Положение об общем отделе (далее — Положение) — это ключевой локальный нормативный правовой акт, регламентирующий деятельность одного из важнейших структурных подразделений администрации городского округа. Данный документ определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и организацию работы отдела, обеспечивающего документооборот, делопроизводство, архивное дело, контроль за исполнением поручений и иные вопросы организационно-технического обеспечения деятельности главы округа и администрации в целом.

Ниже представлен подробный обзор типовых положений такого документа, основанный на анализе действующего законодательства (в т.ч. ФЗ-131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ», ТК РФ, уставов городских округов) и практики муниципальных образований (Горноуральский г.о., г. Бор, Сергиево-Посадский г.о., Тольятти и др;).

Правовые основы разработки и утверждения

Деятельность общего отдела регулируется иерархией нормативных актов. В преамбуле Положения обязательно ссылаются на:

1. Конституцию РФ (ст. 12, 130–133).
2. Федеральный закон от № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (ст. 36, 37 — об администрации).
3. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в части архивных функций).
4. Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в части документооборота и защиты ПДн).
5. Устав городского округа (основной закон муниципального образования).
6. Распоряжение/Постановление главы администрации (мэра) об утверждении структуры администрации.
7. Акты законодательства субъекта РФ (например, Закона Свердловской области, Закона Московской области и т.д.).

Пример из практики (Горноуральский г.о.): «Отдел в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Свердловской области, Уставом Горноуральского городского округа, муниципальными правовыми актами округа, а также настоящим Положением» (п. 1.2 типового Положения).

Орган утверждения

Согласно ст. 37 ФЗ-131 и типовым Уставам, Положение об общем отделе утверждается распоряжением главы администрации (мэра) городского округа или постановлением администрации. В некоторых случаях (если установлено Уставом) согласование требуется от Совета депутатов.

Регистрация и вступление в силу

• Документ подлежит обязательной регистрации в органе юстиции субъекта РФ (Министерстве юстиции / Департаменте юстиции) как нормативный правовой акт муниципального образования.
• Вступает в силу со дня официального опубликования или с даты, указанной в самом акте.

Типовая структура Положения

Стандартный документ состоит из следующих разделов (глав):

Детальное содержание ключевых разделов

Раздел I: Общие положения

Здесь закрепляется юридическая природа подразделения:

• Статус: Общий отдел — структурное подразделение администрации, не имеющее статуса юридического лица.
• Подчиненность: Непосредственно подчинен начальнику администрации (управляющему делами администрации / заместителю главы администрации).
• Руководитель: Начальник отдела назначается и освобождается от должности распоряжением администрации округа в соответствии с действующим законодательством (п. 1.3 типового Положения). Квалификационные требования устанавливаются профстандартами и квалификационным справочником должностей руководителей и специалистов органов местного самоуправления.
• Штатная численность: Утверждается штатным расписанием администрации.

Раздел II: Основные задачи и функции (Ядро документа)

Функции делятся на блоки. Ниже приведен расширенный перечень, актуальный на 2026 год:

А; Документообеспечение и делопроизводство

1. Организация единого документооборота администрации (бумажного и электронного — СЭД/ЭДО).
2. Регистрация, учет, движение, исполнение, контроль сроков исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
3. Обеспечение проведения совещаний, совещаний главы округа: подготовка повесток, протоколирование, контроль поручений.
4. Издательская подготовка нормативных правовых актов (проектов постановлений, распоряжений), отправка на официальное опубликование.
5. Ведение реестров НПА, контроль за соблюдением процедур вступления в силу.

Б. Архивное дело и записывание дел

1. Формирование архива администрации, экспертиза документов на предмет ценности (экспертная комиссия).
2. Записывание дел в архив, составление описей, обеспечение хранения и выдачи.
3. Перевод дел в государственные архивы субъекта РФ по истечении сроков хранения.

В. Контроль за исполнением поручений и распоряжений

1. Контроль за исполнением поручений главы округа, начальника администрации, прокурора, судов, вышестоящих органов власти.
2. Ведение реестров контрольных поручений, еженедельная/ежемесячная отчетность по исполнению.
3. Подготовка справок, аналитических записок о состоянии исполнительской дисциплины.

