Оформление трудовых отношений — процедура строго регламентированная Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Одним из самых обсуждаемых вопросов со стороны работодателей и соискателей остается необходимость предъявления свидетельства о присвоении ИНН (индивидуального номера налогоплательщика). В статье подробно разберем актуальные требования 2026 года‚ изменения в формах документов и риски сторон.

Законодательная база: статья 65 ТК РФ

Согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ‚ перечень документов‚ которые работодатель вправе потребовать при заключении трудового договора‚ исчерпываен. К обязательным документам относятся:

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (в бумажном или электронном виде) — для основного места работы;
• Документ о государственной регистрации страхователя (СНИЛС);
• Военный учетный документ (военный билет‚ приписное свидетельство и т.д.) — для военнообязанных;
• Документы об образовании и/или квалификации — если для должности установлены специальные требования;
• Свидетельство о отсутствии судимости и иные документы, для работ‚ где это предусмотрено законом (учебные заведения‚ охрана‚ госслужба и др.).

Важно: В перечне ст. 65 ТК РФ нет свидетельства о присвоении ИНН. Это означает‚ что работодатель не вправе отказать в приеме на работу из-за отсутствия у кандидата данного документа.

Свидетельство ИНН: обязательно или нет?

Позиция закона и экспертов

Как следует из судебной практики и разъяснений Минтруда (в т.ч. на 2026 год)‚ свидетельство ИНН не входит в обязательный пакет для приема на работу. Кандидат имеет право не предоставлять его‚ и это не может служить основанием для отказа в трудоустройстве.

Экспертное мнение: «Само свидетельство не обязательно‚ если вы его не получали — закона этого не требует‚ достаточно если вы покажете квитанцию налоговой или уведомление о присвоении ИНН».

Почему работодатели всё равно его просят?

Несмотря на отсутствие прямого обязательства у соискателя‚ у работодателя есть обязанности налогового агента (ст. 24 НК РФ):

1. Указывать ИНН сотрудника в расчетах по НДФЛ (форма 6-НДФЛ‚ справка 2-НДФЛ).
2. Сдавать отчетность в ФНС.

Без ИНН корректно заполнить отчетность сложнее (допускается прочерк‚ но это повышает риск ошибок и запросов от налоговой). Поэтому HR-специалисты просят предъявить документ для ускорения кадрового учета.

Изменения 2026 года: новый формат документа

С вступил в силу новый порядок подтверждения наличия ИНН. Классическое «свидетельство о присвоении ИНН» (пластиковая карта или бумага старого образца) больше не выдается налоговыми органами в привычном виде.

Что принимается сейчас как подтверждение ИНН:

• Уведомление о присвоении ИНН (новый стандартный бланк‚ выдается ФНС);
• Выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ (для ИП и руководителей юрлиц);
• Справка о постановке на учет в налоговом органе (выдается по заявлению);
• Личный кабинет налогоплательщика (распечатка экрана с QR-кодом/подписью);
• Свидетельства‚ выданные до — действительны бессрочно и их менять не нужно.

Работодатель обязан принять любой из перечисленных документов‚ подтверждающих наличие ИНН. Требовать именно «старое свидетельство» или пластиковую карту незаконно.

Дополнительные документы: предоставляются по желанию

Согласно ст. 65 ТК РФ и разъяснениям ФНС на 2026 год‚ следующие документы представляются работником в добровольном порядке:

А. Свидетельства о рождении детей

Необходимы сотруднику для получения стандартных налоговых вычетов на детей (ст. 218 НК РФ). Работодатель применяет вычеты только на основании письменного заявления сотрудника и копий свидетельств.

• Без этих документов работодатель не имеет права начислять вычеты.
• Требовать их при приеме на работу запрещено (это личные данные‚ не связанные с трудовой функцией).

Б. Справка о доходах с прежнего места работы (форма 2-НДФЛ)

Предоставляется добровольно и только если переход происходит в течение календарного года. Она нужна бухгалтеру для правильного расчета налоговой базы и предоставления вычетов (чтобы не превысить лимиты).

