Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

При увольнении работодатель обязан в день прекращения трудового договора выдать сотруднику трудовую книжку (или сделать запись в СТР-Д), Свидетельство о заработной плате за последние два года (формы 182н/СЗВ-СТАЖ) и иные документы, относящиеся к трудовой деятельности. Чтобы избежать споров о факте передачи, необходимо составить расписку. В данной статье подробно разберем, как правильно оформить этот документ, какие данные в него включить и какие ошибки стоит избегать.

Законодательная база: зачем нужна расписка?

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, работодатель обязан выдать трудовую книгу в день увольнения. Статья 62 ТК РФ регламентирует выдачу иных документов. Однако сам Кодекс не устанавливает жесткую форму квитанции о получении. На практике расписка выполняет несколько критических функций:

Доказательство исполнения обязательства: В случае спора (ст. 234 ТК РФ — компенсация за задержку ТК) расписка, главное доказательство соблюдения срока.
Защита от ложных обвинений: Сотрудник не сможет заявить, что документы не выдавались или выдавались с нарушением сроков.
Фиксация комплекта: Перечень переданных бумаг исключает претензии «я не получал справку 2-НДФЛ» или «не выдавали СЗВ-СТАЖ».

Важно: Отсутствие расписки не лишает работодателя права доказать выдачу документами иными способами (показания свидетелей, видеофиксация, почтовое отправление с описью), но наличие подписанного листа — самый надежный и простой способ.

Структура и обязательные реквизиты расписки

Унифицированной формы (как Т-2 или Т-1) для этого документа не существует. Организация вправе утвердить свой бланк локальным нормативным актом (Положением о документообороте или Инструкцией по кадрам) или использовать свободную форму, соблюдая обязательные реквизиты ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обязательные элементы:

Наименование документа: «Расписка в получении документов при увольнении» или «Квитанция о получении трудовых документов».
Место и дата составления: Город, дата (число, месяц словами, год) — обязательно день увольнения.
Данные организации: Полное наименование ООО/АО/ИП, ИНН, ОГРН/ОГРНИП, адрес местонахождения (, г. , ул. , д. ).
Данные получателя (сотрудника): Фамилия, Имя, Отчество полностью, серия и номер паспорта, кем выдан, код подразделения, дата выдачи, адрес регистрации (, г. , ул. , д. , кв. *), СНИЛС (по желанию).
Ссылка на основание: Номер и дата приказа (распоряжения) об увольнении, статья ТК РФ (п. 3 ст. 77 ТК РФ и т.д.).
Перечень переданных документов: Детальный список (см. раздел 3).
Фраза получения: «Получил(а) на руки следующие документы…», «Претензий по комплекту и срокам выдачи не имею».
Подпись сотрудника: Личная подпись, расшифровка (Ф.И.О.).
Подпись лица, выдавшего документы: Должность (HR-специалист, начальник отдела кадров), Ф.И;О., подпись, расшифровка, печать организации (если предусмотрена уставом).

Пример заполнения (Образец 2024/2025 гг.)

Ниже приведен типовой образец. Данные организации и сотрудника замаскированы в соответствии с требованиями конфиденциальности.

 РАСПИСКА
 в получении документов при увольнении г. , «___» _____________ 202_ г.
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серия № , выдан Отделом МВД России по г. * ..20 г., код подразделения *-*, прописка: , г. , ул. , д. , кв. *, работавший в ООО «Ромашка» (ИНН , ОГРН ) на должности менеджера по продажам (структурное подразделение: Отдел продаж), в связи с увольнением по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) на основании Приказа № -ОД от «___» _____________ 202_ г.},
ПОДТВЕРЖДАЮ, что в день увольнения «___» _____________ 202_ г. лично получил(а) на руки от уполномоченного лица ООО «Ромашка» следующий комплект документов:
Трудовая книга (серия № *) с записью о прекращении трудового договора от «___» _____________ 202_ г. (стр. ).
 Свидетельство о заработной плате за 202_ и 202_ гг. (форма 182н / СЗВ-СТАЖ) — 1 экз.
 Справка о доходах за текущий и за предыдущий календарный годы (форма 2-НДФЛ) — 1 экз.
 Выписка из табеля учета рабочего времени (форма Т-13) за ;.20 – ..20 — 1 экз.
 Копия приказа об увольнении № *-ОД от «___» _____________ 202_ г. — 1 экз.
 Справка о стаже и заработной плате для расчета пособий (при необходимости) — 1 экз.
 Иные документы, относящиеся к трудовой деятельности: _________________________________ (перечислить при наличии).
Документы получены полностью, в надлежащем состоянии, претензий по срокам выдачи и комплекту не имею.
Получил(а): _____________________ / Иванов И.И. /
Выдал(а): _____________________ / Петрова Е.В. /
 Должность: Начальник отдела кадров
 М.П. (при наличии) 

