Архивное дело в Костанайской области представляет собой разветвленную систему, обеспечивающую сохранение документального наследия региона. Ключевую роль в этой системе играют районные архивы, которые являются первичными звеньями по сбору, учету, хранению и использованию документов, образующихся в органах местного управления, организациях и учреждениях районов.
Общая характеристика архивной сети области
На территории Костанайской области функционирует 16 районных архивов (с учетом архивов городов областного подчинения, выполняющих функции районных). Они подведомственны Управлению архивов Костанайской области и методически руководствуются Комитетом по архивам и делопроизводству МКР РК.
Основные задачи районных архивов:
- Прием на хранение дел из органов управления районами, городскими и сельскими администрациями.
- Обеспечение безопасности и сохранности фондов (температурный и влажностный режимы, противопожарная безопасность).
- Научно-обработка фондов: систематизация, описание, составление справочных приборов (путеводителей, реестров).
- Обеспечение доступа к документам для граждан и организаций (выдача справок, копий, проведение исследований).
- Консультирование создателей документов по вопросам делопроизводства и экспертизы ценности документов.
Перечень районных архивов Костанайской области
Ниже приведен список архивов с указанием их территориальной принадлежности. Контактные данные приведены в соответствии с правилами защиты персональных данных (частично замаскированы).
Архив Управления архивов Алакеевского района
Адрес: с. Алакеевка, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Особенности фонда: Документы по истории колхозов «Путь к коммунизму», «Алакеевский», материалы по Великой Отечественной войне (эвакуационные больницы).
Архив Управления архивов Амурского района
Адрес: с. Амурское, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Особенности фонда: Богатый фонд по истории депортированных народов, документы сельхозпредприятий.
Архив Управления архивов Затобольского района
Адрес: с. Затобольское, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *;
Особенности фонда: Документы одной из старейших станиц области, фонды бывшей Затобольской уездной администрации (довосточные периоды).
Архив Управления архивов Карабалыкского района
Адрес: с. Карабалык, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Особенности фонда: Материалы по истории Карабалыкского мелиоративного массива, документы райисполкома с 1930-х гг.
Архив Управления архивов Карасуского района
Адрес: с. Карасу, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Костанайского района
Адрес: г. Костанай, ул. , д. (отдельное здание или помещение в структуре акимата)
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Примечание: Обслуживает сельские округа, входящие в состав Костанайского района, не путать с Городским архивом г. Костанай.
Архив Управления архивов Мендыкаринского района
Адрес: с. Мендыкара, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Наурызкумского района
Адрес: с. Наурызкум, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Сарыкольского района
Адрес: с. Сарыколь, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Особенности фонда: Документы по развитию земель (целинных земель) в районе.
Архив Управления архивов Узинского района
Адрес: с. Узинское, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Федоровского района
Адрес: с. Федоровка, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Жануарского района
Адрес: с. Жануарка, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Денисовского района
Адрес: с. Денисовка, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Камыстинского района
Адрес: с. Камыстино, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архив Управления архивов Уритауского района (новый район, образован в 2022 г.)
Адрес: с. Уритау, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Статус: Формируется фонд, ведется прием документов от правопреемственных органов.
Архив Управления архивов Алтынсаринского района
Адрес: с. Николаевка, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Архивы городов областного подчинения (выполняют функции районных)
Помимо районных, в системе области функционируют архивы городов: Рудный, Лисаковск, Жетикара, Аркалык. Они подчинены непосредственно акимам городов, но методически связаны с Областным управлением архивов.
Пример: Городской архив г. Рудный
Адрес: г. Рудный, ул. , д.
Телефон: +7 () -*-
Руководитель: *.
Фонд: Уникальные документы по истории строительства и развития рудников Костанайской группы (КГОК, СГОК), генпланы города, личные дела горняков.
Порядок обращения в районные архивы
Для получения информации или документов из районных архивов Костанайской области необходимо соблюдать установленную процедуру:
- Письменный запрос. Обращение пишется имени руководителя архива (название архива указывается полностью). В запросе должны быть указаны: ФИО заявителя (полностью), дата и место рождения, место жительства (регистрации), цель обращения, конкретные реквизиты искомого документа (название организации, год, номер дела, если известны).
- Предоставление идентификатора. К запросу прикладывается копия документа, удостоверяющего личность (паспорт).
- Сроки рассмотрения. Согласно Закону РК «Об архивном деле и фондах архивов», срок выдачи архивной справки составляет 10 рабочих дней со дня регистрации обращения (в сложных случаях продлевается до 30 дней с уведомлением заявителя).
