Опись дел постоянного хранения — один из ключевых учётных документов архивного дела, который составляется в судах при передаче завершённых производств на хранение. В данной статье рассмотрим, что представляет собой этот документ, какова его структура, кто его утверждает и какие требования предъявляются к оформлению.
Что такое опись дел постоянного хранения
Опись дел постоянного хранения (архивная опись) — это учётный документ, содержащий систематизированный перечень дел, подлежащих бессрочному хранению. Она составляется на все завершённые в делопроизводстве суда дела и наряды постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности.
Основанием для составления описей служит номенклатура дел суда, а порядок оформления регламентируется Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции (утверждена приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 137).
Структура архивной описи
Опись дел, документов постоянного хранения состоит из следующих элементов:
- титульный лист — содержит наименование суда, заголовок описи, дату утверждения;
- оглавление — перечень разделов описи с указанием страниц;
- предисловие — в нём фиксируются основные функции и структура суда, категории дел, вошедших в опись, особенности формирования перечня;
- описательные статьи — основная часть описи в виде таблицы;
- итоговая запись — сведения об общем количестве дел, включённых в опись;
- лист-заверитель — подтверждает правильность оформления.
Образец табличной части описи
Описательные статьи оформляются в виде таблицы по установленной форме (приложение к Инструкции):
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | 1-/2025 | Уголовное дело по обвинению Иванова И. И. | 01.2025–06.2025 | 245 | — |
| 2 | 2-/2025 | Гражданское дело по иску Петровой А. С. к ООО «*» | 03.2025–09.2025 | 112 | — |
Важное правило: заголовок дела в первый раз воспроизводится в полном варианте. При повторном написании однотипного заголовка его часть заменяется словами «То же».
Порядок утверждения описи
Процедура согласования и утверждения описи включает несколько этапов:
- Опись составляется работниками подразделений суда, ответственными за ведение делопроизводства (секретарями судебных заседаний, специалистами аппарата).
- Опись согласовывается с председателем экспертной комиссии суда.
- Утверждается председателем суда (судебной коллегии).
Историческая справка
При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения в государственный архив к каждой описи составляется историческая справка. В ней излагаются:
- принципы отбора дел на постоянное хранение;
- порядок систематизации дел в описи;
- краткая история суда и изменения в его структуре.
Подготовка дел к описи
Перед включением в опись уголовные, гражданские, кассационные, надзорные и административные дела должны быть надлежащим образом оформлены. Работники секретариата суда обязаны:
- прошить и пронумеровать все приобщённые к делу документы;
- составить внутреннюю опись документов, находящихся в деле;
- оформить лист-заверитель дела;
- проверить соответствие дела требованиям Инструкции.
Сводная опись и передача в архив
Описи, подготовленные структурными подразделениями суда, служат основой для составления сводной описи дел, которую готовит архив суда. Именно по сводной описи дела передаются на постоянное хранение в государственный архив в установленные сроки.
Грамотно составленная опись дел постоянного хранения — гарантия сохранности судебных документов и возможности их оперативного поиска в будущем. Соблюдение установленных форм, правил систематизации и порядка утверждения описи является обязательным требованием для всех судов общей юрисдикции.
Справочно: за консультацией по вопросам архивного делопроизводства можно обратиться в отдел делопроизводства вашего суда по телефону +7 () — или в территориальный государственный архив.