Оформление ежегодного оплачиваемого отпуска — одна из самых частых кадровых процедур, требующая строгого соблюдения Трудового кодекса РФ и внутреннего распорядка организации. Ошибки в приказе могут привести к спорам с сотрудниками, претензиям инспекции труда и нарушению сроков выплаты отпускных. В этой статье мы подробно разберем, как составить предложение (проект приказа) о предоставлении отпуска, какие обязательные реквизиты должны быть в документе и какие нюансы учесть в 2026 году.

Нормативная база и основные формы документов

Согласно ст. 123 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Основным документом, легализующим выход сотрудника в отдых, является приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

До 2013 года использование унифицированных форм (Т-6, Т-6а) было обязательным. Сейчас организации имеют право:

• Использовать формы по ОКУД (Т-6 для одного сотрудника, Т-6а — для группы сотрудников);
• Разработать и утвердить собственные бланки в локальном нормативном акте (политике учета).

Важно: Если компания использует свои формы, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа (ст. 9 ФЗ-402 «О бухгалтерском учете»): наименование, дату, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерение в натуральных и денежных выражениях, должностные лица, отвечающие за оформление.

Этапы подготовки к составлению приказа (предложения)

Прежде чем бухгалтер или кадровый специалист начнет заполнять бланк, необходимо пройти несколько подготовительных шагов. Это гарантирует корректность расчетов и соблюдение прав работника.

1. Утверждение графика отпусков. Не позднее чем за две недели до начала календарного года работодатель должен утвердить график отпусков (ст. 123 ТК РФ). Отпуск предоставляется в соответствии с этим графиком.
2. Уведомление работника. За 2 недели до начала отпуска сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под роспись (или уведомлен иным способом, зафиксированным в локальном акте).
3. Определение расчетного периода (рабочего года). Это критически важный момент. Рабочий год — это 12 месяцев, отсчитываемых от даты приема на работу (не календарный год!).
   • Пример: Если сотрудник трудоустроился 15 марта 2025 года, то его рабочий год для отпуска в 2026 году — с 15 марта 2025 по 14 марта 2026 года.
4. Расчет количества дней. Минимальная продолжительность — 28 календарных дней. Дополнительные дни добавляются за вредные условия, нерегулированный рабочий день, спецстаж и т.д.
5. Подготовка записки-расчета. Бухгалтерия готовит расчет отпускных (выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска — ст. 136 ТК РФ).

Обязательные реквизиты приказа о предоставлении отпуска

Независимо от используемой формы (Т-6, Т-6а или собственная), в приказе обязательно должны быть указаны следующие данные:

Особенности заполнения формы Т-6 (блоки А, Б, В)

Если организация использует стандартную форму Т-6 (ОКУД 0301005), заполнение производится по трем основным блокам:

Блок А: Сведения о работнике

• Табельный номер.
• Фамилия, имя, отчество;
• Подразделение, профессия (должность).

Блок Б: Сведения об отпуске

• Вид отпуска (код по справочнику: 01, основной, 02 — дополнительный и т.д.).
• Порядковый номер части отпуска (если отпуск разделен).
• Количество календарных дней (всего по данной части).
• Период работы, за который предоставляется отпуск (ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ).
• Даты начала и окончания (ДД.ММ.ГГГГ — ДД.ММ.ГГГГ).
• Основание (График отпусков № * от ДД.ММ.ГГГГ; Заявление от ДД.ММ.ГГГГ).

В этом блоке повторно указываются продолжительность и даты начала/окончания для удобства переноса данных в табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13). Код вида отпуска в табеле: ОТ (код 09) или ОД (дополнительный, код 10).

Типовые ситуации и образцы формулировок

Ежегодный основной отпуск (стандартный случай)

Текст приказа: «В соответствии с графиком отпусков на 2026 год № * от ..2026, трудовой договором № * от ..202* г. ПРИКАЗЫВАЮ: Предоставить Иванову И.И. (таб. № *), работающему в Отделе продаж на должности менеджера, ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за период работы с по с по ».

Разделение отпуска на части

По общему правилу (ч. 2 ст. 125 ТК РФ) отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон. При этом хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

В приказе оформляются два отдельных пункта (или два приказа) с указанием «Часть 1», «Часть 2».

Пример: Часть 1 — 14 дней (с 01.06 по 14.06), Часть 2 — 14 дней (с 15.08 по 28.08).

Предоставление дополнительного отпуска

Оформляется отдельным приказом (или пунктом в приказа Т-6а) с указанием вида «Дополнительный» и основания (например: «За нерегулированный рабочий день» / «За вредные условия труда» / «За выслугу лет»). Основание — приказ о введении нерегулированного дня, аттестация рабочих мест, положение о дополнительных отпусках.

