На вопрос выбора формы ведения трудовой книжки остается актуальным для кадровых служб и сотрудников. Несмотря на то, что массовый переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) произошел с , право работника на сохранение бумажного носителя закреплено в законодательстве. В этой статье подробно разберем процедуру, правовые основания, действия работодателя и нюансы оформления в 2026 году.

Правовая база: почему это возможно?

Основным документом, регулирующим переход на электронный формат, является Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ и отдельные законодательные акты РФ в части ведения трудовых книжек в электронном виде».

• Статья 66 ТК РФ — общие правила ведения трудовых книжек;
• Статья 66.1 ТК РФ, особенности ведения трудовых книжек в электронном виде.
• Часть 2 статьи 2 Закона № 439-ФЗ — установила, что работники, трудоустроенные до , имели право до подать заявление о выборе формы (бумажная или электронная).

Важный нюанс 2024–2026 гг.: Согласно Письму Минтруда России от № 14-6/ООГ-5261, а также разъяснениям в системах «КонсультантПлюс» и «Контур.Школа», право на ведение бумажной трудовой книжки сохраняется у категорий работников, которые не перешли на ЭТК в установленные сроки, а также в случаях возобновления трудовой деятельности. Новые сотрудники (трудоустроенные после ) по умолчанию ведутся в ЭТК, но отдельные судебные практики и разъяснения позволяют рассматривать индивидуальные запросы на бумажный носитель.

Кто и когда может написать заявление?

Категории работников:

1. Старые сотрудники (принятые до 2021 г.), которые не подали заявление на ЭТК до . Они продолжают работать с бумажной книгой. Если они хотят официально зафиксировать этот выбор (например, при смене работодателя или внутреннем аудите), они пишут заявление о продолжении ведения в бумажной форме.
2. Работники, возвращающиеся с ЭТК на бумажный носитель. Практика показывает, что односторонний отказ от ЭТК в пользу бумажки после выбора электронного формата сложен, но возможен при смене работодателя или по соглашению сторон.
3. Новые сотрудники (2024–2026 гг.). По общему правилу им не заводится бумажная книжка. Однако, если работник настаивает, работодатель обязан принять заявление и обеспечить ведение параллельно или в порядке, установленном ст. 66 ТК РФ (см. Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5052).

Сроки подачи:

Жесткого срока «в течение 3 дней» для действующих сотрудников нет. Заявление можно подать в любой рабочий день. Рекомендуется делать это до календарного года или при оформлении отпуска/увольнения для актуализации данных.

Процедура действий работодателя пошагово

Получив заявление, HR-специалист или руководитель организации должен выполнить следующий алгоритм:

1. Принять и зарегистрировать заявление. Поставить входящий номер, дату, визу подписи получателя (секретаря/кадровика).
2. Сделать запись в бумажной трудовой книжке. На развороте «Рабочая информация» или на последней странице раздела «Сведения о работе» вносится запись:
   
   «В связи с заявлением работника от «___» ________ 20__ г. № ___ трудовая книжка ведется в бумажном виде».
   Подпись ответственного лица, печать (если есть), дата.
3. Выдать трудовую книжку на руки сотруднику (если она хранилась у работодателя) под роспись в журнале учета движения трудовых книжек (формы Т-3 или свободной формы).
4. Уведомить Социальный фонд России (СФР). Это критически важный этап. Работодатель обязан направить сведения о выборе работником формы ведения ТК в СФР в порядке, установленном Приказом Минтруда и Минкомсвязи (ныне Минцифры). Обычно это делается через отчетность СЗВ-ТД или отдельный адресный пакет сведений.
5. Обеспечить ведение параллельного учета. Даже если работник выбрал бумажную книгу, работодатель обязан формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде для СФР (СЗВ-ТД). Бумажная книга — это право работника, но отчетность перед государством ведется электронно.

Образец заявления (с маскировкой персональных данных)

Ниже приведен универсальный образец. Данные в квадратных скобках заменяются на реальные, в публикации скрыты под маской .

