Смена фамилии — это значимое юридическое событие, которое влечет за собой необходимость обновления целого комплекта документов. Для сотрудников органов внутренних дел (МВД России) эта процедура имеет свою специфику: основным документом, инициирующим внесение изменений в служебные дела и удостоверения, является рапорт. Гражданам, обращающимся в территориальные органы МВД (ГУВМ/МФЦ) для замены паспорта, предоставляется заявление по установленной форме. В статье подробно разберем оба варианта, актуальные нормативные акты на и нюансы заполнения.

Правовая база: на что опираться в 2026 году

Процедура смены фамилии регулируется комплексом нормативных актов. Ключевые из них на текущую дату:

• ФЗ от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» — база для регистрации перемены имени в ЗАГС (ст; 58).
• ФЗ от № 104-ФЗ «Об основах правового регулирования деятельности по охране общественного порядка» — определяет порядок службы в МВД.
• Приказ МВД России от № 83 — утвердил новые формы заявлений по вопросам оформления паспортов гражданина РФ (в т.ч. с электронным носителем), образец приложения № 4 для изменения написания фамилии/имени латиницей.
• Приказ Минтруда России от № 320н — Порядок ведения и хранения трудовых книжек (правила внесения изменений в ТК/СТР).
• Внутренние административные регламенты МВД России (утв. приказами МВД) — регламентируют сроки и порядок рассмотрения рапортов сотрудников.

Рапорт сотрудника МВД о смене фамилии (Внутренний порядок)

Если вы являетесь сотрудником полиции (рядового, начальствующего состава, федеральной государственной гражданской службы МВД), уведомление руководства о смене фамилии оформляется рапортом. Это служебная записка строгого формата.

Сроки подачи

Согласно служебным инструкциям, сотрудник обязан доложить об изменении личных данных (в т.ч. фамилии) в течение 3 рабочих дней со дня получения свидетельства ЗАГС. Просрочка может повлечь служебное расследование или взыскание за неисполнение служебных обязанностей.

Структура и реквизиты рапорта

Документ составляется от имени сотрудника к руководителю структурного подразделения (начальнику ОМВД, управления, отдела).

1. Шапка: Кому (Должность, Звание, ФИО руководителя ), От кого (Должность, Звание, ФИО сотрудника ), Табельный номер .
2. Заголовок: РАПОРТ (по центру).
3. Текст: «Прошу в связи с вступлением в брак / разводом / по личным мотивам (указать основание) изменить мою фамилию с на . Свидетельство о перемене фамилии серии № выдано (наименование ЗАГС) * (дата).
4. Просьба: «Прошу привести в соответствие служебное удостоверение, табельный номер, личную карточку, личное дело и иные кадровые документы».
5. Приложения: Копия свидетельства ЗАГС (1 экз.), Копия паспорта гражданина РФ с новой фамилией (1 экз.) — после замены паспорта.
6. Подпись, дата, расшифровка.

Приложения к рапорту (обязательный пакет)

• Копия Свидетельства о перемене фамилии (Форма № 20 по Приказу Минюста РФ) — первичный документ.
• Копия нового Паспорта гражданина РФ (разворот с фото и пропиской, стр. с данными о супруге/супруге — при необходимости). Важно: паспорт нужно заменить в течение 30 дней со дня смены фамилии (ст. 19.15 КоАП РФ), рапорт пишется до или параллельно.
• Копия Свидетельства о браке / разводе (если смена связана с этим).

Дальнейший документооборот (Кадровая служба)

На основе вашего рапорта кадровая служба (ОК/Кадры) готовит Приказ о внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии (образцы заполнения приведены в системах типа «КонсультантПлюс», актуальны на 2024–2026 гг.). Данный приказ является основанием для:

• Внесения изменений в Личную карточку учетная (Т-2) и Личное дело.
• Переоформления Служебного удостоверения (формы 1-П, 2-П и др.).
• Внесения записей в Трудовую книжку / СТР (ссылка на Приказ № 320н).
• Обновления данных в АИС «Кадры МВД» и иных базах.

Заявление гражданина в МВД (ГУВМ/МФЦ) на замену паспорта

Для граждан, не являющихся сотрудниками МВД, термин «рапорт» не применяется. Оформляется Заявление на выдачу паспорта гражданина РФ в связи с изменением фамилии.

Формы и способы подачи (актуально на 2026 г.)

• Электронный вид: Через Госуслуги (ЕПГУ), заполняеться анкета, данные подтягиваются из ЕСИА/ЗАГС. Оплата госпошлины со скидкой 30%.
• Бумажный вид: По форме, утвержденной Приказом МВД России от № 83 (для заграничного паспорта) и Приказом МВД от № 848 (для внутреннего паспорта — форма 1-П). Подача в МФЦ или отделение ГУВМ по месту жительства/пребывания.

Ключевые поля заявления (Анкета)

В анкете (пункт 1) после указания действующего ФИО на второй строке указывается: «Ранее фамилия: *». Это обязательное условие для идентификации личности в миграционном учете.

