Вопрос «как называется отдел, который занимается приемом на работу» возникает у соискателей, новичков в HR и руководителей малых бизнесов. На практике название может отличаться в зависимости от размера компании, отрасли и внутренней регламентации. В данной статье подробно разберем основные названия, функции и порядок взаимодействия с этим подразделением на 2024–2026 годы.

Основные названия отдела, отвечающего за найм

В трудовой документации (трудовые договоры, приказы, трудовые книжки) и во внутренних регламентах чаще всего встречаются следующие наименования:

• Отдел кадров (ОК) — классическое, наиболее распространенное название в российских организациях. Фиксируется в трудовой книжке как структурное подразделение, в которое принят сотрудник (например: «Принят в отдел кадров на должность менеджера»).
• HR-отдел (Human Resources) — современное название, акцентирующее внимание на управлении человеческим капиталом, а не только на бумажном делопроизводстве.
• Управление персонала (УП) / Департамент управления персоналом (ДУП) — используется в крупных корпорациях и холдингах, где HR-функция выделена в отдельное вертикальное управление.
• Отдел по приему персонала / Отдел рекрутинга — выделяется в крупных компаниях с высокой текучестью кадров или массовым наймом (ритейл, колл-центры, производство); Занимается исключительно поиском, скринингом и онбордингом.
• Кадровая служба / Кадровая группа, в малых предприятиях (МСП) функции часто выполняет один кадровик или секретарь, оформленное как «кадровая служба» или просто ответственное лицо по кадрам.

Важно: Согласно ст. 66 ТК РФ и правилам ведения трудовых книжек, в записи о приеме на работу указывается название структурного подразделения (отдела), в которое принят работник, если оно предусмотрено трудовым договором. Если отдельного «отдела приема» нет, запись делается от имени того отдела, где сотрудник будет работать (например, «Отдел продаж», «Бухгалтерия», «IT-отдел»), а оформлением занимается кадровик централизованно.

Функции отдела по приему на работу (HR-отдела)

Независимо от названия, ключевые задачи этого подразделения на этапе найма включают:

1. Подготовка вакансии: согласование профиля позиции с руководителем, публикация объявлений.
2. Скрининг и собеседования: первичная фильтрация резюме, проведение телефонных/видео-скринингов, организация встреч с линейными менеджерами.
3. Проверка кандидата: запрос рекомендаций, проверка по базам данных (судимости, банкротство, реестр недобросовестных поставщиков — для госсектора), assessment-центры.
4. Оформление трудового договора: подготовка пакета документов в двух экземплярах (один работнику, второй, в отдел кадров для хранения в личном деле).
5. Сбор первичных документов: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или СТД-Р), военный учет, документы об образовании/квалификации, медкнижка (при необходимости), справка 2-НДФЛ от прошлого работодателя.
6. Издачение приказа о приеме: по единой форме Т-1 (или в свободной форме с обязательными реквизитами) на основании трудового договора.
7. Внесение записи в трудовую книжку / СТД-Р: в течение 5 рабочих дней с даты приема.
8. Регистрация в СФР (бывший ПФР/ФСС) и налоговой: передача данных СЗВ-ТД, ЕФС-1.
9. Онбординг (адаптация): ознакомление с локальными актами (ПВТР, Политика конфиденциальности, Охрана труда) под роспись.

Пошаговый алгоритм приема на работу (актуально на 2026 год)

Процедура регламентируется ст. 65, 68 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 2474 (в ред. от 2024 г. по охране труда). Ниже — сводная инструкция:

Этап 1: Подготовка (до выхода кандидата на работу)

• Согласовать штатное расписание / штатную единицу.
• Подготовить проект трудового договора (ТД) с указанием: даты начала работы, структурного подразделения (отдела), должности, условий оплаты труда, графика работы, испытательного срока (если применимо).
• Подготовить пакет локальных нормативных актов (ЛНА) для ознакомления под роспись.

Этап 2: Сбор документов от кандидата (День 1)

Соискатель предоставляет в отдел кадров (HR-отдел) оригиналы:

• Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
• СНИЛС (зеленая карта или уведомление).
• Трудовая книжка (бумажная) — если ведется; при электронном ТД (СТД-Р) — достаточно СНИЛС;
• Документы об образовании / квалификации (дипломы, сертификаты) — если требуются для должности.
• Военный учетный документ (военный билет, свидетельство о воинской обязанности) — для воиннообязанных.
• Медицинская книжка / справка о медосмотре (форма 086-у или по приказу Минздрава 29н) — для работ с вредными факторами, питанием, детьми, медициной, торговлей.
• Справка 2-НДФЛ от предыдущего работодателя за текущий и прошлый годы (для корректного расчета НДФЛ).
• Заявление о приеме на работу — не обязательно по ТК РФ (достаточно ТД), но практически во всех компаниях требуется для внутреннего документооборота и основания для приказа. В заявлении указывают должность и отдел работы.