Г. Обеспечение режима секретности и защиты информации

1. Работа с гостайной (Государственная тайна), при наличии лицензии ФСТЭК/ФСБ и допусков у сотрудников.
2. Работа с ограниченной распространением информацией (ДСП, комерческая тайна, персональные данные — 152-ФЗ).
3. Обеспечение режима конфиденциальности при работе в АС «Электронное правительство», ГИС МО, ЕИС.

Д. Организационно-техническое и материальное обеспечение

1. Обеспечение деятельности главы округа, депутатов Совета, администрации: канцелярия, техника, мебель, расходники.
2. Организация приема граждан (личный прием главы, заместителей, специалистов), ведение журналов учета обращений.
3. Работа с обращениями граждан (ФЗ-59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»): регистрация, распределение, контроль сроков ответа.

Е. Кадровая работа внутри отдела

1. Подготовка проектов приказов о приеме, переводе, увольнении, поощрении сотрудников отдела.
2. Организация повышения квалификации (не реже 1 раза в 3 года по программам доп. проф. образования).
3. Проведение аттестации специалистов (при наличии положения об аттестации в МО).

Раздел III: Права и обязанности начальника отдела

Начальник отдела (ФИО скрыто: *) наделяется широкими полномочиями:

• Организационно-распорядительные: распределяет обязанности между сотрудниками (должностными инструкциями), утверждает графики отпусков, вводит режимы ЧС/УВВ на рабочих местах.
• Право подписи: Подписывает исходящую корреспонденцию отдела, служебные записки, акты, запросы в пределах компетенции.
• Право запроса: Запрашивает у структурных подразделений администрации документы, сведения, объяснения, необходимые для выполнения задач отдела.
• Право представления: Вносит на рассмотрение руководителю администрации предложения по совершенствованию делопроизводства, кадровые вопросы, закупки.
• Доступ к информации: Имеет доступ ко всей информации администрации, необходимой для исполнения служебных обязанностей, включая сведения, составляющие гостайну и иную охраняемую законом тайну (при наличии допуска).

Обязанности: Лично отвечает за исполнение функций отдела, соблюдение сроков, законности оформления документов, сохранность архивных фондов, защиту ПДн.

Раздел IV: Организация текущей работы

• Режим работы: Устанавливается в соответствии с внутренним трудовым распорядком администрации (обычно 5-дневная неделя, 8-часовой день, перерыв на отдых).
• Прием граждан: По установленному графику (например, вторник/четверг 14:00–18:00) в помещении * (адрес скрыт).
• Взаимодействие: Плановое и внеплановое взаимодействие с департаментами/управлениями администрации, территориальными органами (префектурами/районными умами, по модели Москвы/Тольятти), прокуратурой, судами, Росархивом.
• Электронный документооборот: Обязательное использование СЭД (например, «1С:Документооборот», «Диадок», региональные системы типа «Электронная Москва» / «Госуслуги. Решаем вместе»).

Особенности в зависимости от типа МО (примеры из практики)

Городские округа с внутригородским делением (Москва, Тольятти)

В Москве функции «общего отдела» распределены между Департаментом информационных технологий (ДИТ) (ЭДО), Управлением делами Мэра и Правительства Москвы (делопроизводство, архив, прием граждан) и префектурами/районными умами (территориальное обеспечение). Положение о территориальном органе (Приложение № 1 к распоряжению Мэра Тольятти № 4762-1/р от ) регламентирует работу именно на местах.

Малые и средние городские округа (Горноуральск, Бор, Сергиев Посад)

Здесь Общий отдел — «сердце» администрации, концентрирующий все вышеперечисленные функции (делопроизводство + архив + контроль + режим секретности + прием граждан + хозяйство). Положение об Общем отделе г. Бора (утв. распоряжением адм. от № 123-р) и Положение об Администрации Сергиево-Посадского г.о. (Решение Совета депутатов от № 05/01-МЗ) служат эталонными образцами для таких МО.