- Форма ответа. Ответ направляется по почте (заказным письмом) или выдается лично под роспись. Возможна отправка скан-копий на электронную почту (при наличии технической возможности в конкретном архиве).
- Справка о стаже работы (для назначения пенсии), формы № 1-арх, № 2-арх.
- Справка о заработной плате за советский период (до 1998 г.).
- Справка о присвоении званий, наград, медалей (трудовые, военные).
- Справки о репрессированных (по материалам фондов НКВД/КГБ, хранящихся в отдельных отделах или в Госархиве области).
- Копии актов гражданского состояния (ЗАГС) за периоды, перешедшие в архивный фонд (обычно старше 75-100 лет).
- Единый портал государственных услуг (egov.kz) — заказ архивных справок онлайн (услуга «Выдача архивных справок»).
- Веб-сайт Управления архивов Костанайской области, раздел «Поиск по фондам» / «Путеводители».
- Автоматизированная информационная система «Архив» (АИС «Архив») — внутренняя сеть для учета дел, частично интегрированная с порталом.
- Понедельник – Пятница: 09:00 – 18:00 (перерыв с 13:00 до 14:00).
- Суббота, Воскресенье: Выходные дни.
- Санитарный день: Последняя пятница каждого месяца (читальный зал не работает, проводятся уборка, профилактика, работа с фондами).
- Определите территориальность. Документы хранятся там, где находилось учреждение-создатель. Если ваш предок жил в селе, входящем в состав нынешнего района — ищите в районном архиве. Если село переходило из района в район — проверяйте историю административно-территориального деления (АТД).
- Собирайте исходные данные. Перед поездкой соберите максимум сведений: точное название населенного пункта (старое и новое), название колхоза/совхоза/предприятия, примерные годы жизни, ФИО полностью.
- Используйте фонд «Делопроизводители». В каждом архиве есть опись делопроизводителей (фонд № 1 обычно). Начните поиск с неё, чтобы понять, какие фонды (номера) могут содержать нужные дела.
- Метрические книги. Метрические книги (рождение, брак, смерть) до 1920-х гг. как правило, находятся в Государственном архиве Костанайской области (г. Костанай), а не в районных. Районные архивы хранят акты ЗАГС более позднего периода (после передачи из ЗАГСов по истечении сроков хранения).
- Фонды репрессированных. Дела по политически репрессированным (обвинительные заключения, протоколы допросов) централизованно хранятся в Госархиве области (Отдел хранения фондов органов госбезопасности) и в Архиве КНБ РК. В районных архивах могут хранится только списки репрессированных, составленные исполкомами для восстановления прав, или личные дела из фондов предприятий/колхозов с отметками об аресте.
Типовые архивные справки, выдаваемые районными архивами:
Цифровизация и удаленный доступ
В последние годы Управление архивов Костанайской области активно внедряет проекты по цифровизации фондов. Часть описей и реестров фондов районных архивов доступна через:
Важно: Не все районные архивы полностью оцифрованы. Для глубокого исторического или генеалогического исследования часто требуется личный визит в читальный зал соответствующего архива.
Режим работы читальных залов
Большинство районных архивов работают по единому графику (с учетом местных особенностей):
Рекомендуется заранее уточнять график по телефону —, так как в отдельных архивах (особенно в сельских районах) возможен сокращенный график или работа по предварительной записи.
Связь с Областным управлением архивов
Методическим центром для всех районных архивов является Управление архивов Костанайской области.
Адрес: г. Костанай, ул. , д.
Телефон приемной: +7 () —
Сайт: archive.kostanay.gov.kz (примерный адрес, уточняйте в поиске)
В случае отказа районного архива в предоставлении информации или нарушении сроков, гражданин имеет право обратиться с жалобой в Управление архивов области или в Комитет по архивам и делопроизводству МКР РК.
Советы для исследователей и генеалогов
Районные архивы Костанайской области — это хранилища уникальной информации о жизни сельского края, истории целинного подвига, формировании промышленных гигантов и судьбах тысяч семей. Несмотря на кажущуюся бюрократизацию процесса, архивисты районов оказывают реальную помощь в подтверждении стажа, восстановлении прав и изучении местной истории. Грамотно составленный запрос и знание структуры фондов значительно ускорят получение желаемого результата.
Примечание: Все контактные телефоны, точные адреса и ФИО руководителей в данной статье частично замаскированы (*) в соответствии с политикой конфиденциальности. Для получения актуальных реквизитов рекомендуется обратиться на официальный сайт Акимата Костанайской области или портал «Электронное правительство».