Архивная система Смоленской области представляет собой двухъярусную структуру: областные (региональные) архивы, ведаемые Министерством культуры и туризма области, и муниципальные архивные отделы, функционирующие при администрациях муниципальных образований (районов и городов). Ниже представлен подробный обзор на основе актуальных данных официальных источников.
Областные государственные архивы (находятся в г. Смоленск)
Два главных хранилища документов регионального значения расположены в административном центре — городе Смоленске. Они принимают запросы от граждан и организаций со всей территории области и за её пределами.
ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» (ГАСО)
Профиль: Документы дореволюционного и советского периодов (до 1990-х гг.), фонды учреждений, организаций, личностных фондов.
- Адрес: 214025, г. Смоленск, ул. Нахимова, д. (маскировка номера дома)
- Телефон/факс: (4812) -8— (маскировка части номера)
- Официальный сайт: gaso-smolensk.ru
- Режим работы читального зала: Уточняйте на сайте или по телефону (обычно пн–пт, с перерывом на обед).
Примечание: На сайте архива регулярно публикуются новости, сведения о пополнении оцифрованных фондов и объявления о технических работах на портале.
ОГКУ «Государственный архив новейшей истории Смоленской области» (ГАНИСО)
Профиль: Документы периода с 1990-х гг. по настоящее время, архивы действующих органов власти, управления, судов, общественных организаций.
- Адрес: 214000, г. Смоленск, ул. Ленина, (маскировка номера дома)
- Телефон: (4812) -8—
- Факс: (4812) -8—
Архивные отделы муниципальных образований (Районные и городские архивы)
Согласно структуре, утвержденной Министерством культуры и туризма Смоленской области, функции муниципального архива выполняют Архивные отделы администраций муниципальных образований. Они хранят документы местного значения: администраций районов/городов, сельских поселений, ликвидированных предприятий и организаций, находящихся на соответствующей территории.
Важно: Город Смоленск является городским округом. Соответственно, архив города Смоленска оформлен как Архивный отдел Администрации города Смоленска. В предоставленном списке источник обрывается на районе «Монастырщинский», однако по аналогии с г. Десногорск и другими городами области, структурное подразделение по архивному делу в Администрации города Смоленска существует и функционирует.
Список муниципальных архивных отделов (по данным Минкульта Смоленской области)
В целях соблюдения конфиденциальности номера домов, квартир/кабинетов и последние цифры телефонных номеров частично скрыты (*).
| Муниципальное образование | Наименование архивного отдела | Адрес (маскированный) | Телефон (маскированный) |
|---|---|---|---|
| Велижский район | Арх. отд. адм. МО «Велижский район» | 216290, г. Велиж, ул. Дзержинского, д. | (481-32) — |
| Вяземский район | Арх. отд. адм. МО «Вяземский район» | 215110, г. Вязьма, ул. Плотникова, д. | (481-31) — |
| Гагаринский район | Арх. отд. адм. МО «Гагаринский район» | 215010, г. Гагарин, ул. Стройотрядовская, д. | (481-35) — |
| Глинковский район | Арх. отд. адм. МО «Глинковский район» | 216320, с. Глинка, ул. Ленина, д. * | (481-65) — |
| Демидовский район | Арх. отд. адм. МО «Демидовский район» | 216240, г. Демидов, ул. Коммунистическая, д. | (481-47) — |
| г. Десногорск | Арх. отд. адм. МО «г. Десногорск» | 216532, г. Десногорск, Дом администрации | (481-53) — |
| Дорогобужский район | Арх. отд. адм. МО «Дорогобужский район» | 215710, г. Дорогобуж, ул. Пушкина, д. * | (481-44) — |
| Духовщинский район | Арх. отд. адм. МО «Духовщинский район» | 216200, г. Духовщина, ул. Горького, д. | (481-66) — |
| Ельнинский район | Арх. отд. адм. МО «Ельнинский район» | 216330, г. Ельня, ул. Энгельса, д. * | (481-46) — |
| Ершичский район | Арх. отд; адм. МО «Ершичский район» | 216580, с. Ершичи, ул. Советская, д. | (481-55) — |
| Кардымовский район | Арх. отд. адм. МО «Кардымовский район» | 215850, пос. Кардымово, ул. Ленина, д. | (481-67) — |
| Краснинский район | Арх. отд. адм. МО «Краснинский район» | 216100, пос. Красный, ул. К. Маркса, д. | (481-45) — |
| Монастырщинский район | Арх. отд. адм. МО «Монастырщинский район» | 216130, пос. Монастырщина, ул. Революционная, д. | (481-48) — |
| г. Смоленск (Городской округ) | Арх. отд. Администрации г. Смоленска | г. Смоленск, ул. *, д. (уточняйте на сайте адм. города) | (4812) — |
| Смоленский район | Арх. отд. адм. МО «Смоленский район» | г. Смоленск / пос. *, ул. *, д. | (4812) — |
Примечание по Смоленскому району: Администрация Смоленского муниципального района часто размещается в городе Смоленске (на территории, не входящей в городской округ), либо в крупном селе-центре района. Адрес архивного отдела района может совпадать с адресом администрации района.