Этап 3: Подписание и регистрация (День 1–3)

• Подписание ТД в 2-х экземплярах (работник + работодатель).
• Издавание приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или своя).
• Ознакомление сотрудника с приказом, ЛНА, описанием должностных обязанностей под роспись.
• Внесение записи в трудовую книжку (если бумажная) / передача данных в СФР для СТД-Р.
• Создание личного дела сотрудника (форма Т-2).
• Передача данных в расчетный отдел / бухгалтерию для начисления зарплаты (реквизиты карты, коды доходов).

Этап 4: Отчетность (в течение сроков закона)

• СЗВ-ТД — в СФР в течение дня, следующего за днем приема (для СТД-Р).
• ЕФС-1 (СЗВ-СТАЖ) — ежемесячно до 15-го числа следующего месяца.
• Уведомление в МВД (для инострацев) — в 3-дневный срок.

Особенности приема в обособленные подразделения (филиалы, представительства)

Судебная практика 2024–2026 гг. (в т.ч. решения АСЦ Экономических экспертиз, КонсультантПлюс) уделяет особое внимание правильному оформлению приема в филиалы:

• В трудовом договоре обязательно должно быть указано обособленное подразделение (филиал) как место работы.
• Начисление зарплаты, расчет/уплату НДФЛ и страховых взносов, сдачу отчетности (РСВ, 6-НДФЛ) должно вести именно то подразделение, в которое оформлен сотрудник, либо головная организация с разделом по КПП филиала.
• Ошибка: сотрудник работает в филиале годами, а в ТД записан в штат головной организации по другому КПП, и зарплата платится из кассы головной без разделения по КПП. Это ведет к налоговым начислениям и штрафам (ст. 126, 120 НК РФ).

Взаимодействие с смежными подразделениями

Отдел кадров (HR) не работает в вакууме. Ключевые точки контакта:

Частые ошибки и риски (разбор практики 2024–2025 гг.)

• Отсутствие записи о структурном подразделении в ТД. Инспекторы ГИТ и суды считают это нарушением ст. 57 ТК РФ (неполные условия договора).
• Пропуск медосмотра (предварительного/периодического). Штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ до 130 000 руб. за каждого работника; при травме, уголовная ответственность.
• Работа без подписанного ТД более 3 дней. Считается, что ТД заключен на неопределенный срок (ст; 67 ТК РФ), работодатель несет риски штрафов.
• Неверное оформление испытательного срока. Нельзя ставить испытание беременным, мамам до 1,5 лет, выпускникам ВУЗов за 1 год, на выборные должности и т.д. (ст. 70 ТК РФ).
• Игнорирование СТД-Р. С 2021 г. переход на электронный вид обязателен для новых записей. Непередача СЗВ-ТД — штрафы СФР.

Чек-лист для HR-специалиста: «День приема сотрудника»

1. [ ] Подготовлены 2 экз. ТД (с указанием отдела, ставки, оклада, графика).
2. [ ] Распечатан проект приказа Т-1.
3. [ ] Папка для ознакомления: ПВТР, Описание должностных обязанностей, Политика конфиденциальности (152-ФЗ), ЛНА по ОТ, Антикоррупционная политика, Регламент служебных командировок/расходов.
4. [ ] Лист ознакомления под роспись (или электронный модуль в HRM-системе).
5. [ ] Оригиналы документов кандидата проверены, копии сделаны (страницы паспорта, СНИЛС, диплом, воинский учет, медкнижка).
6. [ ] ТД подписано работником и уполномоченным лицом (ген. директор / руководитель филиала по доверенности).
7. [ ] Приказ подписан, пронумерован, датирован датой приема.
8. [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом и ЛНА под роспись.
9. [ ] Запись в трудовой книжке / СЗВ-ТД в СФР отправлена.
10. [ ] Личное дело (Т-2) открыто, инвентарь документов заполнен.
11. [ ] Данные переданы в расчетный отдел, IT, СБ, ОТ.
12. [ ] Выдан пропуск, ключи, оборудование, форма (под акты приема-передачи).

Таким образом, отдел, занимающийся приемом на работу, чаще всего называется «Отдел кадров», «HR-отдел» или «Управление персонала». В крупных структурах может выделяться специализированный «Отдел рекрутинга / приема персонала». Главное — не название в штатном расписании, а соблюдение процедуры: правильное указание структурного подразделения в трудовом договоре, своевременное получение документов, издание приказа, регистрация в СФР и полная ознакомительная работа с локальными актами. Грамотное оформление на входе экономит компании миллионы штрафов и судебных издержек в будущем.

Статья подготовлена на основе актуального Трудового кодекса РФ, НК РФ, Постановлений Правительства РФ и судебной практики 2024–2026 гг. (КонсультантПлюс, Гарант, материалы ФНС и СФР). Данные носят информационный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к трудовому юристу или ведущему кадровику вашей организации *.