Перечень документов, подлежащих выдаче (Чек-лист для HR)

Состав комплекта зависит от запросов сотрудника и требований законодательства. Минимальный обязательный набор:

Трудовая книга (бумажная) — если сотрудник не перешел на электронный вид (СТР-Д) до 2020 г. или не отказался от бумажной. Запись вносится за подписью сотрудника (п. 39 Постановления Минтруда № 225).
Сведения о заработной плате (СЗВ-СТАЖ / форма 182н) — обязательно к выдаче с 2023 года для всех уволенных (Приказ Минтруда № 721н). Выдается в бумажном или электронном виде (по выбору работника).
Справка 2-НДФЛ — по требованию сотрудника (для банка, налоговой и т.д.). С 2023 г. формируется в новом формате (Приказ ФНС № ЕД-7-11/[@]@).

Дополнительные документы (по заявлению или необходимости):

Копия приказа об увольнении (подлинник хранится в деле, копию выдают на руки).
Выписка из табеля учета рабочего времени (Т-13) — для подтверждения отработанного времени.
Справка в свободной форме о месте работы/должности/заработной плате (для банка, визы и т.д.).
Документы по доп. страхованию (ДМС, НПФ), если оформлялись через работодателя.
Свидетельство о регистрации СНИЛС (зеленый карточек) — если хранился в кадрах (сейчас редкость).

Сложные ситуации и способы решения

Сотрудник не явился за документами в день увольнения

Ст. 84.1 ТК РФ: «В случае невозможности выдачи трудовой книги в день прекращения трудового договора в связи с отсутствием работника… работодатель обязан направить трудовую книгу почтовым отправлением… не позднее следующего рабочего дня».

Алгоритм действий:

Составить Акт о невозможности выдачи документов (комиссия из 2-3 человек: HR, руководитель, секретарь/бухгалтер).
Направить документы ценным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении на адрес регистрации или фактического проживания (если известен).
Копию описи, квитанции почты и уведомления о вручении прикрепить к личному делу и хранить в отделе кадров.
Расписку в этом случае подписывает почтальон (в уведомлении о вручении) или сотрудник при получении на почте. Внутренняя расписка в акте подписывают члены комиссии.

Сотрудник отказывается подписывать расписку / получать документы

Отказ не освобождает работодателя от обязанности выдать документы.

Составить Акт об отказе от получения документов в присутствии свидетелей (не менее 2-х).
В акте указать: дату, время, состав комиссии, перечень документов, предложенных к выдаче, факт отказа с указанием причины (если сотрудник назвал).
Подписи членов комиссии и свидетелей обязательны. Подпись сотрудника, строка «Отказался(ась) подписывать».
Документы хранятся в отделе кадров под ответственностью HR до момента получения или до истечения сроков хранения (75 лет).

Электронная трудовая книга (СТР-Д) и СЗВ-СТАЖ в электронном виде

Если сотрудник перешел на СТР-Д (после 2020 г.), бумажная ТК не выдается. Расписка все равно нужна, но перечень меняется:

«Получил(а) сведения о трудовой деятельности (СТР-Д) в личном кабинете Госуслуг / ПФР / по запросу в кадровой службе».
«Получил(а) СЗВ-СТАЖ в электронном виде (направлен на e-mail *@*.ru / в личный кабинет Госуслуг)».
Лучше зафиксировать согласие на электронную выдачу заранее (заявление сотрудника).

