С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что трудовой стаж работников фиксируется преимущественно в электронном формате, а бумажный документ постепенно уходит в прошлое․ В этой статье подробно разберём, что означает заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде, как правильно его оформить и какие действия должен предпринять работодатель․
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника, которые формируются и хранятся в информационной системе Социального фонда России (СФР, ранее — ПФР)․ В электронном виде фиксируются:
- приём на работу и увольнение;
- переводы на другую должность или в другое структурное подразделение;
- наименование организации-работодателя;
- периоды работы и занимаемые должности․
Важно понимать: в электронной трудовой книжке не отражаются сведения о награждениях и образовании — эта информация по-прежнему может фиксироваться в бумажном документе, если он ведётся․
Заявление работника: правовые основания
Право работника выбрать формат трудовой книжки закреплено в статье 66․1 Трудового кодекса РФ․ Работник вправе подать работодателю одно из двух заявлений:
- о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности (то есть о переходе на ЭТК);
- о ведении трудовой книжки в бумажном виде (сохранение классического варианта)․
Если работник написал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде, работодатель обязан:
- продолжать передавать сведения о трудовой деятельности в СФР по форме ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД);
- выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки с внесённой в неё записью о подаче заявления (если книжка велась ранее);
- снять с себя ответственность за дальнейшее ведение бумажного документа․
Как оформляется заявление
Заявление составляется в произвольной письменной форме на имя руководителя организации․ Примерная структура документа:
«Генеральному директору ООО «Пример» Иванову И․И․ от менеджера отдела продаж Петрова Петра Петровича․ Заявление․ Прошу в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде․ Дата, подпись»․
Реквизиты документа в кадровом учёте фиксируются с частичным сокрытием персональных данных, например: заявление от Петрова П․П․, паспорт 45* № 456, зарегистрировано в журнале за № 12-* от ․
Переходный период и ситуация в 2026 году
До конца переходного периода работодатели были обязаны в письменной форме уведомить сотрудников о праве выбора формата трудовой книжки․ Так, например, до 30 июня соответствующего года работодатели Алтайского края и других регионов должны были в письменном виде сообщить своим сотрудникам о возможности перехода на ЭТК․
Ключевой момент: одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки․ То есть молчание работника означает, что работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку параллельно с передачей электронных сведений․
Что делать работодателю после получения заявления
Алгоритм действий кадровой службы:
- Зарегистрировать заявление в журнале входящей документации․
- Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса РФ» с указанием даты․
- Выдать трудовую книжку работнику на руки под подпись в личной карточке․
- Продолжить своевременную подачу отчётности ЕФС-1 в СФР при каждом кадровом событии․
Как работнику получить сведения о трудовой деятельности
После перехода на ЭТК работник может запросить выписку:
- через портал «Госуслуги» (в личном кабинете);
- в клиентской службе СФР по месту жительства, например: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, тел․ 8 (495) *—;
- в МФЦ «Мои документы»;
- у работодателя по письменному заявлению (срок выдачи — не более 3 рабочих дней)․
Преимущества и недостатки электронного формата
Плюсы: невозможность утери или порчи документа, быстрый доступ к сведениям, упрощение оформления пенсии, актуальность данных․
Минусы: отсутствие записей о награждениях, необходимость самостоятельно контролировать корректность сведений, возможные технические ошибки при передаче данных․
Заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде — это законное и удобное решение, которое упрощает кадровый документооборот․ Работодателю важно корректно оформить переход, внести необходимые записи и продолжать своевременно передавать сведения в СФР․ Работнику же следует периодически проверять достоверность электронных данных через «Госуслуги», чтобы избежать проблем при смене работы или назначении пенсии․