• С 2026 года работодатель сам запрашивает данные через межведомственное взаимодействие (СМЭВ/ЭДО)‚ если сотрудник дал согласие на обработку ПДн.
• Требовать бумажную справку у кандидата нельзя.

В. Военный учет: приписное свидетельство вместо военного билета

Для лиц‚ не прошедших срочную службу (например‚ по состоянию здоровья)‚ законным документом является приписное свидетельство. Оно полностью равносильно военному билету для целей трудоустройства. Отказ в приеме на работу по этому основанию недопустим.

Ответственность и риски сторон

Нюанс: Ответственность за прием на работу без свидетельства о присвоении ИНН для предприятия не предусмотрена законодательством. Проблема отсутствия ИНН решается работодателем путем подачи заявления на учет сотрудника в налоговом органе по месту учета организации (п. 4 ст. 83 НК РФ).

Практический чек-лист HR-специалиста на 2026 год

1. Пригласите кандидата с пакетом по ст. 65 ТК РФ (Паспорт‚ СНИЛС‚ Трудовая/СТД-Р‚ Военный учет‚ Образование — по требованию профстандарта).
2. Спросите про ИНН мягко: «У вас есть ИНН? Можете показать уведомление или распечатку из ЛК ФНС для быстрого заполнения анкеты?»
3. Если ИНН нет: Не отказывайте в приеме. Включите в приемный приказ фразу: «Свидетельство ИНН не представлено». Подайте заявление на постановку на учет в ФНС от имени организации в срок до * дней.
4. Не требуйте: Справку 2-НДФЛ (запросите сами через ЭДО/СМЭВ)‚ Свидетельства о рождении детей (ждьте заявления на вычет)‚ Медкнижку (только для перечня работ ст. 213 ТК РФ)‚ Справку из ПНД/НД (только для перечня работ).
5. Оформите СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде) — это основной документ вместо бумажной трудовой книжки для большинства новичков.
6. Получите согласие на обработку ПДн (ФЗ-152) — без него нельзя запрашивать данные у ФНС/СФР автоматически.

Частые ошибки работодателей (Кейсы)

Ошибка 1: «Принесите пластиковую карту ИНН‚ иначе не оформим»

Последствие: Иск соискателя в суд об отказе в приеме на работу (ст. 64 ТК РФ). Суд встанет на сторону соискателя‚ так как ИНН есть (подтверждается уведомлением)‚ а формат документа не регламентирован для приема на работу.

Ошибка 2: Включение в локальный нормативный акт (Положение о приеме) пункта «Обязательное предоставление свидетельства ИНН»

Последствие: Данный пункт ЛНА признается недействительным при проверке ГИТ или в суде как ухудшающий положение работника по сравнению с ТК РФ.

Ошибка 3: Отказ студенту/внучающему уходу за ребенком из-за отсутствия справки о доходах

Последствие: Нарушение ст. 65 ТК РФ. Справка предоставляется добровольно. Работодатель обязан рассчитать НДФЛ исходя из имеющихся данных (нулевая база на начало года).

Резюме

• Налоговое свидетельство (ИНН) — не обязательный документ для приема на работу (ст. 65 ТК РФ).
• С 2026 года действуют Уведомления о присвоении ИНН и выписки из реестров; старые свидетельства остаются валидными.
• Работодатель обязан нанять гражданина даже без ИНН‚ самостоятельно зарегистрировав его в ФНС.
• Свидетельства о рождении детей‚ справки 2-НДФЛ и прочие «льготные» документы — исключительно по инициативе сотрудника.
• Требование «лишних» бумаг грозит штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ и репутационными рисками.

Главный совет 2026 года: Переведите кадровый учет на электронные каналы взаимодействия с ФНС и СФР (ЭДО‚ СМЭВ‚ ЛК «Работодатель»). Это снизит зависимость от бумажных документов‚ которые соискатель может забыть‚ потерять или не иметь на руках по объективным причинам (смена формата ИНН‚ утеря СНИЛС и т.д.).

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ‚ НК РФ‚ КоАП РФ) и разъяснений ведомств на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу * (контакты скрыты по правилам конфиденциальности).