Учебный отпуск

Оформляется по форме Т-6 на основании справки из учебного заведения и заявления работника. В основании указывается: «Справка из * (учебное заведение) от ..2026 г., заявление работника от ..2026 г.». Продолжительность определяется законом и договором.

Отпуск без сохранения заработной платы (по желанию работника)

Основание, ст. 128 ТК РФ (пенсионерам, ветеранам, работникам, вступившим в брак, при рождении ребенка, при смерти близких родственников — обязательно; остальным — по соглашению сторон); В приказе указывается: «Предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью дней с ..2026 по ;.2026 на основании заявления от ..2026 г. (ст. 128 ТК РФ)».

Процедура подписания и вступления в силу

1. Подписание руководителем. Приказ подписывает генеральный директор или лицо, действующее на основании доверенности/устава.
2. Ознакомление работника. Сотрудник ставит подпись в приказе (в форме Т-6 есть специальная графа «Подпись работника») с указанием даты. Дата ознакомления не может быть позже даты начала отпуска.
3. Передача в бухгалтерию. Для начисления отпускных (не позднее 3 дней до начала).
4. Отметка в табеле. Кадровик или табельщик вносит код «ОТ» на соответствующие даты.
5. Запись в трудовой книжке/СТД-Р. В трудовую книжку записи об отпусках не вносятся. В СТД-Р (электронная трудовая) сведения о предоставлении отпуска также не загружаются (загружаются только прием, перевод, увольнение).

Изменение и отмена приказа (перенос дат)

Жизненные ситуации бывают разные. Если даты отпуска нужно перенести:

• Работник пишет заявление о переносе (или стороны подписывают доп. соглашение).
• Издается новый приказ (или приказ «О внесении изменений в приказ № *»).
• В новом приказе обязательно указывается: «В связи с заявлением работника от ..2026 г. (или по соглашению сторон) ИЗМЕНИТЬ приказ № * от ..2026 г. в части дат предоставления отпуска: вместо с ..2026 по ..2026 — с ..2026 по ..2026».
• Причина переноса (болезнь, производственная необходимость, желание работника) должна быть зафиксирована.

Частые ошибки, которых стоит избегать в 2026 году

1. Неверный расчетный период. Указание календарного года (01.01–31.12) вместо рабочего года (от даты приема);
2. Отсутствие подписи работника. Это грубое нарушение ст. 123 ТК РФ (неуведомление за 2 недели). Несет риск штрафов (ст. 5.27 КоАП РФ).
3. Предоставление отпуска «в долг» (до отработки 6 месяцев). Допускается только по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ), но риск уволенного неотработанного времени на работодателе.
4. Несвоевременная выплата отпускных. Позже 3 дней до начала отпуска — нарушение ст. 136 ТК РФ.
5. Игнорирование графика отпусков. Предоставление отпуска не по графику без согласия работника и без пересмотра графика.
6. Ошибки в кодах табеля. Использование кода «О» (учеба) вместо «ОТ» или пропуск кодов дополнительных отпусков.

Электронный документооборот (ЭДО) и СЭД

В 2026 году большинство организаций перешли на системы электронного документооборота (1С:Документооборот, Диадок, СБИС, Контур.Экстерн и др.). При оформлении приказа в СЭД:

• Карточка документа заполняется аналогично бумажному бланку.
• Подписание происходит усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя.
• Ознакомление работника — через личный кабинет сотрудника (ЭЦП сотрудника или простая ЭП в рамках СЭД, если это предусмотрено локальным актом).
• Важно: локальный акт об ЭДО должен регламентировать порядок ознакомления с приказами по кадрам в электронном виде.

Чек-лист для проверки перед подписанием

Перед тем как положить приказ на подпись руководителю, проверьте:

• [ ] Соответствует ли дата начала отпуска графику отпусков?
• [ ] Правильно ли определен рабочий год (период работы)?
• [ ] Соответствует ли количество дней положению (28 + доп. дни)?
• [ ] Указан ли правильный вид отпуска?
• [ ] Есть ли основание (ссылка на график, заявление, доп. соглашение)?
• [ ] Не нарушен ли порядок разделения (хотя бы 14 дней в одной части)?
• [ ] Подписан ли приказ руководителем?
• [ ] Ознакомлен ли работник под роспись (в т.ч. электронной) за 2 недели?
• [ ] Передан ли приказ в бухгалтерию для расчета за 3 дня до начала?

Грамотное составление предложения (проекта приказа) о предоставлении отпуска, залог спокойствия кадровика, бухгалтера и руководителя. Ключевые столпы: точный расчетный период, соблюдение графика, уведомление работника за 2 недели и своевременная выплата отпускных. Используйте актуальные бланки (Т-6 / Т-6а или собственные), заполняйте все обязательные реквизиты и храните документы в соответствии с архивным делом организации (срок хранения приказов по кадрам — 75 лет).

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву. Актуальность нормативной базы на дату публикации: ..2026.