Опись дел — это основной справочный и поисковый архивный документ, обеспечивающий учет и быстрое нахождение судебных дел и документов в архиве суда․ Правильное ее составление является обязательным требованием действующего архивного законодательства и ведомственных нормативных актов․ В данной статье подробно разбираются правовые основы, структура, реквизиты ьного листа и строки описи, а также приводятся рекомендации по оформлению на основе актуальных положений Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (в ред․ от )․

Нормативная правовая основа

Деятельность архивов федеральных судов общей юрисдикции регламентируется следующими ключевыми документами:

• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 56 «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции» (далее — Инструкция)․ Актуальная редакция от ․
• Постановление Пленума ВАС РФ № 100 (в части порядка передачи дел в архив и учета)․
• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
• Типовая номенклатура управленческой документации судов и сроки хранения документов․
• Внутренние положения об архиве конкретного суда (например, Положение об архиве Нижегородского областного суда и др․)․

Согласно п․ 3 Инструкции, к ключевым этапам организации архива относится: «Составление описей дел (описей электронных дел) судебных коллегий, судебных составов, постоянных судебных присутствий, структурных подразделений суда и сводных описей дел суда»․

Виды описей в судебном архиве

В практике судебных архивов применяются следующие виды описей:

1. Описи дел судебных коллегий / составов / постоянных судебных присутствий — составляются по каждому структурному подразделению, формирующему дела (гражданская коллегия, уголовная коллегия, апелляционный состав и т․д․)․
2. Сводная опись дел суда — обобщенный документ, объединяющий сведения обо всех описях фонда суда, составляется для удобства общего учета и поиска․
3. Описи электронных дел — отдельный вид описи для дел, веденных в электронном виде (согласно последним изменениям Инструкции от )․
4. Внутренние описи — например, опись личного дела сотрудника суда при передаче в архив (составляется по форме, утвержденной в суде)․

Структура и реквизиты ьного листа описи

ьный лист, это «лицо» описи․ Согласно Приложению № 11 к Методическим рекомендациям (и требованиям Инструкции), на ьном листе обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

Порядок комплектования дел перед составлением описи

Перед началом нумерации и описания дела должно быть надлежащим образом скомплектовано (п․ 5 Инструкции, раздел «Оформление дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда»):

• Проверка полноты дела (наличие всех решений, протоколов, заявлений, доказательств)․
• Удаление лишних документов (черновики, копии, не имеющие архивной ценности), оформление акта отбора к уничтожению (утверждается экспертной комиссией суда)․
• Сшивка дела, скрепление нитью, наклеивание этикетки на обложку․
• Заполнение обложки дела (реквизиты: номер дела, название стороны, категория, дата поступления, дата разрешения, срок хранения)․
• Простановка номера дела по описи (порядковый номер)․

Заполнение строк описи (Образец заполнения табличной части)

Табличная часть описи ведется в соответствии с типовой формой (Приложение № 11 к Методическим рекомендациям по применению Правил организации хранения․․․)․ Основные колонки:

1. № п/п — порядковый номер дела в описи (арабскими цифрами)․
2. Индекс дела — шифр дела (например, ГК-/2023, 2-/2023)․ Номера конкретных дел маскируются: ․
3. Наименование дела (стороны по делу), краткое содержание: категория дела, фамилии сторон (Истец: *; Ответчик: *), суть требования․
4. Даты — крайние даты документов в деле (от даты поступления до даты вступления решения в законную силу)․
5. Количество листов (страниц) — общая пронумерованная листация дела․
6. Срок хранения, в годах (например, 10, 50, 75, постоянный)․ Устанавливается по Номенклатуре․
7. Примечания, отметки о выданных копиях, движении дела (в кассацию, на новое рассмотрение), наличии носителей информации․

Пример заполнения строки (условный):

| 1 | 2-/2023 | Гражданское дело по иску * к * о взыскании долга | – | 45 | 10 лет | ‒ |

Особенности оформления описей электронных дел

С вступлением в силу изменений от (Приказ № 56), в архивах судов ведутся отдельные описи электронных дел․ Их особенности:

• Опись ведется в электронном виде (в АИС «Арбитраж» / ГАС «Правосудие» / специализированном ПО архива)․
• В строки описи добавляются атрибуты: хеш-сумма файла, формат файла (PDF/A, XML), размер, путь к файлу в хранилище․
• ьный лист электронной описи формируется автоматически системой и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архивариуса и заведующего архивом․
• Обеспечивается связка: «Строка описи — Электронное дело — Файлы документов»․

Согласование и утверждение описи

Процедура утверждения описи строго регламентирована (ссылка на Положение об архиве Нижегородского областного суда как типовом примере):

1. Архивариус составляет проект описи․
2. Проект передается на рассмотрение экспертной комиссии суда․
3. Экспертная комиссия проверяет: правильность определения сроков хранения, полноту комплектования, соответствие номенклатуре․
4. По итогам заседания составляется Протокол экспертной комиссии (образец утверждается в суде)․
5. Опись подписывается: архивариусом, заведующим архивом, председателем экспертной комиссии․
6. Один экземпляр описи остается в архиве суда, второй (при передаче в госархив) — в государственном архиве․

Типовые ошибки при составлении описи

• Отсутствие на ьном листе номера фонда или крайних дат․
• Несовпадение номеров дел в описи и на обложках дел․
• Указание неверных сроков хранения (не по актуальной Номенклатуре)․
• Отсутствие подписей ответственных лиц или подпись лиц, не уполномоченных на это приказом председателя суда․
• Смешивание в одной описи дел разного срока хранения без разделения разделов (допускается только при ведении разделов внутри описи)․
• Несвоевременное составление описи (после истечения года следующего за годом завершения дел)․

Хранение и использование описей

• Описи хранятся в архиве суда постоянно (срок хранения — постоянный)․
• На основе описей формируются архивные справки (Приложение № 13 к Методическим рекомендациям) и оформляются бланки запросов пользователей (Приложение № 12)․
• Выдача судебных дел из архива осуществляется строго по описи под роспись в журнале учета выдачи (или в АИС)․
• При передаче дел в государственный архив (по истечении сроков хранения в суде) опись передается вместе с фондом․

Резюме: чек-лист для архивариуса суда

1. [ ] Используется актуальная форма ьного листа (Приложение № 11)․
2. [ ] Все реквизиты ьного листа заполнены полностью (Фонд №, Опись №, Даты, Наименование суда)․
3. [ ] Дела в описи расположены в системном порядке (по номенклатуре, затем по номеру дела/дате)․
4. [ ] Номера дел в описи совпадают с обложками․
5. [ ] Сроки хранения указаны верно по Номенклатуре․
6. [ ] Проект описи согласован экспертной комиссией (есть протокол)․
7. [ ] Опись подписана уполномоченными лицами (подписи расшифрованы)․
8. [ ] Для электронных дел: сформирована XML/PDF-опись, подписана УКЭП, загружена в систему учета․
9. [ ] Экземпляр описи сшит/переплетен (бумажный) или сохранен в неизменяемом формате (электронный)․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и текста Приказа Судебного департамента при ВС РФ от № 56 (ред․ от )․ Конкретные наименования судов, номера фондов, дела и фамилии сотрудников заменены на маски (*) в целях конфиденциальности․ Для составления конкретной описи необходимо руководствоваться локальными нормативными актами вашего суда и актуальной Номенклатурой сроков хранения․