Фраза «процесс находится под управлением» встречается в самых разных областях — от менеджмента и бизнес-анализа до операционных систем и систем менеджмента качества. В этой статье мы подробно разберём, что означает это выражение, какие подходы к управлению процессами существуют и как внедрить процессное управление на практике.

Что такое процесс и управление процессом

Процесс — это последовательность взаимосвязанных действий, которые преобразуют входы (ресурсы, информацию, материалы) в выходы (продукты, услуги, результаты). Процессы носят циклический, повторяющийся характер: подготовка кадров, поиск и оценка поставщиков, обеспечение комплектующими, производство изделий и т.д.

Управление в классическом понимании — это процесс целенаправленного воздействия со стороны управляющей подсистемы (органа управления) на управляемую подсистему (объект управления). Соответственно, когда мы говорим, что процесс находится под управлением, это означает:

• у процесса есть владелец, человек, отвечающий за его результат;
• определены цели, показатели (KPI) и границы процесса;
• осуществляеться регулярный мониторинг и измерение результатов;
• при отклонениях принимаются корректирующие меры;
• процесс постоянно улучшается и оптимизируется.

Процессное управление в бизнесе

Процессный подход — основа современной системы менеджмента. Он дополняется всеми подходящими и полезными для компании практиками управления для повышения эффективности и результативности работы, учёта результатов деятельности и даже улучшения коммуникаций между участниками процессов.

Этапы вывода процесса под управление

1. Идентификация процессов. Определите процессы, которые на 100% находятся в зоне вашего контроля. Начинать можно даже в рамках одного функционального подразделения, не дожидаясь глобальных инициатив руководства.
2. Описание и моделирование. Зафиксируйте входы, выходы, участников, ресурсы и последовательность шагов (например, в нотации BPMN).
3. Назначение владельца. У каждого процесса должен быть ответственный, наделённый полномочиями.
4. Установка показателей. Определите измеримые KPI: время цикла, стоимость, качество, удовлетворённость клиентов.
5. Мониторинг и анализ. Регулярно собирайте данные и сравнивайте факт с планом.
6. Оптимизация; Внедряйте улучшения по циклу PDCA (Plan–Do–Check–Act).

Управление процессами и проектами: в чём разница

Важно не путать процессное и проектное управление:

• Процессы — циклическая, повторяющаяся деятельность, не создающая уникального продукта (производство, закупки, обслуживание).
• Проекты — уникальные начинания с ограниченным сроком и конкретным результатом (запуск нового продукта, внедрение системы).

Управление процессами совершенствует работу компании через оптимизацию рабочих процедур, а управление проектами, через достижение уникальных целей. Процессы управления проектом предназначены для определения, согласования и внесения необходимых изменений в план проекта.

Процесс под управлением в системах менеджмента качества

В системах менеджмента качества (например, по ISO 9001) описание процессов, лишь первый шаг. Дальше необходимо именно управлять описанными процессами. Как ни странно, управление процессом само представляет собой отдельный типовой процесс, включающий:

• планирование показателей процесса;
• сбор и анализ данных о ходе выполнения;
• корректирующие и предупреждающие действия;
• анализ со стороны руководства и принятие решений об улучшении.

Процессы под управлением операционной системы

В информатике выражение «процесс находится под управлением» имеет технический смысл. Когда процесс создаётся (инициализируется), операционная система формирует соответствующий блок управления процессом (PCB, Process Control Block). Его можно рассматривать как «мозг» процесса, содержащий всю важную информацию:

• идентификатор процесса (PID);
• приоритет;
• текущее состояние (исполняемый, готовый, заблокированный);
• содержимое регистров процессора;
• сведения о выделенной памяти и открытых файлах.

Управление процессами в ОС включает такие задачи, как создание, планирование, диспетчеризация, блокировка и завершение процессов. Процесс в состоянии «исполняемый» (running) выполняет свои команды на процессоре под управлением операционной системы.

Практические рекомендации

1. Начните с малого, возьмите под управление 2–3 ключевых процесса своего подразделения.
2. Используйте нотации моделирования (BPMN) и специализированное ПО (BPMS).
3. Назначайте владельцев процессов и наделите их реальными полномочиями;
4. Измеряйте только то, что влияет на результат, — не перегружайте систему метриками.
5. Помните: процесс под управлением — это не разовое описание, а непрерывный цикл улучшений.

«Процесс находится под управлением», это состояние, при котором процесс имеет владельца, измеримые цели, прозрачную структуру и механизм постоянного совершенствования. Независимо от того, идёт ли речь о бизнес-процессах компании, системе менеджмента качества банка или процессах в операционной системе, суть едина: управляемость означает контроль, предсказуемость и возможность целенаправленного улучшения.

Справочная информация: за консультациями по внедрению процессного управления можно обращатся в профильные учебные центры, например: Москва, ул. Примерная, д. , офис ; телефон: +7 () —; e-mail: info**@example.ru.