Ответственный секретарь приемной комиссии — ключевая фигура в организации приема абитуриентов в образовательные организации (вузы, колледжи, техникумы). Именно на этого специалиста возлагается координация всей работы комиссии, ведение делопроизводства и взаимодействие с поступающими. В данной статье подробно рассмотрим функции, обязанности и ответственность этого должностного лица.

Общие положения о должности

Ответственный секретарь приемной комиссии назначается приказом руководителя образовательной организации (ректора вуза, директора колледжа). Как правило, состав комиссии, включая заместителя председателя и ответственного секретаря, утверждается заблаговременно — до начала приемной кампании (например, до 1 января года приема).

В период временного отсутствия ответственного секретаря (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности возлагаются на лицо, назначаемое приказом руководителя, которое несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение этих обязанностей.

Основные функциональные обязанности

Организация работы приемной комиссии

• организует работу приемной комиссии и ее делопроизводство;
• составляет график работы членов комиссии и контролирует его выполнение;
• координирует деятельность членов комиссии, технических работников и консультантов;
• готовит помещения, информационные стенды и материалы для работы с поступающими.

Прием и обработка документов поступающих

• организует прием документов от поступающих (лично, по почте, в электронной форме);
• контролирует правильность оформления заявлений и комплектность документов;
• обеспечивает регистрацию заявлений и формирование личных дел поступающих;
• ведет учет поданных заявлений по конкурсам, направлениям подготовки и специальностям;
• организует возврат документов поступающим по их заявлению.

Информационная работа

• организует личный прием поступающих и их родителей (законных представителей);
• консультирует абитуриентов по вопросам правил приема, сроков и перечня документов;
• обеспечивает размещение на официальном сайте и информационных стендах списков поступающих, конкурсных ситуаций, приказов о зачислении;
• организует работу телефонной «горячей линии» приемной комиссии.

Ведение отчетности и делопроизводства

• ведет протоколы заседаний приемной комиссии;
• готовит проекты приказов о зачислении поступающих;
• формирует и сдает в архив личные дела зачисленных и незачисленных абитуриентов;
• готовит статистическую и итоговую отчетность о ходе приемной кампании;
• обеспечивает взаимодействие с федеральными информационными системами (при необходимости).

Обеспечение соблюдения законодательства

• контролирует соблюдение Порядка приема, утвержденного Министерством науки и высшего образования;
• обеспечивает защиту персональных данных поступающих;
• следит за соблюдением прав поступающих, включая лиц с ограниченными возможностями здоровья.

Права ответственного секретаря

Для выполнения своих обязанностей ответственный секретарь имеет право:

1. запрашивать и получать от структурных подразделений организации необходимую информацию и документы;
2. требовать от руководителей подразделений своевременного предоставления материалов, связанных с работой приемной комиссии;
3. вносить предложения председателю комиссии по улучшению организации приема;
4. подписывать документы в пределах своей компетенции.

Ответственность

Ответственный секретарь приемной комиссии несет ответственность за:

• качественное и своевременное выполнение возложенных на него обязанностей;
• сохранность документов поступающих и личных дел;
• достоверность публикуемой информации о ходе приема;
• соблюдение сроков приема документов и зачисления;
• разглашение персональных данных поступающих;
• нарушение правил внутреннего трудового распорядка и требований законодательства.

Пример организационной структуры приемной комиссии

Типовой состав приемной комиссии включает:

• председателя комиссии (руководитель организации или его заместитель);
• заместителя председателя;
• ответственного секретаря и его заместителей;
• членов комиссии;
• технических секретарей и консультантов.

Например, в одном из медицинских колледжей (г. Витебск, ул. * , д. ) приказом директора Иванова И. И. (тел. приемной: +375 () -*-) состав комиссии утверждается ежегодно до 1 января. Аналогичная практика действует в вузах: ректор Петрова А. С. (e-mail: priem@**.ru) назначает ответственного секретаря из числа опытных работников учебного отдела.

Ответственный секретарь приемной комиссии, это организатор, координатор и «лицо» приемной кампании. От его профессионализма, внимательности и коммуникабельности во многом зависит успех всей приемной кампании, соблюдение прав абитуриентов и репутация образовательной организации. Четкое выполнение должностной инструкции, знание нормативных документов и доброжелательное отношение к поступающим — основа эффективной работы на этой должности.