Дата актуальности:

Положение об общем отделе администрации района — это основной локальный нормативный правовой акт, регламентирующий организацию деятельности, структуру, полномочия и ответственность данного структурного подразделения. Разработка и утверждение Положения осуществляется в строгом соответствии с действующим законодательством.

Ключевыми правовыми основаниями для деятельности общего отдела являются:

• Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (действующая редакция с изменениями, в т.ч. от 20 марта 2025 года № 33-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в единой системе публичной власти»);
• Устав муниципального образования (района);
• Положение об администрации района (утверждается постановлением главы администрации или представительного органа);
• Типовые рекомендации министерств/департаментов по организационному устройству органов местного самоуправления.

Согласно ст. 4 Положения об администрации района (на примере Санкт-Петербурга и типовых актов), администрация района имеет право создавать структурные подразделения (отделы, управления, сектора) для обеспечения своей деятельности. Общий отдел, как правило, является ключевым обеспечительным подразделением.

Структура Положения: обязательные разделы

Типовое положение об отделе оформляеться на бланках общего типа и включает следующие реквизиты (разделы):

1. Общие положения.
2. Задачи и функции отдела.
3. Права и обязанности отдела (руководителя отдела).
4. Организация работы отдела.
5. Взаимосвязи с другими подразделениями и организациями.
6. Ответственность и контроль;
7. Заключительные положения.

Раздел «Общие положения»

В этом разделе указываются:

• Полное официальное наименование подразделения: Общий отдел Администрации * района (далее — Отдел);
• Дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение (например: «Утвержден приказом главы администрации * района от *..202 № *»);
• Перечень нормативных актов, которыми руководствуется Отдел (ФЗ, уставы, постановления правительства субъекта, распоряжения главы администрации);
• Подчиненность: Отдел действует под непосредственным руководством заместителя главы администрации по организационно-кадровым вопросам (или иного курирующего заместителя) и начальника управления делами/департамента (при наличии).

Задачи и функции

Основные задачи Отдела — обеспечение организационно-технического, документообеспечивающего, справочно-информационного и хозяйственного сопровождения деятельности администрации района.

К основным функциям относятся:

• Документооборот и делопроизводство: регистрация, учет, движение, исполнение, хранение и архивирование документов (включая электронный документооборот);
• Организационное обеспечение заседаний: подготовка материалов к совещаниям главы администрации, коллегий, рабочих групп;
• Контроль за исполнением: контроль за исполнением поручений главы администрации, распоряжений вышестоящих органов, решений представительного органа;
• Кадровое обеспечение (в части общих вопросов): ведение личных дел, подготовка проектов приказов по кадрам, учет рабочего времени;
• Хозяйственное обеспечение: закупка канцелярии, мебели, оргтехники; содержание помещений, транспортное обеспечение, связь;
• Работа с обращениями граждан: прием, регистрация, перенаправление и контроль исполнения обращений (взаимодействие с отделом работы с обращениями);
• Секретарьская и справочная работа: ведение реестров, справочников, обеспечение режима коммерческой/гостайны (при наличии);
• Имущественная ответственность: Университет (Администрация) закрепляет за Отделом соответствующие помещения, оборудование, имущество и назначает лиц, материально ответственных за их сохранность и эксплуатацию (п. 1.9 типового положения).

Организационная структура и штатное расписание

Внутренняя структура Отдела определяется штатным расписанием, утверждаемым приказом главы администрации. Типовая структура может включать:

• Начальник отдела (руководит деятельностью, несет персональную ответственность за выполнение задач);
• Заместитель начальника отдела (по вопросам делопроизводства / хозяйству / кадрам);
• Сектора (группы):
  • Сектор делопроизводства и архива;
  • Сектор организационного обеспечения и контроля;
  • Сектор хозяйственного обеспечения и снабжения;
  • Сектор кадрового обеспечения (если нет отдельного кадрого отдела);
  • Секретارية / Канцелярия.
• Специалисты / Главные специалисты / Ведущие специалисты по соответствующим направлениям.