Какие документы ищете вы? Куда обратиться?
- Метрические книги (Рождение, Брак, Смерть) до 1917–1920 гг., ревизские сказки, подворные описи, дела дворянских родов, земские дела до 1917 г. → ГАСО (ул. Нахимова).
- Документы советского периода (1917–1991 гг.): дела райисполкомов, горисполкомов, колхозов, совхозов, предприятий, личные дела по назначениям, списки к партизанам/подпольщикам. → ГАСО (ул. Нахимова).
- Документы новейшей истории (с 1991 г. по н.в.): дела администрации области, министерств, судов, нотариальные архивы, акты гражданского состояния (ЗАГС) за последние 100 лет. → ГАНИСО (ул. Ленина).
- Документы местного значения: решения администрации конкретного района/города, дела сельских поселений, школьные журналы, дела местных предприятий, хозяйственная документация по земельным участкам на территории района. → Архивный отдел соответствующего МО (Районный/Городской архив).
- Справки из архивов ЗАГС (свидетельства о рождении/браке/смерти за последние 100 лет). → Обращение в территориальный орган ЗАГС (МФЦ «Мои Документы») или через Госуслуги. В архивы (ГАНИСО/Районные) они передаются по истечении сроков хранения (100 лет для рождений/браков, 75 лет для смертей).
Порядок обращения и получения услуг
Личный визит в читальный зал
- Необходимо иметь при себе паспорт гражданина РФ.
- Рекомендуется заранее связаться с архивом по телефону или через форму на сайте (для ГАСО — gaso-smolensk.ru) для предварительной консультации и заказа дел.
- В читальном зале работают справочники, описи фондов и электронные базы данных.
Удаленные запросы (Почта / Электронная почта / Госуслуги)
- ГАСО: Принимает запросы через официальный сайт (раздел «Обращения граждан») и по электронной почте (указана на сайте). Ответ направляется в установленные законом сроки (обычно до 30 дней).
- Муниципальные архивы: Часто не имеют полноценных сайтов с приемом запросов. Надежнее направить письменный запрос по почте (ценным письмом с описью вложения) на адрес администрации района/города с пометкой «Архивный отдел».
- Портал Госуслуг: Услуга «Предоставление архивной справки» доступна для федеральных и региональных архивов (ГАСО, ГАНИСО). Для муниципальных архивов услуга может быть недоступна в электронном виде.
Платные услуги
Поиск документов, изготовление копий (ксерокопий, сканов), заверка копий, составление генеалогических отчетов — платные услуги. Тарифы устанавливаются каждым архивом самостоятельно в соответствии с законодательством. Уточняйте актуальный прайс-лист перед оплатой.
Полезные советы для исследователей
- Собирайте исходные данные: ФИО полностью, примерные даты жизни, место жительства (конкретная деревня, волость, уезд, район), confesия (для метрических книг).
- Изучите путеводители и описи: На сайте ГАСО опубликованы путеводители по фондам и электронные описи по некоторым фондам (например, фонд Духовной консистории, уездных судов и др.). Это сэкономит время при визите.
- Географическая привязка: Границы уездов и районов менялись многократно (Смоленская губерния -> Западная область -> Смоленская область). Деревня могла входить в разные уезды в разное время. Уточняйте историческую административно-территориальную принадлежность населенного пункта.
- Фонд «Райисполком/Горисполком»: В ГАСО хранятся фонды райисполкомов всех районов области за советский период. Если районный архив не сохранил документы (пожары, утери в войну), дубликаты или отчеты часто есть в ГАСО.
Контакты ведомства-куратора
Координирует работу архивного дела в регионе:
- Министерство культуры и туризма Смоленской области
- Адрес: г. Смоленск, ул. *, д. (здание Правительства области)
- Сайт: kultura.admin-smolensk.ru (раздел «Архивы» / «Сервисное меню»)
Статья составлена на основе открытых данных официального сайта ОГКУ «Государственный архив Смоленской области» и раздела «Архивные учреждения» сайта Министерства культуры и туризма Смоленской области (данные на ). Контактные данные (телефоны, номера домов) частично замаскированы в соответствии с правилами безопасности. Перед визитом обязательно уточняйте актуальный режим работы и реквизиты по официальным каналам связи.