Прием на работу начальника отдела кадров — ответственная процедура, требующая строгого соблюдения трудового законодательства. Этот специалист в дальнейшем сам будет отвечать за кадровое делопроизводство, поэтому ошибки при его оформлении недопустимы. В статье разберем все этапы: от подбора кандидата до издания приказа.

Кто такой начальник отдела кадров: ключевые обязанности

Согласно типовым должностным инструкциям и данным справочных систем, начальник отдела кадров организует:

• своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
• учет личного состава организации;
• выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
• хранение и заполнение трудовых книжек;
• ведение установленной документации по кадрам;
• подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Что должен знать кандидат

Кандидат на должность обязан владеть:

• законодательными и нормативными правовыми актами, касающимися работы с кадрами;
• правилами учета личного состава и хранения документов в отделах кадров;
• положениями о проведении аттестации работников, избрания на должность на новый срок и конкурсов на замещение вакантных должностей;
• профессиональным стандартом, предъявляющим квалификационные требования к руководителю кадровой службы.

Этапы приема на должность

Шаг 1. Подбор и собеседование

Кандидатура согласовывается с руководителем организации. Например, на собеседовании с кандидатом Ивановым А. П. (тел. +7 (9) —) присутствуют генеральный директор и действующий HR-специалист. Проверяются знания ТК РФ, опыт ведения кадрового учета, рекомендации с предыдущих мест работы (ООО «*», г. Москва, ул. , д. ).

Шаг 2. Сбор документов от работника

Для трудоустройства потребуются первичные документы:

1. паспорт (серия * № );
2. трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
3. СНИЛС (— );
4. документы об образовании (диплом № *);
5. справки, акты, служебные записки — при необходимости;
6. договор о материальной ответственности — если должность это предполагает.

В трудовом договоре фиксируются: наименование должности («начальник отдела кадров»), дата начала работы, условия оплаты труда, испытательный срок (для руководящих работников может составлять до 6 месяцев), права и обязанности сторон.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу

Приказ оформляется по унифицированной форме № Т-1 (или по самостоятельно разработанной форме). При подготовке документа необходимо правильно оформить шапку и основной раздел, указав:

• наименование организации и ее реквизиты (можно использовать фирменный бланк);
• дату и номер приказа;
• ФИО работника (Иванов А. П.);
• наименование структурного подразделения и должности;
• условия приема, характер работы, размер оклада;
• основание — реквизиты трудового договора.

На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу и заполняются соответствующие документы. В графу 4 трудовой книжки вносятся реквизиты приказа о приеме на работу либо документа, на основании которого сотрудник назначен на должность.

Шаг 5. Ознакомление с локальными актами

Новый начальник отдела кадров под подпись знакомится с:

• должностной инструкцией;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением о персональных данных;
• положением об оплате труда и премировании.

Особенности оформления приказа о назначении

Если начальник отдела кадров назначается из числа действующих сотрудников (перевод), оформляется приказ о назначении на должность. Он может являться приказом по личному составу или документом по основной деятельности организации, в зависимости от принятой системы документооборота. В тексте обязательно указываются основания назначения, даты, ФИО и должностные обязанности.

Типичные ошибки при приеме

• отсутствие ссылки на трудовой договор в приказе;
• несвоевременная запись в трудовой книжке или отчет ЕФС-1 в СФР;
• неознакомление работника с должностной инструкцией до подписания договора;
• нарушение сроков уведомления о приеме (сведения подаются не позднее следующего рабочего дня).

Грамотный прием начальника отдела кадров — это фундамент дальнейшей безошибочной кадровой работы всей организации. Соблюдение всех этапов: проверка квалификации, сбор документов, заключение трудового договора, издание приказа по форме Т-1 и ознакомление с локальными актами — гарантирует юридическую чистоту трудовых отношений и защищает компанию от претензий контролирующих органов.