Архивное дело в Республике Беларусь представляет собой отрасль государственной деятельности, направленную на создание и комплектование архивов, организацию накопления, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (НАФ)․ Деятельность государственных архивов строго регламентируется комплексом нормативных правовых актов, обеспечивающих сохранность документированного наследия и доступ к нему для граждан и организаций;

Законодательная и нормативная основа

Основой функционирования архивной системы служит Закон Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» (в актуальной редакции), а также подзаконные акты․ Ключевыми документами, регламентирующими непосредственную работу архивов, являются:

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от № 143 (в редакции изменений и дополнений);
• Постановление Министерства юстиции от № 118 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г․ № 143» — актуальная редакция правил на 2025–2026 годы․
• Исторические акты: Правила Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г․ (утратили силу, но заложили базу), Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от № 38․
• Постановление Совета Министров Республики Беларусь от № 1605 — об утверждении Положения о Департаменте по архивам и делопроизводству Минюста․
• Нормативные акты по платным услугам: Постановление Совета Министров от декабря 1999 г․ № 1869 «О порядке выполнения государственными архивными учреждениями платных работ и оказания платных услуг»․
• Методические документы, утвержденные приказами Председателя Комитета по архивам и делопроизводству (например, приказ от г․);

Управляющая структура: Департамент по архивам и делопроизводству

Координацию и методическое руководство осуществляет Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь․

Согласно Положению об Департаменте (утв․ Постановлением СМ РБ № 1605), его основные задачи включают:

1. Комплектование архива документами․
2. Учет и обеспечение сохранности документов․
3. Обеспечение использования документов․
4. Подготовка и передача документов в государственный архив в случаях, установленных законодательством․
5. Осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела․

Департамент действует на основании Устава, утвержденного постановлением Совета Министров, и имеет право выдавать обязательные для исполнения предписания по устранению нарушений законодательства об архивном деле․

Ключевые положения Правил работы архивов (Постановление Минюста № 143 с изм․ № 118)

Актуальная редакция Правил (с учетом изменений 2022 года) детально регламентирует процессы:

Формирование и комплектование архивов

• Определен порядок отбора документов к хранению с учетом их исторической, научной, практической ценности․
• Установлены сроки передачи документов в государственные архивы после окончания делопроизводственных сроков хранения в ведомственных архивах организаций-создателей․
• Регламентирована работа с электронными документами и архивами, порядок их фиксации и передачи․

Учет и обеспечение сохранности (Фондовое дело)

• Обязательное ведение государственной регистрации фондов (инвентаризация, описание, составление справочных приборов)․
• Требования к условиям хранения: температурный режим, влажность, освещение, пожаробезопасность, защита от несанкционированного доступа․
• Порядок проведения экспертизы документов по ценности и срокам хранения (экспертные комиссии)․
• Меры по предупреждению порчи, кражи, уничтожения документов․

Обеспечение использования документов (Информационно-справочная работа)

• Права пользователей: доступ к документам НАФ осуществляется бесплатно в читальных залах государственных архивов․
• Режимы доступа: определены категории ограничения доступа (государственная тайна, персональные данные, коммерческая тайна и др․) и сроки снятия ограничений (обычно 30, 75, 100 лет в зависимости от категории)․
• Формы выдачи: оригиналы в читальных залах, копии (бумажные, электронные), справки, выписки․
• Платные услуги: комплексные поиски, изготовление копий в больших объемах, оформление заверенных копий для судов/нотариусов — по тарифам, согласованным с Минэкономики и Минюстом (на основании Постановления СМ РБ № 1869)․
• Дистанционное обслуживание: развитие электронных сервисов (портал «Архивы Беларуси», заказ справок через ЕРИП, предоставление скан-копий по e-mail)․

Методическое руководство и контроль

• Государственные архивы осуществляют методическое руководство архивами государственных органов и иных организаций (ведомственными архивами)․
• Плановые и внеплановые проверки состояния архивного дела в организациях․
• Обучение кадров архивного дела (курсы повышения квалификации)․

Система государственных архивов Республики Беларусь

Национальный архивный фонд формируют:

• Национальный исторический архив Беларуси (г․ Минск) — документы до 1917 г․
• Национальный архив Республики Беларусь (г․ Минск) — документы советского и современного периодов центральных органов․
• Областные государственные архивы (Брестская, Витебская, Гомельская, Гродненская, Минская, Могилевская области)․
• Минский городской государственный архив․
• Специализированные архивы: Архив кинофотофоно документов, Архив научно-технической документации, Военный архив (в структуре Минобороны), Архив МВД и др․

Особенности работы с персональными данными и конфиденциальной информацией

В соответствии с Законом РБ «О персональных данных» и Правилами № 143:

• Документы, содержащие персональные данные, предоставляются с соблюдением требований защиты прав субъектов ПД․
• Справки из архивов (например, о стаже, зарплате, награждениях) выдаются гражданам по их письменным заявлениям или заявлениям уполномоченных лиц (нотариусов, судов, органов пенсионного обеспечения)․
• Информация о третьих лицах предоставляется только при наличии оснований, предусмотренных законом (согласие субъекта, решение суда, нотариальное поручение)․
• В открытых справочниках и публикуемых указателях фамилии, адреса проживания, номера телефонов и паспортные данные физических лиц маскируются (заменяются на *) или исключаются․

Актуальные тенденции развития (2023–2026 гг․)

1. Цифровизация: Массовое сканирование фондов, создание электронных копий для удаленного доступа․ Проект «Цифровой архив»․
2. Единый государственный архивный информационный ресурс: Интеграция баз данных архивов разного ведомственного подчинения в единую поисковую систему․
3. Упрощение доступа: Расширение перечня услуг, предоставляемых в режиме «онлайн» через портал госуслуг и сайт archives․gov․by․
4. Нормативное обновление: Регулярное пересмотре методических рекомендаций по описанию, хранению электронных документов, применению электронной подписи и печати при передаче документов в архив․
5. Международное сотрудничество: Работа в рамках СНГ, ЕАЭС, ЮНЕСКО по возвращению культурных ценностей и оцифровке перемещенных фондов․

Ответственность за нарушение архивного законодательства

Нарушение Правил работы архивов, правил хранения, учета, использования или неправомерное уничтожение документов НАФ влечет за собой:

• Административную ответственность (штрафы для должностных лиц, юридических лиц по КоАП РБ)․
• Дисциплинарную ответственность для виновных сотрудников․
• Уголовную ответственность (ст․ 293 УК РБ — халатность, приведшая к уничтожению или повреждению документов; ст․ 347 УК РБ, незаконное получение сведений, составляющих государственную тайну)․
• Обязанность возместить ущерб, причиненный архивному фонду․

Практическое руководство для пользователя архива

Как получить справку или документ:

1. Определите архив-хранитель: по ведомственному признаку или территориальному (месту работы/жительства/службы лица)․
2. Подготовьте пакет документов: паспорт, документ, подтверждающий родственные отношения (если запрос не от своего имени), нотариальную доверенность (если через представителя)․
3. Подайте заявление: лично в приемной/читальном зале, по почте (ценным бандеролем с описью вложения), через портал госуслуг или e-mail архива (если предусмотрено)․
4. Оплатите услугу (если платная): через ЕРИП, кассу архива или банковский перевод․ Бесплатно выдаются справки для пенсионного обеспечения, судов, органов ВНС (в установленных случаях)․
5. Получите результат: лично, по почте, в электронном виде․

Важно: Сроки выполнения запросов регламентированы (обычно до 30 дней, в сложных случаях — до 60 дней с уведомлением заявителя)․

Контакты главного управленческого органа

Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

• Адрес: г․ Минск, ул․ , д․ , пом․
• Телефон справочной/приемной: +375 () —
• Официальный сайт: minjust․gov․by (раздел «Деятельность» -> «Архивное дело и делопроизводство»)
• Портал архивов: archives․gov․by
• E-mail: *@minjust․gov․by

Данная статья подготовлена на основе нормативных правовых актов Республики Беларусь, действующих на , и открытых информационных ресурсов Министерства юстиции и государственных архивов․ Текст носит информационный характер․ Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к актуальным текстам документов на Национальном правовом портале (pravo․by) или консультироваться со специалистами архивных учреждений․