Особенности оформления в программе 1С:ЗУП 8.3 (ред. 3.0)

Согласно информации с ресурса БУХ.1С и документации 1С:ЗКГУ 3, в программе предусмотрен специальный документ для фиксации выбора сотрудником формы ведения ТК.

• Путь: Кадры → Сведения о трудовой деятельности → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности (или «Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» в зависимости от релиз).
• Заполнение: Выбирается сотрудник, дата заявления, вид заявления — «О ведении трудовой книжки в бумажном виде».
• Результат: Программа формирует печатную форму заявления для подписи, делает отметку в карточке сотрудника (флаг «Вести ТК в бумажном виде»), что влияет на заполнение СЗВ-ТД (признак ведения ТК).
• Важно: В 1С необходимо проверить, чтобы по данному сотруднику не формировался пакет СЗВ-ТД с признаком «Электронная ТК», если работник официально выбрал бумажный носитель до определенного отчетного периода.

Последствия выбора бумажной формы для сторон

Частые ошибки и риски в 2026 году

1. Игнорирование уведомления СФР. Работодатель делает запись в книжке, выдает её сотруднику, но «забывает» сдать сведения в фонд. Это ведет к расхождениям в ИЛС (индивидуальном лицевом счете) и штрафам.
2. Отказ в приеме заявления новому сотруднику. Отказ в приеме заявления о выборе бумажной формы (даже для новичков 2024–2026 гг.) может быть расценен как нарушение ст. 66 ТК РФ. Рекомендуется принять заявление, зафиксировать выбор, но разъяснить, что параллельно ведется ЭТК для СФР.
3. Утеря книги у работодателя. Если ТК хранилась в архиве организации и утеряна до выдачи сотруднику — ответственность на работодателе (восстановление за свой счет, компенсация морального вреда).
4. Двойной учет без синхронизации. Записи в бумажной книжке не совпадают с данными СЗВ-ТД (разные даты, формулировки статей ТК РФ). Это грубое нарушение.

Актуальные разъяснения Минтруда (2023–2024 гг.)

Для аргументации при спорах или проверках ГИТ используйте:

• Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5052 — порядок действий при приеме на работу работника с бумажной ТК: принять заявление, сделать запись в книжке, выдать на руки.
• Письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-5261 — разъяснения по вопросам возобновления ведения трудовой деятельности в электронном виде и правах работников на бумажный носитель.
• Постановления Пленума ВС РФ и обзоры судебной практики по спорам о восстановлении стажа при утере бумажной ТК.

Чек-лист для кадровика: «Что проверить после получения заявления»

• [ ] Заявление зарегистрировано во входящей корреспонденции/журнале заявлений;
• [ ] В трудовой книжке сделана запись о выборе бумажной формы (подпись, печать, дата).
• [ ] Трудовая книжка выдана сотруднику под роспись в журнале учета (Т-3).
• [ ] В карточке сотрудника в 1С/HR-системе установлен флаг «Бумажная ТК».
• [ ] Сформирован и отправлен в СФР пакет сведений (СЗВ-ТД или адресный) с корректным признаком формы ведения.
• [ ] Сотрудник информирован об обязанности предъявлять ТК при каждом приеме на работу и ответственности за хранение.

Написание работником заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде в 2026 году — это законное право, закрепленное в ст. 66 ТК РФ. Для работодателя это набор строгих процедурных действий: от регистрации документа и внесения записи в саму книжку до обязательной отчетности в Социальный фонд России. Использование современных программ (1С:ЗУП, 1С:ЗКГУ) значительно автоматизирует процесс, но юридическую ответственность за правильность записей и своевременность уведомлений СФР несет именно руководитель организации и ответственный кадровик.

Совет: Храните копию заявления в личном деле сотрудника (раздел «Трудовая книжка») не менее 75 лет (срок хранения личных дел). Оригинал заявления остается у работодателя, трудовая книжка — у работника.

Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется консультироваться со специалистом по трудовому праву с учетом актуальных изменений в законодательстве на дату оформления.