Эффективная работа архива любой организации невозможна без четкого планирования. Ключевым документом, регламентирующим поступление документов на архивное хранение, является план-график приема дел в архив. Данная статья подробно разбирает нормативную базу, этапы составления, требования к оформлению и практические нюансы работы с этим документом на 2026 год и последующие периоды.

Нормативная правовая основа

Формирование графика приема дел регулируется комплексом нормативных актов. Основными документами, на которые необходимо опираться, являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16, 17).
• Приказ Росархива от № 125 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства…» (в части требований к подготовке дел к передаче).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении типовых норм хранения документов…» (для определения сроков хранения перед передачей).
• Внутренние документы организации: Правила приема-передачи документов в архив, утвержденные руководителем организации.

Важно: Согласно п. 10.2.1 типовых правил (Приложение 46 к Приказу Росархива № 236 или аналогичным методическим рекомендациям), в архиве ежегодно составляются: годовой план работы и план-график приема дел в архив.

Сроки и этапы составления графика

Процесс формирования графика — это не разовое действие, а этап в годовом цикле работы архива.

Время составления: начало года

График передачи дел в архив составляется в начале календарного года (обычно в январе, феврале).

• Ориентировочная крайняя дата утверждения: 15 февраля текущего года.
• Предварительное условие: к этому моменту должна быть завершена экспертиза ценности документов (актирование) за прошедший год и утверждена номенклатура дел;

Основной период приема-передачи

Практика показывает, что активная фаза приема дел приходится на период с конца весны по начало осени (май — сентябрь).

Логика распределения нагрузки:

1. Январь — апрель: Завершение экспертизы ценности, закрытие номенклатуры дел прошлого года, подготовка описей.
2. Май — сентябрь: Основной поток приема-передачи дел от структурных подразделений.
3. Октябрь — декабрь: Полное оформление принятых в архив документов (сшивка, маркировка, размещение на стеллажах), подготовка номенклатуры дел на следующий год, отчетность.

Порядок согласования и утверждения

График не может быть односторонним решением архивиста; Он требует согласования заинтересованных сторон:

1. Составление: Работник архива (заведующий архивом / архивист) готовит проект графика.
2. Согласование с руководителями структурных подразделений: Проект направляется начальникам отделов/служб, передающих документы, для согласования удобных сроков.
3. Согласование с начальником службы ДОУ (Делоопроизводственного обеспечения): Если в структуре есть такая единица.
4. Утверждение: График утверждается руководителем организации (приказом, распоряжением или визой на самом документе).

В организациях, в которых отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется (передача осуществляется в порядке, установленном Правилами приема-передачи).

Форма и структура плана-графика

Единой обязательной для всех формой (по ОКУД) на текущий момент не установлено. Форма графика приема дел в архив, как правило, приводится в Приложении 3 к Правилам приема-передачи документов в архив конкретной организации.

Обязательные реквизиты документа

В графике должны быть указаны:

• Наименование организации.
• Наименование документа: «План-график приема дел в архив на 20__ год».
• Дата составления и регистрационный номер.
• Табличная часть с колонками:
  • Порядковый номер.
  • Наименование структурного подразделения (передающего дела).
  • ФИО ответственного лица от подразделения (маскировано: *).
  • Объем дел (количество единиц хранения / погонных метров).
  • Сроки подготовки дел подразделением (с — по).
  • Сроки приема-передачи дел в архив (конкретные даты).
  • ФИО архивиста-приемщика (маскировано: *).
  • Отметка о выполнении (подпись, дата).
• Подписи согласующих лиц и утверждающего руководителя.

Образец заполнения строки графика (пример)

Процедура приема-передачи дел (по графику)

Соблюдение графика — это дисциплинарный вопрос. Процедура передачи строго регламентирована:

Подготовка дел подразделением

• Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел (сшивка, нумерация листов, составление описей).
• Подготовка осуществляется в сроки, указанные в графике (колонка «Подготовка»).

Акт приема-передачи — главный подтверждающий документ

Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы. Результатом является составление Акта приема-передачи дел на архивное хранение (в 2-х экземплярах: для архива и для подразделения).

В акте (и в описях) обязательно указываются:

• Количество фактически принятых дел (цифрами и прописью).
• Номера отсутствующих дел (если есть) с указанием причин.
• Дата приема-передачи.
• Подписи и расшифровки подписей: заведующего архивом (или уполномоченного архивиста) и лица, передавшего дела.

Контроль выполнения графика

План-график, это инструмент управления. Контроль за его выполнением ведет:

• Заведующий архивом, ежедневно/еженедельно в период приема.
• Начальник службы ДОУ — по итогам кварталов.
• Руководитель организации — по итогам года (через отчет о работе архива).

В случае нарушения сроков передачей подразделением, архивист составляет служебную записку руководителю организации с просьбой принять меры воздействия на ответственного исполнителя.

Особенности передачи дел по личному составу

Дела по личному составу (личные дела, личные карточки, тематические дела кадрового характера) передаются по общему графику, но имеют специфические требования к оформлению (согласно Приказу Минтруда/Росархива):

• Обязательное наличие титульных листов установленного образца.
• Строгая хронологическая или алфавитная последовательность в описи.
• Отдельное хранение (часто в отдельном помещении/сейфе) — учитывается при планировании мест на стеллажах.

Типичные ошибки и рекомендации экспертов

Электронный документооборот и график приема

В 2026 году большинство организаций переходят на гибридный или полностью электронный документооборот. Это накладывает отпечаток на график:

• Электронные дела (ЕАД): «Передача» в электронный архив (СЭД/ЭАРХ) происходит путем смены статуса/жизненного цикла дела в системе. График фиксирует дедлайны по завершению формирования электронных дел и их переводу в статус «Архив».
• Бумажные оригиналы: Если сохраняются параллельно, график должен разделять потоки: «Прием электронных копий» и «Прием бумажных оригиналов».
• Акт в ЭДО: Подписывается ЭП (усиленная/неусиленная) уполномоченными лицами. Реквизиты акта (номер, дата, подписи) заносятся в журнал регистрации передач (электронный).

Резюме: чек-лист для архивиста на 2026 год

1. Январь: Завершить экспертизу ценности за 2025 г. Утвердить номенклатуру дел на 2026 г.
2. До 15 февраля: Составить проект План-графика приема дел на 2026 г.
3. Февраль — Март: Согласовать график с руководителями подразделений и начальником ДОУ.
4. Март: Утвердить график приказом/распоряжением руководителя. Рас разослать копии подразделениям.
5. Апрель: Провести методическое совещание/рассылку инструкций по подготовке дел к сдаче.
6. Май — Сентябрь: Работать по графику: приемка дел, составление актов, размещение на хранение.
7. Еженедельно: Отмечать в графике выполнение/просрочки. Реагировать на срывы служебными записками.
8. Октябрь — Ноябрь: Завершить оформление принятых дел (инвентаризация, маркировка, ввод в учетные системы).
9. Декабрь: Составить отчет о выполнении плана-графика за год. Подготовить данные для номенклатуры на 2027 г.

Примечание: В статье использованы обобщенные данные из типовых Правил приема-передачи документов, Приказов Росархива и судебной практики. Конкретные фамилии ответственных лиц, внутренние телефоны и адреса структурных подразделений в рабочих документах заменены на маску (*) в соответствии с политикой конфиденциальности.