Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения. Для районных, городских и межрайонных судов общей юрисдикции основополагающим документом является Приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от № 112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» (с изменениями на 20 декабря 2019 года).
Нормативная база и назначение номенклатуры
Перечень документов используется при:
- классификации документов, образующихся в деятельности суда;
- составлении номенклатуры дел;
- формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве суда;
- определении сроков хранения и последующей передаче дел в архив.
Номенклатура дел представляется на утверждение в компетентный архивный орган, как правило, один раз в пять лет, поскольку структура суда и состав образующихся документов меняются нечасто.
Структура номенклатуры дел
Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, включающей следующие графы:
- Индекс дела — условное обозначение, присваиваемое каждому делу;
- Заголовок дела (тома) — отражает основное содержание и состав документов дела. Пример: «Планы работы судебного состава на 20** год и материалы по их выполнению»;
- Количество дел — заполняется по окончании календарного года специалистом архива;
- Срок хранения дела и номер статьи по перечню — указывается срок хранения со ссылкой на соответствующую статью Перечня;
- Примечание — дополнительные сведения (передача в архив, уничтожение и т.п.).
Примерные разделы номенклатуры районного суда
Судебные дела
- уголовные дела;
- гражданские дела;
- дела об административных правонарушениях;
- административные дела;
- материалы, выделенные из судебных дел.
Дела общего делопроизводства
- приказы и распоряжения председателя суда;
- планы работы суда и отчёты об их выполнении;
- протоколы совещаний судей и работников аппарата;
- переписка с вышестоящими судами и органами Судебного департамента;
- документы по личному составу (личные дела сотрудников);
- документы по материально-техническому и финансовому обеспечению;
- журналы учёта и регистрации документов.
Сроки хранения дел
Ключевые правила исчисления сроков хранения:
- Исчисление сроков хранения всех судебных дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
- Новые сроки хранения распространяются только на дела и документы, передаваемые на архивное хранение после вступления в силу соответствующих нормативных правовых актов.
- Срок хранения уголовных дел может исчисляться со дня окончания срока наказания (основного и дополнительного), определённого приговором, вступившим в законную силу, либо со дня выплаты судебного штрафа.
- Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения до передачи в архив могут находиться в структурных подразделениях суда в течение 3 лет.
Ответственность за организацию делопроизводства
Организацию работы по формированию дел, соблюдению сроков хранения и уничтожению документов с истекшими сроками хранения обеспечивает администратор суда. Согласно исследованиям, большая часть администраторов (около 70%) лично участвует в процессе уничтожения документов, сроки хранения которых истекли, что свидетельствует о высоком уровне ответственности за сохранность архивного фонда суда.
Практические рекомендации
- Регулярно сверять номенклатуру дел с актуальной редакцией Перечня (Приказ № 112).
- Формировать дела строго в соответствии с утверждёнными заголовками.
- Своевременно передавать дела постоянного и долговременного хранения в архив суда.
- Оформлять акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- Обновлять номенклатуру не реже одного раза в пять лет с согласованием в архивном органе.
Справочно: за разъяснениями по вопросам делопроизводства можно обращаться в аппарат соответствующего районного суда (адрес и телефон канцелярии: г. , ул. , д. , тел. +7 () —**).