Отдел архивных материалов Управления записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Администрации городского округа Саранск Республики Мордовия является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и выдачу архивных документов гражданского состояния. В данной статье собрана актуальная информация о контактах, режиме работы, компетенции и порядке обращения в данный отдел на основе открытых источников по состоянию на .

Контактная информация и адрес

Архивный отдел размещается в здании Дворца бракосочетания Управления ЗАГС. Ниже приведены основные реквизиты для связи и личного визита (персональные данные и частичные номера скрыты в соответствии с политикой конфиденциальности):

• Полное наименование: Отдел архивных материалов Управления ЗАГС Администрации городского округа Саранск Республики Мордовия.
• Адрес местонахождения: Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Советская, д. 47а (здание Дворца бракосочетания).
• Телефон справочно-информационной службы (общий): +7 (8342) -7-53-87.
• Прямой телефон отдела архивных материалов: +7 (8342) -7-73- (последние две цифры скрыты).
• Официальный сайт Администрации ГО Саранск: saransk.gov.ru (раздел «Структура управления» → «Управление ЗАГС» → «Нормативные документы» → «Положение об отделе архивных материалов»).
• Электронная запись на прием: Доступна через портал «Госуслуги» (ЕПГУ) или региональный портал услуг Республики Мордовия.

Важно: На территории города функционируют также Ленинский отдел ЗАГС (ул. Советская, 31а) и Пролетарский отдел ЗАГС, однако именно в здании по ул. Советская, 47а концентрируется архивный фонд и специализированный отдел по работе с архивными справками.

Режим работы и прием граждан

График работы отдела архивных материалов, как правило, совпадает с общим графиком Управления ЗАГС, однако для получения архивной справки рекомендуется уточнять время приема архивариусов заранее по телефону.

Примечание: В предпраздничные дни рабочий день может быть сокращен на 1 час. Обратите внимание, что прием по вопросам выдачи архивных справок может вестись в отдельном кабинете или в определенные часы (например, только до обеда), поэтому предварительный звонок по телефону +7 (8342) -7-73- обязателен.

Основные функции и компетенция отдела

Деятельность отдела регулируется «Положением об отделе архивных материалов Управления ЗАГС Администрации городского округа Саранск», утвержденным решением Администрации. К ключевым задачам относятся:

1. Хранение и учет архивных фондов: Обеспечение сохранности актовых записей о рождении, заключении брака, расторжении брака, смерти, перемене имени, установлении отцовства, усыновлении (удочерении), совершенных на территории городского округа Саранск (в т.ч. бывшими Ленинским и Пролетарским районными отделами ЗАГС).
2. Выдача повторных и архивных свидетельств/справок: Формирование и выдача документов на основании архивных записей (свидетельства о рождении, браке, смерти, справки формы № 25, № 33 и др.).
3. Оформление апостиля: Надлежащая легализация документов ЗАГС для использования за границей (апостиль ставится на оригиналы свидетельств или нотариально заверенные копии).
4. Восстановление утерянных записей: Работа с запросами на восстановление записей актов гражданского состояния в случае утраты или порчи архивов (взаимодействие с судами и архивными учреждениями).
5. Информационно-справочное обслуживание: Ответы на письменные и устные запросы граждан, нотариусов, судов, консульских учреждений и иных уполномоченных органов.
6. Цифрование и электронное документооборот: Перевод фондов в электронный вид, интеграция с ЕГР ЗАГС и ФИС ФР для ускорения выдачи услуг в электронном виде.

Перечень предоставляемых услуг (по данным открытых реестров)

• Выдача повторного свидетельства о рождении.
• Выдача повторного свидетельства о заключении брака.
• Выдача повторного свидетельства о расторжении брака.
• Выдача повторного свидетельства о смерти.
• Выдача свидетельства о перемене имени.
• Выдача свидетельства об установлении отцовства.
• Выдача свидетельства об усыновлении (удочерении).
• Выдача архивных справок (в т.ч. для пенсионного фонда, судов, консульств).
• Постановка апостиля на документы ЗАГС.

Руководство и кадровый состав

В открытых источниках (отзывы граждан на картах и справочниках) упоминаеться заведующая архивом (архивариус). В целях соблюдения прав на защиту персональных данных ФИО полностью не публикуется:

• Заведующая отделом архивных материалов: Никонова Е. * (инициалы и фамилия частично скрыты).

Коллектив отдела состоит из архивариусов и старших архивариусов, осуществляющих прямой поиск записей в фондах (как бумажных, так и электронных базах ЕГР ЗАГС);

Нормативно-правовая база

Деятельность отдела строится на следующих ключевых документах:

• Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния».
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Постановление Правительства РФ от № 2513 «Об утверждении Административного регламента предоставления федеральной государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния…».
• Положение об отделе архивных материалов Управления ЗАГС Администрации городского округа Саранск (утверждено решением Администрации ГО Саранск, доступно на официальном сайте администрации).
• Приказы Министерства юстиции РФ и Республиканской службы ЗАГС Республики Мордовия.

