двух экземплярах — один остаётся у отправителя, второй передаётся в отделение связи.

Практические рекомендации

• Сверяйте количество отправлений в реестре с фактическим числом перед сдачей партии.
• Храните подписанные реестры не менее установленного срока — они подтверждают расходы перед налоговыми органами.
• При отправке юридически значимой корреспонденции (судебной, служебной) проверяйте правильность указания разряда — от этого зависит порядок обработки и оплаты.
• Бланки форм 103, 103-ф и 11 можно скачать бесплатно в форматах DOC и PDF или заполнить онлайн.

Реестр оплаты почты, обязательный инструмент при массовых отправлениях. Правильно оформленный реестр (форма 103, 103-ф или 11) ускоряет приём партии в отделении связи, обеспечивает прозрачность расчётов с Почтой России и служит надёжным подтверждением почтовых расходов организации.