Совещания, один из ключевых инструментов управленческой деятельности в органах местного самоуправления. От того, насколько грамотно организовано совещание в администрации района, зависят оперативность принятия решений, качество исполнения поручений и общая эффективность работы аппарата. В данной статье рассмотрим виды совещаний, порядок их подготовки и проведения, а также правила документального оформления результатов.

Виды совещаний в администрации района

В практике муниципальных администраций принято выделять несколько основных видов совещаний:

• Оперативные совещания — проводятся, как правило, еженедельно (например, каждый понедельник) под руководством главы администрации для решения текущих вопросов;
• Планерные совещания (планерки) — короткие встречи для постановки задач структурным подразделениям и контроля исполнения ранее данных поручений;
• Аппаратные совещания — заседания с участием руководителей структурных подразделений аппарата администрации;
• Расширенные совещания — с приглашением руководителей подведомственных учреждений, предприятий, общественных организаций;
• Координационные совещания — например, по вопросам обеспечения правопорядка, межведомственного взаимодействия;
• Отчетные и плановые совещания — подведение итогов за период и определение планов на будущее.

Подготовка совещания

Организацию совещаний обычно осуществляет отдел по организации деятельности главы администрации либо управление делами (общий отдел). Подготовка включает следующие этапы:

Формирование повестки дня

Повестка дня — первый и главный документ совещания. Она составляется секретарем или ответственным работником на основе указаний председателя и предложений структурных подразделений. Проект повестки дня согласовывается с главой администрации района, после чего доводится до участников.

Согласование регламента

Необходимо заранее определить, сколько времени займет совещание, и сообщить эту цифру председателю. Если он согласен с предложенной продолжительностью, регламент доводится до сведения всех участников. Если нет — вносятся коррективы, и проект вновь докладывается председателю. После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам.

Извещение участников

Участники уведомляются о дате, времени, месте, продолжительности и повестке дня совещания. Извещение может направляться:

• письменным приглашением (служебной запиской);
• по электронной почте;
• по телефону: +7 (4) *—;
• через систему электронного документооборота.

Подготовка материалов и помещения

Заблаговременно готовятся доклады, справки, проекты решений, раздаточные материалы. Проверяется готовность зала заседаний: рассадка, микрофоны, проектор, вода, бланки для голосования (при необходимости).

Порядок проведения совещания

Типовой регламент проведения совещания в администрации района выглядит следующим образом:

1. Открытие совещания. Начинать совещание нужно точно в назначенное время. Председатель объявляет повестку дня и согласовывает с участниками правила совместной работы: регламент выступлений, порядок принятия решений.
2. Заслушивание докладов. По каждому вопросу выступает докладчик (как правило, руководитель профильного подразделения), затем при необходимости — содокладчики.
3. Обсуждение. Участники выступают в пределах установленного регламента (обычно 5–10 минут на выступление).
4. Принятие решения. Председатель подводит итог, формулирует решение по каждому вопросу, определяет ответственных исполнителей и сроки исполнения поручений.
5. Закрытие совещания. Оглашаются принятые решения и поручения.

Ведение протокола

Ход совещания и принятые решения фиксируются в протоколе, который ведет секретарь. Протокол должен содержать:

• наименование совещания, дату, время и место проведения;
• список участников (присутствовали: глава администрации Иванов И. И., заместитель главы Петрова А. С. и др.);
• повестку дня;
• краткое содержание докладов и выступлений;
• принятые решения с указанием ответственных и сроков исполнения.

Протокол подписывается председателем и секретарем, после чего выписки из него направляются ответственным исполнителям. Контроль исполнения поручений возлагается на управление делами администрации.

Типичные ошибки при организации совещаний

• отсутствие четкой повестки дня и регламента;
• приглашение лишних участников, не имеющих отношения к обсуждаемым вопросам;
• затягивание совещания сверх запланированного времени;
• отсутствие фиксации решений и контроля их исполнения;
• несвоевременное извещение участников.

Четко выстроенный порядок подготовки и проведения совещаний в администрации района позволяет повысить управляемость муниципалитета, сократить время на принятие решений и обеспечить их реальное исполнение. Основой такой работы служат утвержденный регламент (положение о проведении совещаний), грамотно составленная повестка дня и качественное протоколирование результатов.