Порядок получения архивной справки или повторного свидетельства

Способ 1: Личный визит (или через доверенное лицо)

1. Записаться на прием через «Госуслуги» (раздел «Получение архивной справки из органов ЗАГС») или по телефону +7 (8342) -7-73-.
2. Прийти в офис по адресу: г. Саранск, ул. Советская, 47а (Дворец бракосочетания) в установленное время.
3. Предъявить паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
4. Представить документы, подтверждающие родственные отношения с лицом, по которому запрашивается запись (если заявитель не является субъектом записи), а также нотариальную доверенность (если действует представитель).
5. Оплатить государственную пошлину (оплата возможна через терминал в холле, мобильное приложение банка или заранее через «Госуслуги» со скидкой 30%).
6. Получить готовый документ в срок, установленный административным регламентом (обычно в день обращения или в течение 3-5 рабочих дней при сложном поиске).

Способ 2: Через МФЦ (Мои Документы)

Многие услуги по выдаче повторных свидетельств и справок доступны в МФЦ г. Саранска. Это удобно, если нет возможности прийти в основное здание на ул. Советская. Необходимо выбрать услугу «Выдача повторного свидетельства ЗАГС» или «Выдача архивной справки ЗАГС».

Способ 3: Электронный запрос (Госуслуги / Почтой)

• Портал Госуслуг: Полностью дистанционный сценарий доступен для получения справок и повторных свидетельств с доставкой Почтой России (ЕМС) или выдачей в МФЦ/ЗАГС. Требуется подтвержденная учетная запись (ЭСИА).
• Почтовое отправление: На адрес: 430000, Республика Мордовия, г. Саранск, ул. Советская, 47а, в Управление ЗАГС Администрации ГО Саранск (Отдел архивных материалов). В конверте: заявление (форма произвольная с указанием реквизитов записи), копия паспорта, копия документов о родстве, квитанция об оплате пошлины, конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Территориальная принадлежность фондов

В архивный фонд Отдела архивных материалов Управления ЗАГС ГО Саранск поступили фонды:

• Ленинского районного отдела ЗАГС г. Саранска (располагался: ул. Советская, 31а).
• Пролетарского районного отдела ЗАГС г. Саранска.
• Городского отдела ЗАГС (исторические фонды до районного деления).
• Фонды ликвидированных сельских и поселковых отделов ЗАГС, входявших в состав городского округа (при межевых изменениях).

Если запись акта гражданского состояния была составлена на территории другого района Республики Мордовия (например, Рузаевский, Инсарский, Ковылкинский районы и др.), необходимо обращаться в Республиканскую службу ЗАГС Республики Мордовия (адрес: г. Саранск, ул. Федосеенко, 2а) или в соответствующий районный отдел ЗАГС.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько стоит архивная справка / повторное свидетельство?

Размер госпошлины устанавливается Налоговым кодексом РФ (ст. 333.26). На 2026 год: выдача повторного свидетельства, 350 руб., выдача справки из регистрационной книги — 200 руб. (при оплате через Госуслуги — со скидкой 30%). Постановка апостиля — 2500 руб. за документ.

Можно ли получить справку о рождении дедушки для оформления гражданства/визы?

Да, при подтверждении родственных отношений (цепочка свидетельств о рождении: дедушка — родитель — вы) и наличии нотариальной доверенности (если лично не можете прийти). Для консульств часто требуется апостиль и нотариальный перевод.

Что делать, если в архиве нет записи?

Выдается официальный отказ (Справка об отсутствии записи). С этим отказом и пакетом доказательств (свидетельства родственников, метрические книги, судебные решения, архивы ЗАГС других регионов, церковные метрики) необходимо обращаться в суд по месту нахождения ЗАГС (Районный суд г. Саранска) для установления факта рождения/брака/смерти в порядке особого производства (гл. 28 ГПК РФ).

Работает ли отдел в субботу?

Нет, суббота и воскресенье — выходные дни. Прием в Дворце бракосочетания в субботу ведется только для торжественной регистрации браков (по предварительной записи), архивный отдел в эти дни не работает.

Отдел архивных материалов Управления ЗАГС Администрации городского округа Саранск по адресу ул. Советская, 47а является единственным центром хранения исторических и текущих актовых записей города. Для успешного получения услуги рекомендуется:

1. Заранее записаться через «Госуслуги» или по телефону +7 (8342) -7-73-.
2. Подготовить полный пакет документов, подтверждающих родство (если запрашиваете не свою запись).
3. Оплатить пошлину онлайн для экономии времени и денег.

Данная информация носит справочный характер. Актуальные график работы, стоимость пошлины и перечень необходимых документов лучше подтверждать непосредственно перед визитом по указанным контактным телефонам или на официальном портале Госуслуг.