Пакет документов гражданина

1. Паспорт гражданина РФ (старый, с прежней фамилией) — для аннулирования.
2. Свидетельство о перемене фамилии (оригинал + копия).
3. Свидетельство о браке / разводе / рождении детей (оригиналы + копии) — для внесения сведений о супруге/детях в новый паспорт.
4. Фотографии 35х45 мм (2 шт. для бумажного заявления, 1 шт. для биометрии в МФЦ).
5. Квитанция об оплате госпошлины (300 руб., старый образец, 1500 руб. — биометрический 10 лет; при подаче через Госуслуги, 2100 руб. / 1050 руб. соответственно).

Особенности оформления заграничного паспорта

Смена фамилии является основанием для досрочной замены заграничного паспорта. С в силу вступил Приказ МВД России № 83, утвердивший новые формы.

• В анкете на биометрический паспорт (пункт 1) указывается текущая фамилия и строка «Ранее фамилия: *».
• Предусмотрено Приложение № 4 — «Заявление об изменении написания в паспорте фамилии и (или) имени буквами латинского алфавита». Это актуально, если транслитерация новой фамилии изменилась или вы хотите зафиксировать конкретное написание (например, Ivanov vs Ivanow).

Алгоритм действий: пошаговая инструкция

Для сотрудника МВД:

1. Получить в ЗАГС Свидетельство о перемене фамилии (Форма № 20).
2. В течение 3 дней написать Рапорт руководителю подразделения (образец см. раздел 2.2).
3. Сдать рапорт в канцелярию/к адъюнкту для регистрации (входящий номер *).
4. В течение 30 дней заменить общийгражданский паспорт в ГУВМ/МФЦ (по общему основанию).
5. Предоставить в кадры копию нового паспорта для приказа о внесении изменений и переоформления служебного удостоверения.
6. Обновить банковские карты, страховки, водительское удостоверение, ИНХ, СНИЛС.

Для гражданина:

1. Получить Свидетельство ЗАГС (Форма № 20).
2. Подать Заявление на замену паспорта РФ (через Госуслуги или в МФЦ/ГУВМ по форме Приказа № 848).
3. Явиться на прием для биометрии (фото, отпечатки) и сдачи старого паспорта.
4. Получить новый паспорт (сроки: 10 дней по месту жительства, 30 дней по пребыванию, до 4 месяцев в иных случаях).
5. При необходимости — подать заявление на замену заграничного паспорта (Приказ № 83), заполнив Приложение № 4 для латиницы.

Типовые ошибки и риски

• Несвоевременный рапорт (сотрудники): риск выговора/футляра за несвоевременное информирование тельства.
• Расхождения в данных: если в свидетельстве ЗАГС фамилия написана с ошибкой (опечатка), сначала нужно добиться исправления записи акта гражданского состояния в судебном или административном порядке (ст. 32 ФЗ № 143-ФЗ), и только потом идти в МВД.
• Латиница в загранпаспорте: игнорирование Приложения № 4 к Приказу № 83 может привести к автоматической транслитерации по приказу МВД № 2113 (ИКАО), которая может не совпадать с визами/счетами за рубежом.
• Трудовая книжка: работодатель (в т.ч. МВД как работодатель ГЦЗ) обязан внести запись о смене фамилии на титульном листе и стр. 18 ТК по Приказу № 320н. Отсутствие записи — нарушение ТК РФ.

Образец заполнения шапки рапорта (маскированный)

Командиру Отдела полиции № * УМВД России по * области
полковнику полиции
Иванову И.И.

ОТ: участкового уполномоченного ОП № 
лейтенанта полиции
Петрова П.П.* (таб. № *)

Р А П О Р Т

Прошу в связи с вступлением в брак от ..202* г. изменить мою фамилию
с Петрова на Сидорова.
Свидетельство о перемене фамилии серии АА №  выдано
ЗАГС г.  ..202* г.

Прошу привести в соответствие служебное удостоверение, личную карточку,
личное дело и табельный учет.

Приложение:
Копия свидетельства о перемене фамилии ⏤ 1 л.
Копия паспорта гражданина РФ (новый) ⏤ 2 л.

..202* г. Подпись _____________ /Петров П.П.*/

Оформление рапорта в МВД о смене фамилии — это строго регламентированная процедура, требующая соблюдения сроков и иерархии. Для сотрудников это служебная необходимость, закрепленная в уставах и должностных инструкциях, для граждан, административная процедура получения нового паспорта по форме Приказов МВД № 848 (внутренний) и № 83 (заграничный, актуально с ). Ключевым документом-основанием во всех случаях является Свидетельство о перемене фамилии (Форма № 20), выдаваемое органами ЗАГС. Грамотное заполнение рапорта/заявления и своевременное предоставление полного пакета копий документов в кадровую службу или ГУВМ сэкономит время и исключит правовые риски.

Данная статья носит информационный характер. Окончательные требования к оформлению рапорта уточняйте в кадровом отделе (ОК) вашего структурного подразделения МВД или в справочно-информационном центре ГУВМ по региону. Нормативная база актуальна на .