Военные комиссариаты (военкоматы) регулярно проводят проверки выполнения работодателями обязанностей по воинскому учёту. После такой проверки в организации высылается акт проверки, в котором фиксируются выявленные нарушения и рекомендации. По закону организация обязана подготовить ответ на акт проверки в установленный срок (обычно 10‑15 рабочих дней).

В статье рассмотрим:

• Краткую правовую базу;
• Структуру ответа на акт проверки;
• Пошаговую инструкцию по подготовке;
• Образец письма‑ответа с маскировкой персональных данных;
• Полезные рекомендации по ведению журналов и внутренней документации.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок проверки и ответных действий работодателя:

1. Инструкция «О порядке ведения воинского учёта в организациях» (Инструкция № 700 от г.).
2. Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» от № 53‑ФЗ.
3. Приказ Минобороны России № 165 от «Об утверждении формы журнала проверок осуществления воинского учёта».
4. Трудовой кодекс РФ (ст. 75) – обязанности работодателя по учёту граждан, подлежащих воинской службе.

Согласно пунктам 55‑57 Инструкции № 700, в ответе на акт проверки необходимо:

• Подтвердить получение акта;
• Отразить принятые меры по устранению замечаний;
• Приложить подтверждающие документы (журналы, справки, приказы).

Структура ответа на акт проверки

Пошаговая инструкция

Шаг 1. Получение и анализ акта

• Сохраните оригинал акта в архиве.
• Определите ответственного за подготовку ответа (обычно главный бухгалтер или юрист).
• Составьте перечень всех замечаний.

Шаг 2. Сбор подтверждающих документов

• Журнал «О разъяснении правил воинского учёта» (если используется).
• Личные карточки сотрудников (форма 18) и их копии.
• Приказы о постановке на учёт, о снятии с учёта, о корректировке данных.
• Справки из военкомата о подтверждении выполнения обязанностей.

Шаг 3. Подготовка текста ответа

• Сформулируйте каждое замечание в виде «В пункте 3.2 акта указано …; в ответ на замечание … принято следующее решение …».
• Если замечание не требует действий, укажите «не требует исправления» и ссылку на нормативный акт.

Шаг 4. Оформление письма‑ответа

• Используйте официальный бланк организации.
• Заполните все реквизиты (см. образец ниже).
• Проверьте орфографию и соответствие фактическим данным.

Шаг 5. Согласование и подпись

• Согласуйте ответ с руководителем организации.
• Подпишите документ (подпись руководителя и/или ответственного за ВУ).
• Поставьте печать (если у организации есть печать).

Шаг 6. Отправка и учёт

• Отправьте ответ в военкомат заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Сохраните копию письма и подтверждение отправки в архиве.
• Обновите журнал проверок, отметив дату отправки и номер письма.

Образец письма‑ответа на акт проверки воинского учёта

Ниже – готовый шаблон, который можно адаптировать под нужды любой организации. Все персональные данные частично скрыты под маской .

Наименование организации: ООО «Пример‑Тех»

ИНН: 7707123

КПП: 7707001

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5

Телефон: +7 ( ) ‑‑*

Электронная почта: info@primer-teh.ru

Руководитель: Иванов Иван Иванович, генеральный директор

Ответственный за ВУ: Петров Петр Петрович, главный бухгалтер


Кому: Военный комиссариат г. Москвы

От кого: ООО «Пример‑Тех»

Исходящий №: 2026/09‑02


Тема: Ответ на акт проверки воинского учёта № 2026‑09‑12 от г.



Уважаемый(ая) начальник военного комиссариата!

Настоящим подтверждаем получение акта проверки воинского учёта № 2026‑09‑12 от г. (далее – «Акт»). В ответ на выявленные в Акте замечания информируем о принятых мерах.

Замечание 1. Отсутствие отметки о постановке на учёт в паспортах новых сотрудников.
В соответствии с пунктом 3.1 Актa, в паспортах 5 новых сотрудников (ФИО указаны в Приложении 1) не было сделано отметки о постановке на учёт. Принятые меры: проведена проверка всех трудовых договоров, в течение 3‑х рабочих дней  получены справки из военкомата о постановке на учёт, отметки внесены в паспорта. Копии справок и отметок прилагаются (Приложение 2).

