Положение о договорной работе — это локальный нормативный акт организации, который определяет порядок подготовки, согласования, заключения, исполнения, изменения, расторжения и хранения договоров. По закону наличие такого документа не является обязательным, однако его наличие настоятельно рекомендуется: он упорядочивает документооборот, снижает юридические риски и чётко распределяет ответственность между сотрудниками и подразделениями.

Назначение документа

Положение о договорной работе разрабатывается в целях:

• определения единого порядка организации и осуществления договорной работы в компании;
• установления правил заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров гражданско-правового характера;
• распределения полномочий и ответственности между структурными подразделениями (юридическим отделом, бухгалтерией, финансовой службой, службой безопасности);
• обеспечения учёта, регистрации и хранения договоров;
• минимизации правовых и финансовых рисков при работе с контрагентами.

Структура положения о договорной работе

Типовой образец положения обычно включает следующие разделы:

Общие положения

В этом разделе указываются цели документа, нормативная база (ГК РФ, ТК РФ, внутренние акты), сфера применения и термины; Пример формулировки:

«1.1. Настоящее Положение о договорной работе (далее — Положение) в ООО «*» разработано в целях определения порядка организации и осуществления договорной работы, а также установления ответственности должностных лиц за соблюдение установленного порядка».

Порядок инициирования заключения договора

Если инициатором договора является само общество, юридическое подразделение готовит проект договора на основании служебной записки от структурного подразделения, инициирующего заключение договора. В служебной записке обязательно указываются:

1. предмет договора (купля-продажа, выполнение работ, оказание услуг, аренда и т. п.);
2. наименование и реквизиты контрагента;
3. цена договора и порядок расчётов;
4. сроки исполнения обязательств;
5. источник финансирования;
6. ответственный исполнитель со стороны организации.

Проверка контрагента

До подписания договора служба безопасности или юридический отдел проверяет контрагента: правоспособность, полномочия подписанта, наличие лицензий, отсутствие признаков недобросовестности (проверка по базам ФНС, картотеке арбитражных дел, реестру исполнительных производств).

Согласование проекта договора

Проект договора проходит визирование у следующих должностных лиц:

• руководителя инициирующего подразделения;
• юриста (юридического отдела);
• главного бухгалтера;
• финансового директора;
• при необходимости — руководителя службы безопасности.

Срок согласования, как правило, устанавливается в пределах 3–5 рабочих дней для каждого согласующего лица.

Подписание и регистрация договора

Договор подписывается уполномоченным лицом (директором или представителем по доверенности). После подписания договору присваивается регистрационный номер, сведения вносятся в реестр (журнал) учёта договоров, где фиксируются: номер, дата заключения, контрагент, предмет, сумма, срок действия, ответственный исполнитель.

Контроль исполнения, изменение и расторжение

Ответственное подразделение контролирует сроки исполнения обязательств, графики платежей, подписание актов. Изменение и расторжение договора оформляются дополнительным соглашением, которое проходит ту же процедуру согласования, что и основной договор.

Хранение и архивирование

Оригиналы договоров хранятся в юридическом отделе или канцелярии. Срок хранения договоров — не менее 5 лет после истечения срока действия (в соответствии с архивным законодательством).

Ответственность

Устанавливается ответственность должностных лиц за нарушение порядка согласования, утрату оригиналов, несоблюдение сроков контроля исполнения договоров.

Порядок утверждения положения

Положение утверждается приказом руководителя организации. Пример реквизитов приказа:

«Приказ № * от «*» ________ 20__ г. «Об утверждении Положения о договорной работе». Подпись: генеральный директор Иванов И. И. (Иван*)».

С положением необходимо ознакомить под подпись всех сотрудников, участвующих в договорной работе.

Практические рекомендации

• Адаптируйте типовой образец под специфику своей организации (ООО, АО, бюджетное учреждение).
• Используйте специализированные программы учёта договоров — они позволяют вести реестр с указанием номера, даты, контрагентов, исполнителей, согласователей и графиков платежей.
• Периодически (раз в 1–2 года) пересматривайте положение с учётом изменений законодательства.
• Закрепите в положении формы внутренних документов: служебной записки, листа согласования, журнала регистрации договоров.

Грамотно составленное положение о договорной работе — эффективный инструмент управления договорными отношениями компании. Оно обеспечивает прозрачность процедур, защищает интересы организации и позволяет избежать претензий со стороны контрагентов и контролирующих органов. За основу можно взять типовой образец 2025–2026 годов, адаптировав его под структуру и потребности конкретного предприятия.

Обратите внимание: приведённый материал носит ознакомительный характер. Для разработки положения с учётом специфики вашей организации рекомендуется обратиться к профильному юристу.