Электронный документооборот (ЭДО) в системе СБИС (Saby) позволяет быстро и юридически значимо обмениваться договорами с контрагентами без бумажной волокиты. В этой статье разберём пошагово, как отправить договор на подписание, что делать, если контрагент не подключён к ЭДО, и как отслеживать статус документа.
Подготовительный этап: что проверить перед отправкой
Прежде чем отправлять договор контрагенту, убедитесь в следующем:
- Формат обмена в договоре. Проверьте, предусмотрена ли в действующем договоре с партнёром возможность электронного взаимодействия (ЭДО). Если нет — заключите дополнительное соглашение.
- Наличие электронной подписи. У вас должна быть действующая квалифицированная электронная подпись (КЭП), настроенная в СБИС.
- Статус контрагента. Уточните, подключён ли контрагент к ЭДО. Если данные об операторе отсутствуют, контрагент либо не подключён, либо не настроил роуминг. В этом случае его можно пригласить в СБИС по email.
Пошаговая инструкция: отправка договора на подписание
Шаг 1. Создайте документ
Перейдите в раздел «Документы» → «Исходящие». Нажмите на значок создания документа и выберите тип «Договор». Договор можно загрузить в любом распространённом формате: .doc, .xls, .pdf и даже в виде изображения .jpg — регламентированной электронной формы для договоров нет.
Шаг 2. Проверьте отправителя
Если в вашем аккаунте несколько организаций, проверьте, от чьего имени отправляется документ. При необходимости нажмите на название организации и выберите нужную.
Шаг 3. Укажите реквизиты
Введите дату и номер договора, если ведёте учёт в другой системе. Это поможет синхронизировать документооборот.
Шаг 4. Добавьте контрагента
Укажите получателя документа — это может быть:
- идентификатор контрагента в системе СБИС;
- адрес электронной почты контрагента (например, partner*@example.ru).
Важно: для договора можно указать нескольких получателей — введите их через запятую. В других типах документов получатель может быть только один.
Шаг 5. Отправьте документ
Нажмите кнопку «Отправить» или «Создать». Документ получит статус «Отправлен».
Что происходит после отправки
Когда получатель подпишет или отклонит договор, статус изменится:
- «Согласован» — договор подписан всеми участниками;
- «Не согласован» — документ отклонён одним или несколькими участниками.
Чтобы проверить результат, откройте документ и нажмите «Проверка подписи». Если документ согласован всеми сторонами, выберите этап «Подписание» и подпишите его со своей стороны. Если контрагент не подписал файл — уточните у него причину.
Если контрагент не подключён к ЭДО
Даже в этом случае вы сможете направить документ из СБИС:
- Контрагент получит файл на электронную почту.
- Он сможет скачать документ в формате PDF и подписать его своей ЭЦП.
- Для полноценного двустороннего обмена отправьте контрагенту приглашение к ЭДО: укажите типы документов (договоры, счета, акты, накладные), сроки подписания и возврата, проверьте введённые данные и нажмите «Отправить».
После принятия приглашения вы получите уведомление, и обмен документами станет полностью электронным.
Полезные советы
- Точные названия кнопок и разделов могут отличаться в зависимости от версии и настроек СБИС — ориентируйтесь на актуальный интерфейс online.sbis.ru.
- Отслеживайте статус отправленных документов в личном кабинете в разделе «Исходящие».
- Если возникли сложности, обратитесь в службу поддержки СБИС по телефону 8-800-*— или через онлайн-чат.
Отправка договора на подписание контрагенту через СБИС занимает всего несколько минут: создайте документ, укажите получателя, отправьте и дождитесь подписания. Электронный документооборот экономит время, снижает издержки на почтовые отправления и обеспечивает юридическую значимость документов.