График отпусков — один из ключевых кадровых документов любой организации. От того, насколько грамотно он составлен и как правильно оформлены заявления сотрудников, зависит не только комфорт коллектива, но и юридическая безопасность компании. В этой статье подробно разберём, как писать заявления, связанные с графиком отпусков: на включение в график, на отпуск по графику, на перенос и разделение отпуска.
Что говорит закон
Основные нормы закреплены в Трудовом кодексе РФ:
- Статья 123 ТК РФ — работодатель обязан утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года (то есть до 17 декабря). График обязателен как для работодателя, так и для работника.
- Статья 123 ТК РФ (часть 3) — о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
- Статья 124 ТК РФ — регулирует перенос и продление отпуска (болезнь, исполнение государственных обязанностей, несвоевременная выплата отпускных и т.д.).
- Статья 125 ТК РФ — допускает разделение отпуска на части по соглашению сторон, при этом хотя бы одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.
Важный нюанс: Трудовой кодекс не требует заявления, если работник уходит в отпуск строго по графику — достаточно уведомления работодателя. Однако локальные нормативные акты организации (ПВТР, положение об отпусках) часто обязывают сотрудника писать заявление. Поэтому порядок лучше уточнить в отделе кадров.
Когда заявление всё-таки нужно
- Новый сотрудник просит включить его в график отпусков текущего года.
- Работник хочет уйти в отпуск вне графика или перенести даты.
- Требуется разделить отпуск на части.
- Оформляется отпуск без сохранения зарплаты, учебный, с последующим увольнением и т.п.
- Локальные акты компании прямо требуют заявление даже при отпуске по графику.
Общая структура заявления
Любое заявление на отпуск строится по единой схеме:
- Шапка (правый верхний угол): кому адресовано — должность, наименование организации, ФИО руководителя в дательном падеже; от кого — должность, подразделение, ФИО в родительном падеже.
- Название документа: «Заявление» (по центру).
- Текст: просьба с указанием вида отпуска, дат начала и окончания, количества календарных дней.
- Дата и подпись с расшифровкой.
Образец 1. Заявление на включение в график отпусков (новый работник)
Генеральному директору
ООО «*»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
Заявление
Прошу включить меня в график отпусков на 2026 год и предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней с по .
Петров П.П. Петров
Образец 2. Заявление на отпуск по графику
Директору ООО «*»
Сидоровой А.А.
от бухгалтера
Кузнецовой Елены Сергеевны
Заявление
Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск согласно графику отпусков с по продолжительностью 14 календарных дней.
Кузнецова Е.С. Кузнецова
Образец 3. Заявление о переносе отпуска
Генеральному директору
ООО «*»
Иванову И.И.
от инженера ПТО
Смирнова Алексея Викторовича
Заявление
Прошу перенести мой ежегодный оплачиваемый отпуск, запланированный графиком отпусков на период с по , на период с по в связи с семейными обстоятельствами.
Смирнов А.В. Смирнов
Образец 4. Заявление о разделении отпуска на части
Руководителю ООО «*»
от специалиста отдела кадров
Васильевой Ольги Николаевны
Заявление
Прошу разделить мой ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней на части и предоставить:
- первую часть — 14 календарных дней с по ;
- вторую часть — 7 календарных дней с по ;
- третью часть — 7 календарных дней с по .
Васильева О.Н. Васильева
Практические рекомендации
- Сроки подачи. Закон не устанавливает точный срок подачи заявления, но на практике его подают за 1–2 недели до отпуска, чтобы бухгалтерия успела начислить отпускные (выплатить их нужно не позднее чем за 3 дня до начала отпуска — ст. 136 ТК РФ).
- Уточняйте локальные правила. В некоторых организациях заявление визируется непосредственным руководителем до передачи директору.
- Фиксируйте подачу. Сделайте копию заявления с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись секретаря) — это защитит вас в спорных ситуациях.
- Перенос — только по согласованию. Работодатель не обязан переносить отпуск по желанию работника (кроме случаев из ст. 124 ТК РФ), поэтому указывайте уважительную причину.
- Льготные категории. Несовершеннолетние, мужья в период декрета жены, ветераны и ряд других категорий вправе уйти в отпуск в удобное время независимо от графика (ст. 122, 123, 267 ТК РФ).
Типичные ошибки
- Отсутствие дат начала и окончания отпуска или указание только количества дней.
- Путаница между календарными и рабочими днями.
- Отсутствие подписи или даты составления заявления.
- Подача заявления «задним числом» или уже в период отпуска.
- Игнорирование требований локальных актов организации о форме и сроках.
Заявление на отпуск — простой документ, но его корректное оформление избавляет от кадровых ошибок и трудовых споров. Помните главное: график отпусков утверждается до 17 декабря, уведомление о начале отпуска работник получает за две недели, а заявление обязательно при отклонении от графика или если этого требуют внутренние правила компании. Используйте приведённые образцы, адаптируя их под свою ситуацию, и всегда сохраняйте копию с отметкой о принятии.