Замечание 2. Неактуальная информация в Журнале проверки воинского учёта.
В журнале (форма 6) указаны устаревшие данные о статусе 2‑х сотрудников, находящихся в запасе. Принятые меры: журнал обновлён г., внесены актуальные сведения о статусе, дате бронирования и месте службы. Журнал подписан ответственным сотрудником (Приложение 3).

Замечание 3. Отсутствие приказа о проведении ежегодной сверки сведений.
В соответствии с пунктом 4.2 Актa, в организации не был оформлен приказ о ежегодной сверке. Принятые меры: издан приказ № П‑2026‑09‑01 от г. «Об организации ежегодной сверки сведений по воинскому учёту», подпись руководителя и печать прилагаются (Приложение 4);

Замечание 4. Неоформленные листы в личных карточках сотрудников.
В 3‑х личных карточках (форма 18) отсутствовали листы с данными о семейном положении. Принятые меры: недостающие листы заполнены и заверены подписью ответственного за ВУ (Приложение 5).

Все указанные выше действия выполнены в полном соответствии с требованиями Инструкции № 700 и Федерального закона № 53‑ФЗ.

Просим считать указанные нарушения устранёнными. При необходимости готовы предоставить дополнительные разъяснения.

С уважением,

____________________

Петров Петр Петрович

Главный бухгалтер ООО «Пример‑Тех»

Тел.: +7 (*** ) ‑‑*

E‑mail: finance@primer-teh.ru


Приложения:

 
Список сотрудников, получивших отметки в паспортах (5 чел.)
 
Копии справок из военкомата и отметок в паспортах
 
Обновлённый Журнал проверки воинского учёта (форма 6)
 
Приказ № П‑2026‑09‑01 «Об организации ежегодной сверки сведений по воинскому учёту»
 
Недостающие листы личных карточек (форма 18)

Как вести журнал проверок воинского учёта (рекомендации)

• Регулярность. Вносите данные сразу после каждой проверки, а также после самостоятельных сверок.
• Контроль доступа. Журнал храните в закрытом шкафу, опломбируйте индикаторной пломбой (по инструкции Минобороны).
• Структура записи. В каждой строке указывайте: дата, номер акта, вид проверки, выявленные замечания, принятые меры, ответственный, подпись.
• Электронный вариант. При наличии возможности используйте электронный журнал (формат xlsx) с резервным копированием.

Пример записи в журнале

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Сколько времени даёт закон на подготовку ответа?

Согласно пункту 5 Инструкции № 700, ответ должен быть направлен в течение 10‑15 рабочих дней с момента получения акта.

Вопрос 2. Что делать, если в акте указаны замечания, которые нам не понятны?

Необходимо запросить разъяснения у проверяющего сотрудника военкомата в письменной форме (запрос‑пояснение). Ответ следует приложить к письму‑ответу.

Вопрос 3. Можно ли отправить ответ по электронной почте?

Да, если военкомат согласовал такой способ. В письме‑ответе укажите, что документ отправлен в электронном виде, приложите сканы всех подтверждающих документов и сохраните подтверждение отправки (квитанция о доставке).

Вопрос 4. Как оформить подпись в электронном документе?

Для электронных подписей используйте квалифицированный сертификат (КЭП), выданный аккредитованным удостоверяющим центром. При печатных копиях подпись ставится от руки.

Подготовка ответа на акт проверки воинского учёта – важный процесс, от которого зависит репутация организации и отсутствие штрафных санкций. Следуйте рекомендациям, используйте представленный образец и не забывайте вести актуальные журналы и внутренние регистры. При правильном подходе ответ будет готов быстро, без лишних вопросов со стороны военкомата.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, вы можете обратиться к юридическому отделу вашей организации или к специалистам в области трудового и воинского законодательства.

Дата публикации: г. | Автор: юридический отдел ООО «Пример‑Тех» (контакт: +7 (*** ) ‑‑*)