Актуальность: Статья подготовлена на основе нормативной базы и судебной практики по состоянию на . Штатно-должностная книга (ШДК) — это основной кадровый документ, фиксирующий структуру офицерского состава воинской части. Ошибки в её ведении влекут за собой правовые последствия: от отмены приказов по назначению до судебных исков о защите прав военнослужащих.

Понятие и виды Штатно-должностных документов

В армии существует два основных документа, часто путаемых между собой. Их различие закреплено в руководящих документах по кадровой работе:

• Штатно-должностной список (ШДС) — документ, в котором указывается поименной список всего личного состава подразделений уровня взвода (роты/батареи) по занимаемым должностям и воинским званиям. Ведется на сержантов, старшин, солдат и матросов.
• Штатно-должностная книга офицерского состава (ШДК) — документ, в котором указывается поименной список офицеров подразделения (воинской части) по занимаемым должностям и воинским званиям, с кратким указанием личных данных (ФИО, дата рождения, воинское звание, категория годности и т.д.).

Важно: Ведение ШДК обязательно для всех воинских частей, где есть офицерский состав. Форма книги, правила нумерации и скрепления устанавливаются внутренними нормативными актами Минобороны РФ.

Нормативная правовая база

Ведение ШДК регулируется комплексом документов. Основные из них:

1. Устав Внутренней Службы ВС РФ (главы, касающиеся кадровой работы и документации).
2. Приказ Минобороны РФ № * (Инструкция по кадровой работе в Вооруженных Силах РФ) — основной регламент заполнения, учета и хранения.
3. Приказ Минобороны РФ № * (Об организации делопроизводства), правила нумерации, переплета, хранения сроков.
4. Федеральный закон № 53-ФЗ «Военная обязанность и военная служба» (статьи о назначении на воинские должности).
5. Постановления Верховного Суда РФ и Военной коллегии по спорам о назначении на должности и присвоении званий.

Классификация сведений и режим доступа

Согласно предоставленным сведениям, информация, содержащаяся в ШДК, относится к категории секретной (как правило, гриф «Для служебного пользования» или выше в зависимости от категории части).

Доступ к полному раскрытию кодов и данных имеют лишь уполномоченные кадровые офицеры РФ армии и флота. Передача данных третьим лицам без согласия командира части или уполномоченного органа запрещена.

Командир части (начальник организации) несет личную ответственность за сохранность книги и соблюдение режима секретности.

Процедура оформления и нумерации книги

Перед началом ведения ШДК подлежит строгому оформлению:

1. Нумерация листов: Все листы книги пронумеровываются последовательно.
2. Заверение: В конце книги производится запись о общем количестве листов (например: «В книге * листов»).
3. Подпись: Запись заверяется подписью ответственного за ведение делопроизводства (начальника канцелярии/секретаря штаба) и скрепляется печатью части (при наличии).
4. Переплет: Книга переплетается твердой обложкой для сохранности.

Правила заполнения колонок ШДК (Алгоритм действий)

Заполнение производится чернилами черного, синего или фиолетового цвета (гелевая/шариковая ручка), исправляющим жидкостью пользоваться запрещено. Исправления оформляются по установленным правилам (см. раздел 7).

Основные колонки (типовая структура):

• Порядковый номер (сквозной по книге).
• Наименование должности строго по штатному расписанию (например: «Командир роты», «Заместитель командира батальона по воспитательной работе»).
• Штатно-должностная категория (ШДК) — воинское звание, соответствующее должности по штату (например: капитан, майор, подполковник). Примечание: ШДК должности и личное воинское звание офицера могут не совпадать.
• Табельный/тарифный разряд (для расчета денежного содержания). Важно: если должность соответствует 11 тарифному разряду (ШДК капитан), а не 10, это влияет на оклад.
• Фамилия, Имя, Отчество офицера, назначенного на должность.
• Личное воинское звание офицера на момент назначения.
• Дата рождения.
• Категория годности к военной службе.
• Основание для внесения записи (номер и дата приказа по части/войскам).
• Примечания (дата освобождения должности, основание, подпись ответственного).

Ключевые правила назначения и соответствия ШДК

Это самый конфликтогенный раздел; Нарушение правил соответствия ШДК должности и звания военнослужащего, основание для обжалования в суде.

Принцип соответствия звания и ШДК

Военнослужащий назначается на должность, ШДК которой соответствует его воинскому званию или на один разряд выше/ниже (в пределах, установленных законом).

• Повышение ШДК: Недавно Минобороны РФ приняло решение повысить ШДК командиров рот и их заместителей по воспитательной работе соответственно до майорской и капитанской категорий для поощрения офицеров, работающих с личным составом.
• Парадокс подчинения: Существуют ситуации, когда начальник штаба дивизии (1-й зам командира) имеет полковничью категорию, равную ШДК командира полка (его подчиненного). Это нормальная практика, закрепленная в штатах.

Назначение на низшую должность (ОШМ и сокращения)

Назначение военнослужащего на низшую воинскую должность производится:

1. В связи с организационно-штатными мероприятиями (ОШМ), при невозможности назначения на высшую или равную должность.
2. По состоянию здоровья (по ВВК).
3. В порядке дисциплинарного взыскания (по судебному приговору).

