План-график работы правового (юридического) отдела — это внутренний организационно-распорядительный документ, который определяет перечень мероприятий юридической службы, сроки их исполнения и ответственных лиц. Грамотно составленный план позволяет систематизировать работу юристов, обеспечить контроль исполнения задач и повысить эффективность правового сопровождения деятельности организации.
Назначение и значение плана-графика
Планирование работы юридической службы преследует следующие цели:
- систематизация текущих и перспективных задач правового отдела;
- равномерное распределение нагрузки между сотрудниками;
- обеспечение контроля со стороны руководства организации;
- своевременное выполнение договорной, претензионной и исковой работы;
- предупреждение правовых рисков и нарушений законодательства.
Как правило, план составляется на год с разбивкой по кварталам или месяцам и утверждается руководителем организации.
Структура плана-графика
Типовой план работы правового отдела включает следующие графы:
- Порядковый номер мероприятия;
- Перечень мероприятий — наименование конкретной задачи;
- Срок исполнения — конкретная дата, квартал либо отметка «постоянно»;
- Ответственный исполнитель, фамилия и должность юриста;
- Отметка о выполнении — заполняется по факту исполнения.
Примерное содержание разделов плана
Договорная работа
- Проверка соответствия требованиям законодательства проектов договоров, представляемых на подпись руководству, их визирование — постоянно;
- Участие в разработке документов правового характера — постоянно;
- Анализ типовых форм договоров и их актуализация — I квартал;
- Инвентаризация действующих договоров — ежеквартально.
Претензионная и исковая работа
- Организация и ведение претензионной и исковой работы, методическое руководство этой работой в структурных подразделениях — постоянно;
- Подготовка отчёта о состоянии дебиторской задолженности — ежемесячно, до 5-го числа;
- Представление интересов организации в судах — по мере необходимости.
Нормотворческая и методическая работа
- Разработка и актуализация локальных нормативных актов (положений, инструкций, приказов) — по графику, II–III кварталы;
- Мониторинг изменений законодательства и информирование руководства, ежемесячно;
- Проверка законности приказов и распоряжений, постоянно.
Консультационная и обучающая деятельность
- Консультирование работников по правовым вопросам — постоянно;
- Проведение обучающих семинаров для руководителей подразделений, 1 раз в квартал;
- Повышение квалификации сотрудников юридической службы, согласно плану обучения.
Порядок утверждения и контроля исполнения
Проект плана готовит начальник правового отдела и представляет на утверждение руководителю организации. Например, в типовой форме плана юридической службы ОАО «Стрела» документ утверждается подписью руководителя (И.И. Маль*) с указанием даты утверждения.
Контроль исполнения плана осуществляется:
- ежемесячно — начальником отдела на оперативных совещаниях;
- ежеквартально — путём составления отчёта о выполнении плановых мероприятий;
- по итогам года — при подготовке годового отчёта и плана на следующий период.
Автоматизация планирования
Современные юридические отделы всё чаще используют специализированные программные инструменты для ведения плана-графика. Например, шаблоны для юридических отделов в системе Jira Work Management (Atlassian) позволяют оптимизировать цикл юридической экспертизы, управлять договорами, назначать ответственных и отслеживать сроки исполнения задач в режиме реального времени.
Практические рекомендации
- Формулируйте мероприятия конкретно и измеримо («проверить 100% проектов договоров», а не «заниматься договорами»).
- Закладывайте резерв времени на внеплановые поручения руководства.
- Закрепляйте за каждым мероприятием конкретного исполнителя.
- Регулярно актуализируйте план с учётом изменений законодательства и приоритетов организации.
- По итогам периода анализируйте причины невыполнения отдельных пунктов.
План-график работы правового отдела, не формальность, а действенный инструмент управления юридической службой. Его наличие дисциплинирует сотрудников, делает работу отдела прозрачной для руководства и в конечном счёте снижает правовые риски организации.
Справочно: примерные формы планов размещены в информационно-правовых системах (например, «ЭТАЛОН-ONLINE», Национальный центр законодательства и правовой информации Республики Беларусь, г. Минск, ул. Берсона, 1а; тел. +375 () *—).