Порядок внесения изменений и контроль за соблюдением

1. Инициатива: Начальник отдела, начальник администрации, прокурор (представление об устранении нарушения закона).
2. Разработка: Проект изменений готовится сотрудниками отдела, согласовывается с юристами (правовым отделом), профсоюзом (если затрагивает права работников).
3. Утверждение: Новым распоряжением/постановлением главы администрации.
4. Оценка правового воздействия (ОПВ): Обязательна для проектов НПА, затрагивающих права граждан/предпринимателей (ФЗ-294).
5. Публикация: На официальном сайте МО (* — адрес сайта), на информационных стендах, в газете (если предусмотрено Уставом).

Контроль за соблюдением Положения осуществляет:

• Начальник администрации (ежедневно/оперативно).
• Контрольно-счетный орган МО (плановые проверки).
• Прокуратура (надзор за законностью).
• Росархив / Архивное управление области (по архивной части).
• Роскомнадзор (по защите ПДн).

Типовые ошибки при разработке и актуализации

• Отсутствие ссылок на актуальные профстандарты (на 2025–2026 гг. актуальны профстандарты «Специалист по делопроизводству и архивному делу», «Архивист», «Менеджер по администрированию информационных систем»).
• Игнорирование требований 149-ФЗ и 152-ФЗ в части описания процессов обработки ПДн в СЭД и бумажном виде.
• Дублирование функций с правовым отделом (правовая экспертиза) или отделом кадров (кадровый архив — часто выделяется в отдельный сектор).
• Отсутствие регламента взаимодействия с СЭД (правила подписания ЭП, маршруты согласования, сроки хранения в системе).
• Неактуальные контакты и адреса в приложениях (телефоны: , email: , адрес серверной: *).

Примерный алгоритм утверждения новой редакции (Чек-лист)

1. [ ] Проанализировать действующее Положение на предмет соответствия новому законодательству (поправки в ФЗ-131, 149-ФЗ, 152-ФЗ, новые профстандарты).
2. [ ] Подготовить проект новой редакции (с использованием «слепой» разметки изменений).
3. [ ] Провести ОПВ (Оценку правового воздействия).
4. [ ] Согласовать с: юридическим отделом, отделом кадров, ДИТ/отделом ИТ, профсоюзным органом, главбухом (по БСО/закупкам).
5. [ ] Подготовить проект распоряжения/постановления об утверждении.
6. [ ] Подпись руководителем администрации;
7. [ ] Регистрация в Минюсте/Депюсте субъекта РФ (в течение 10 дней со дня принятия).
8. [ ] Официальное опубликование (сайт МО, стенд).
9. [ ] Обновление должностных инструкций сотрудников Отдела в соответствии с новой редакцией Положения.

Положение об общем отделе, это не просто формальный документ «для прокуратуры», а оперативный инструмент управления качеством администрации. Грамотно прописанные процессы делопроизводства, контроля поручений, архивного дела и работы с обращениями граждан напрямую влияют на:

• Исполнительскую дисциплину администрации (показатели для грантов, рейтингов).
• Безопасность информации (отсутствие утечек, штрафов Роскомнадзора).
• Прозрачность власти (доступность НПА, прием граждан).
• Сохранность документного фонда истории муниципалитета.

Рекомендуется проводить ревизию Положения не реже одного раза в год (обычно в I квартале после принятия годового бюджета и утверждения штатного расписания) и обязательно — при смене руководителя администрации, реорганизации структуры или вступлении в силу значимых федеральных законов.

Примечание: В статье использованы обобщенные данные практики муниципальных образований РФ (Горноуральский г.о., г. Бор, Сергиево-Посадский г.о., г. Тольятти, г. Москва). Конкретные реквизиты актов (номера, даты, ФИО должностных лиц, адреса, телефоны) частично скрыты маской * в соответствии с требованиями конфиденциальности. Для разработки конкретного документа необходимо обратиться к актуальным актам конкретного муниципального образования.