Списание материальных ценностей, документов и имущества — неотъемлемая часть работы любой организации, будь то коммерческая компания, бюджетное учреждение или воинская часть. Одной из форм инициирования этой процедуры является рапорт о списании в номенклатурное дело. В данной статье мы подробно разберём, что это за документ, когда он составляется, какие сведения должен содержать, а также приведём образец его заполнения.
Что такое рапорт о списании в номенклатурное дело
Рапорт о списании, это служебный документ (обращение), который составляет материально ответственное лицо или руководитель структурного подразделения на имя вышестоящего руководителя. Цель документа — получить разрешение на списание:
- материальных ценностей, пришедших в негодность;
- основных средств, утративших эксплуатационные характеристики;
- документов и дел с истекшим сроком хранения (передача в номенклатурное дело или уничтожение);
- нематериальных активов.
Термин «номенклатурное дело» чаще всего используется в делопроизводстве и архивном учёте: документы с истекшим сроком хранения списываются и включаются в соответствующее номенклатурное дело с последующей передачей в архив либо уничтожением. В воинских частях и силовых структурах рапорт — стандартная форма служебного обращения.
Когда составляется рапорт
Основаниями для составления рапорта о списании могут служить:
- Истечение срока хранения документов — по общему правилу первичные учётные документы и приложения к ним хранятся не менее 5 лет;
- Физический износ или порча материальных ценностей и оборудования;
- Моральное устаревание основных средств и нематериальных активов;
- Результаты инвентаризации, выявившие непригодность активов;
- Утрата эксплуатационных свойств имущества вследствие чрезвычайных обстоятельств.
Структура и обязательные реквизиты рапорта
Унифицированной формы рапорта о списании законодательством не установлено, поэтому организация вправе разработать собственный бланк. Однако документ должен содержать следующие обязательные сведения:
- наименование организации и структурного подразделения;
- должность и Ф.И.О. адресата (руководителя);
- должность и Ф.И.О. составителя рапорта;
- наименование документа («Рапорт»);
- дата составления и регистрационный номер;
- перечень списываемых ценностей или документов с указанием количества, инвентарных номеров, стоимости;
- причина списания;
- просьба о создании комиссии по списанию (при необходимости);
- подпись составителя.
Образец рапорта о списании
Командиру воинской части 00000
гвардии полковнику Иванову И.И.
от начальника службы материального обеспечения
майора Петрова П.П.
РАПОРТ
Докладываю, что в результате проведённой инвентаризации выявлены материальные ценности, пришедшие в негодность и не подлежащие дальнейшей эксплуатации:
- Принтер HP LaserJet, инв. № 0012, балансовая стоимость 12 500 руб. — вышел из строя, ремонт экономически нецелесообразен;
- Стол письменный, инв. № 0045, балансовая стоимость 3 200 руб., механические повреждения;
- Документы бухгалтерского учёта за 2018 год (опись № 3*), истёк срок хранения.
Прошу Вашего разрешения на списание указанных материальных ценностей и документов в номенклатурное дело, а также о назначении комиссии по списанию в составе 3 (трёх) человек.
Начальник службы материального обеспечения
майор _____________ Петров П.П.*
«___» __________ 2026 г.
Порядок дальнейших действий после подачи рапорта
После получения рапорта руководитель издаёт приказ о создании комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов (как правило, не менее 3–5 человек). Комиссия:
- осматривает списываемые объекты;
- устанавливает причину списания;
- составляет акт о списании (для бюджетных учреждений — форма 0504230, 0510454 или универсальная форма 0510460; для основных средств — форма ОС-4);
- передаёт акт на утверждение руководителю.
В акте обязательно указываются состав комиссии, перечень списываемых активов с их стоимостью и причина списания. Подписывают акт все члены комиссии, а утверждает руководитель организации.
Сроки хранения документов о списании
Согласно законодательству, первичные учётные документы, на основании которых делаются записи в бухгалтерском учёте, необходимо хранить не менее 5 лет. Акты списания, рапорты и приказы о создании комиссии подшиваются в номенклатурное дело и хранятся в соответствии с утверждённой номенклатурой дел организации.
Грамотно составленный рапорт о списании — первый шаг к законному выбытию имущества и документов с баланса организации. Он позволяет подтвердить расходы перед налоговой инспекцией, обеспечить прозрачность учёта и избежать претензий при проверках. Используйте приведённый образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и требования учётной политики.