Первые экземпляры Положения об общем отделе и должностных инструкций хранятся в Отделе (или в управлении делами/юридическом отделе), вторые — у сотрудников.

Права и обязанности начальника отдела

Права:

• Требовать от структурных подразделений администрации предоставления информации, документов, необходимых для выполнения задач Отдела;
• Вносить на рассмотрение руководства администрации предложения по совершенствованию делопроизводства, хозяйственной деятельности, кадровой политики;
• Подписывать исходящие документы в пределах своей компетенции (по согласованию с руководителем администрации);
• Запрашивать у сотрудников отчеты о выполнении поручений;
• Представлять к поощрению или к дисциплинарной ответственности сотрудников отдела.

Обязанности:

• Организовать бесперебойную работу отдела;
• Обеспечивать соблюдение законодательства, устава района, Положения об администрации, данного Положения;
• Контролировать соблюдение сроков исполнения документов и поручений;
• Обеспечивать сохранность документов, архивов, материальных ценностей, закрепленных за отделом;
• Докладывать руководству администрации о ходе выполнения задач и выявленных нарушениях.

Взаимосвязи

Общий отдел взаимодействует:

• Внутри администрации: со всеми отделами, управлениями, юридическим отделом, отделом кадров, финансовым отделом, отделом работы с обращениями граждан, пресс-службой;
• Вне администрации: с администрацией города/района (вышестоящими органами), архивными учреждениями, органами регистрации, почтовой связью, поставщиками товаров/услуг/работ, подрядчиками по содержанию имущества, правоохранительными органами (по вопросам режима доступа, секретности).

Порядок разработки, согласования и утверждения Положения

1. Инициатор: Начальник общего отдела (или начальник управления делами) разрабатывает проект Положения.
2. Рабочая группа: При необходимости создается рабочая группа (приказ главы администрации № * от .*.202).
3. Согласование: Проект согласовывается с:
   • Юридическим отделом (юридическая экспертиза);
   • Отделом кадров (соответствие штатному расписанию);
   • Финансовым отделом (финансовое обеспечение);
   • Профсоюзным органом (при наличии, по вопросам охраны труда и прав работников);
   • Курирующим заместителем главы администрации.
4. Утверждение: Положение утверждается приказом (распоряжением) главы администрации района.
5. Вступление в силу: С даты подписания или с даты, указанной в приказе.
6. Регистрация: Утвержденное Положение подлежит регистрации в юридическом отделе (или управлении делами) и учету в реестре локальных нормативных актов администрации.

Контроль за соблюдением Положения

Контроль за исполнением Положения возлагается на:

• Начальника общего отдела (внутренний контроль);
• Курирующего заместителя главы администрации;
• Контрольно-счетный орган администрации (при наличии);
• Юридический отдел (за законностью).

В случае выявления противоречий Положения к актам высшей юридической силы или изменении структуры администрации, Положение подлежит пересмотру (изменению/дополнению) в установленном порядке.

Заключительные положения

• Положение является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Отдела и структурными подразделениями администрации при взаимодействии с Отделом.
• Споры, возникающие при применении Положения, разрешаются курирующим заместителем главы администрации, а в правовом аспекте — юридическим отделом.
• При реорганизации или ликвидации Отдела Положение теряет силу приказом главы администрации.
• Контактная информация Отдела: тел. ‑-‑, e-mail: @.ru, адрес: г. , ул. , д. *, пом. * (данные частично скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности).

Примечание: Данная статья носит обзорный характер и основана на типовых стандартах организации работы органов местного самоуправления (ФЗ-131, типовые положения администраций районов, в т.ч. г. Санкт-Петербурга). Конкретное Положение об общем отделе конкретного района может иметь особенности, установленные уставом и локальными актами данного муниципального образования.