Типичные ошибки, которые стоят дорого

Ошибка	Последствие	Как избежать
Дата в расписке не совпадает с датой увольнения по приказу	Риск штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50-100 тыс. руб. для юрлиц) и компенсации за задержку (ст. 234 ТК РФ)	Строго соблюдать дату: расписка подписывается только в день увольнения (дате приказа)
Отсутствие перечня документов (фраза «Получил все документы»)	Сотрудник может потребовать выдачу конкретной справки (2-НДФЛ, Т-13) через суд, alegируя, что её не было в комплекте	Всегда прописывать полный номенклатурный перечень с указанием форм и количества экземпляров
Подпись поставлена не сотрудником, а третьим лицом без доверенности	Расписка не имеет юридической силы, факт выдачи не доказан	Выдача только лично или по нотариальной доверенности (в доверенности должна быть указана получение ТК)
Нет подписи лица, выдавшего документы (HR)	Сложнее доказать, что документы выдал именно уполномоченный работодателем человек	Обязательная графа «Выдал: Должность, Подпись, ФИО»
Использование бланка с ошибками в реквизитах организации	Споры об идентификации работодателя	Использовать утвержденный бланк с актуальными ИНН/ОГРН/Наименованием

Хранение и сроки

Расписка (оригинал): Хранится в личном деле сотрудника (карточка Т-2) или в отдельном журнале выдачи документов/делом «Выдача трудовых книг при увольнении».
Срок хранения: 75 лет (п. 585 Типового перечня Росархива / Приказ Минкультуры № 236). Это документы, касающиеся трудовой функции и пенсионных прав.
Копия для сотрудника: Не предусмотрена законом, но на практике часто выдают вторую копию расписки сотруднику (с печатью «Копия верна» и подписью HR) для его спокойствия.

Цифровизация: Электронный документооборот (ЭДО) и ЭЦП

С переходом на электронный документооборот (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО) расписка может формироваться и подписываться усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Сотрудник должен иметь действующую УКЭП (на токене или в облаке).
Документ подписывается в день увольнения.
Такой документ имеет равную с бумажной юридическую силу (ФЗ-63 «Об электронной подписи», ст. 6).
В системе ЭДО автоматически фиксируется время подписания (штамп времени), что исключает подлог даты.

Нюанс: Если у сотрудника нет УКЭП, бумажная расписка остается единственным вариантом. Нельзя заставлять получать простую ЭП (ПЭП) или подписывать по SMS-коду, если это не регламентировано локальным актом и соглашением сторон.

Резюме: Чек-лист для HR-специалиста на день увольнения

[ ] Подготовить приказ об увольнении (подписан руководителем, ознакомлен сотрудник под роспись).
[ ] Заполнить запись в Трудовой книжке (если бумажная) / сформировать СТР-Д (если электронная).
[ ] Подготовить СЗВ-СТАЖ (форма 182н) — обязательно для всех с 2023 г.
[ ] Подготовить 2-НДФЛ и иные справки (по запросу).
[ ] Распечатать/сформировать бланк Расписки (2 экз.: в дело и сотруднику).
[ ] В день увольнения: лично вручить комплект, получить подпись сотрудника в Расписке и в ТК (стр. «Выдана на руки»).
[ ] Поставить свою подпись в Расписке, проставить печать (если есть).
[ ] Один экземпляр Расписки — в личное дело (к приказа), второй — сотруднику (по желанию).
[ ] Если сотрудник отсутствует — Составить Акт, отправить Почтой России (ценное, с описью, уведомлением).

Грамотно составленная расписка в получении документов при увольнении — это не просто формальность, а главный щит организации от штрафов инспекций труда, судебных исков бывших сотрудников и пеней по ст. 234 ТК РФ. Используйте предложенный образец, адаптируйте его под локальный акт своей компании, обязательно детализируйте перечень передаваемых бумаг и следите за совпадением дат; В 2024–2025 годах особое внимание уделите выдаче СЗВ-СТАЖ и работе с СТР-Д — это главные изменения последних лет.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении сложных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.