График отпусков — обязательный локальный документ, который должен быть в каждой организации. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, он утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 17 декабря. Ниже разберём, как составить проект графика отпусков, приведём образец и расскажем о типичных ошибках.
Зачем нужен график отпусков
График отпусков определяет очерёдность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам. Он обязателен как для работодателя, так и для сотрудников: ни одна из сторон не вправе произвольно менять даты отдыха без согласования.
Требования к учёту отпусков ужесточились, а ошибки в документах, уведомлениях или согласовании всё чаще приводят к трудовым спорам и штрафам со стороны ГИТ. Поэтому грамотно составленный проект графика — это защита и компании, и работников.
Этапы составления проекта графика
- Сбор пожеланий сотрудников. Работодатель запрашивает у работников желаемые даты отпуска. Пожелания учитываются, но не являются обязательными (кроме льготных категорий).
- Учёт льготных категорий. Некоторые сотрудники вправе уйти в отпуск в удобное для них время: несовершеннолетние, многодетные родители, ветераны боевых действий, супруги военнослужащих и др.
- Согласование с профсоюзом (если он есть в организации).
- Формирование проекта и его согласование с руководителями структурных подразделений.
- Утверждение графика приказом руководителя и ознакомление сотрудников под подпись.
Форма графика отпусков
Можно использовать унифицированную форму Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата № 1 от ) либо разработать собственную форму, закрепив её в учётной политике. В графике указываются:
- структурное подразделение;
- должность (специальность, профессия);
- Ф.И.О. работника и табельный номер;
- количество календарных дней отпуска;
- планируемая и фактическая даты отпуска;
- основание и дата переноса (при необходимости);
- примечания.
Образец проекта графика отпусков
ООО «Пример»
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор _________ Иванов И.И.
«___» декабря 20___ г.
ГРАФИК ОТПУСКОВ на 20___ год
| № | Подразделение | Должность | Ф.И.О. | Таб. № | Дней | Планируемая дата | Фактическая дата | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Бухгалтерия | Главный бухгалтер | Петрова А.С. | 0 | 28 | 01.06.20___ | ||
| 2 | Отдел продаж | Менеджер | Сидоров П.В. | 0 | 14 | 10.03.20___ | вторая часть — с 07.09.20___ | |
| 3 | Производство | Мастер смены | Кузнецов Д.А. | 0** | 28 | 15.07.20___ | льготная категория |
Руководитель кадровой службы: _________ Смирнова Е.Н.
С графиком ознакомлены: (подписи работников)
Важные правила и нюансы
- Уведомление об отпуске. Работник должен быть извещён о начале отпуска под подпись не позднее чем за две недели.
- Разделение отпуска. Отпуск можно делить на части, но хотя бы одна из них должна быть не менее 14 календарных дней.
- Новые сотрудники. Право на отпуск возникает через 6 месяцев работы; сведения о них вносятся в график дополнительно.
- Перенос отпуска. Возможен по соглашению сторон, что отражается в графах 8–9 формы Т-7.
- Хранение. График хранится в организации не менее 5 лет (по архивным правилам — до 75 лет в зависимости от категории).
Ответственность за отсутствие графика
Отсутствие графика отпусков расценивается как нарушение трудового законодательства. По статье 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Проект графика отпусков следует готовить заблаговременно, в ноябре — начале декабря, чтобы успеть собрать пожелания, согласовать документ и утвердить его до 17 декабря. Используйте форму Т-7 или собственный шаблон, обязательно знакомьте сотрудников под подпись и своевременно вносите изменения. Это убережёт организацию от штрафов и трудовых споров.