Критический нюанс: Если нет приказа об ОШМ, прапорщика со 2 тарифным разрядом на 6 тарифный разряд ШДК сержанта назначить нельзя. Любое понижение требует жесткого правового основания (приказ об ОШМ, заключение ВВК или приговор).

Равнозначные перестановки

Перевод на равнозначную должность (например, с должности командира роты на должность начальника штаба батальона при одинаковой ШДК) оформляется приказом. Требуется заседание Аттестационной комиссии (Пример: Протокол № 60 от г.), решение которого фиксируется в приказе и вносится в ШДК.

Порядок внесения изменений и исправлений

ШДК — документ строгой отчетности. Зачеркивания, стирания, надписи карандашом, исправительная жидкость, НЕДОПУСТИМЫ.

Правило «Через строку с подписью»:

1. Неправильную запись перечеркивают тонкой линией так, чтобы текст оставался читаемым.
2. Сверху или рядом пишут правильную запись.
3. В колонке «Примечания» или в конце строки ставится подпись ответственного лица (начальника кадровой службы/кадрового офицера) с расшифровкой и датой исправления.
4. Исправление заверяется печатью части (если предусмотрено инструкцией по делопроизводству).

При полном освобождении должности (перевод, увольнение, смерть) в колонке «Примечания» вносится запись: «Освобожден от должности приказа № * от .. г.», с подписью ответственного.

Взаимосвязь ШДК с приказами и штатным расписанием

ШДК, это отражение штатного расписания в динамике личного состава.

• Штатное расписание утверждает структуру и ШДК должностей.
• Приказ по части/войскам — юридическое основание для каждой записи в ШДК. Без приказа запись в ШДК недействительна.
• Рапорт/Заявление — инициатор приказа (назначение, перевод, увольнение).

Судебная практика: Если действия должностных лиц (кадровых офицеров) игнорируют правила (например, повышают ШДК без переназначения на вышестоящую должность или без рапортов на согласие), такие действия могут быть обжалованы в суде. Суд, как правило, встает на сторону истца, квалифицируя это как нарушение установленных правил ведения кадрового учета.

Особенности ведения ШДК при ОШМ (Организационно-штатные мероприятия)

При реформировании, сокращении или переформировании частей:

1. Вносится запись об изменении штатного расписания (новый штат вступает в силу с даты приказа вышестоящего командования).
2. По старым должностям ставится отметка об исключении из штата.
3. По новым должностям, назначение приказом по части с отсылкой к приказу о внесении изменений в штатное расписание.
4. Возможен «массовый» перевод офицеров на новые должности без рапортов на согласие, если это продиктовано ОШМ (как сообщали кадровики из части *), но это требует строгого соблюдения процедуры приказа об ОШМ.

Ответственность за нарушение правил ведения

Частые ошибки кадровиков (Чек-лист для проверки)

• Расхождение с штатным расписанием: В ШДК должность названа иначе, чем в штате (сокращения, жаргонизмы). Требуется: точное копирование наименования из штата.
• Игнорирование тарифных разрядов: Не проставлен тарифный разряд должности, что ведет к ошибкам в зарплате.
• Отсутствие приказа-основания: Запись есть, приказа нет (или приказ не вступил в силу).
• Несвоевременное исключение: Офицер уволен/переведен месяц назад, а в ШДК он все еще числится.
• Нарушение нумерации: Пропущены номера, дубликаты номеров.

Цифровизация и перспективы (АИС «Кадры» / ЕАИС ВС)

На данный момент (2026 г.) параллельно с бумажной ШДК ведется учет в Автоматизированных информационных системах (АИС) Минобороны (ЕАИС ВС, подсистема «Кадры»).

• Бумажная ШДК остается оригиналом для подписей и архива.
• Данные в АИС должны идентично соответствовать бумажному носителю.
• Использование кодов ВУС (военно-учетных специальностей) и кодов должностей в АИС позволяет облегчить учет, но требует актуализации справочников (список специальностей меняется в зависимости от технической оснащенности армии).

Резюме: Алгоритм действий кадрового офицера

1. Получить приказ по части (оригинал/копия, заверенная).
2. Проверить соответствие должности в приказе штатному расписанию (ШДК, тарифный разряд).
3. Открыть ШДК на нужной странице (по порядковому номеру должности).
4. Внести запись чернилами разрешенного цвета, заполнив все колонки.
5. Поставить личную подпись в колонке «Примечания»/«Подпись ответственного» с датой.
6. Внести аналогичные данные в АИС «Кадры» в течение установленного срока (обычно 1-3 рабочих дня).
7. Уведомить офицера о внесении записи (под роспись в личном деле или журнале уведомлений).

Штатно-должностная книга — это не просто формальный журнал, а юридически значимый документ, определяющий правовой статус офицера в части: его должность, оклад, перспективы присвоения звания и порядок подчинения. Грубое нарушение правил ее ведения (назначение без приказа, несоответствие ШДК штату, ошибки в тарифных разрядах) создает правовую неопределенность, которую суды разрешают в пользу военнослужащего.

Главное правило: Ни одной записи без приказа, ни одного приказа без записи в ШДК, ни одного исправления без подписи и даты.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных кадровых вопросов необходимо обращаться к действующим Приказам Минобороны РФ, Уставу Внутренней Службы и консультироваться с правовым отделом воинской части. Контактные данные кадровых органов: тел. —, адрес: г. , ул. , д. *.