От опозданий‚ вынужденных уходов с рабочего места и других нештатных ситуаций не застрахован практически ни один работник; В таких случаях работодатель‚ как правило‚ просит сотрудника написать объяснительную записку. Разберёмся‚ что это за документ‚ как его правильно составить и какие нюансы важно учесть.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка — это документ‚ в котором работник излагает причины и обстоятельства произошедшего события: опоздания‚ прогула‚ невыполнения задания‚ нарушения трудовой дисциплины и т.д. Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ‚ перед применением дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение.
Важно: если работник не предоставил объяснение в течение двух рабочих дней‚ составляется соответствующий акт. Непредоставление объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания.
Когда требуется объяснительная
- опоздание на работу или преждевременный уход;
- прогул (отсутствие на рабочем месте более 4 часов);
- невыполнение или ненадлежащее выполнение должностных обязанностей;
- нарушение правил внутреннего трудового распорядка;
- появление на работе в состоянии опьянения;
- порча имущества работодателя;
- ошибки в документах‚ отчётности.
Структура и правила оформления
Объяснительная записка пишется в произвольной форме‚ но должна содержать обязательные реквизиты:
- Шапка документа (в правом верхнем углу): кому адресована (должность‚ ФИО руководителя) и от кого (должность‚ ФИО работника).
- Название документа, «Объяснительная записка» (по центру).
- Основной текст, описание ситуации и причин произошедшего.
- Дата и подпись работника.
Как писать основной текст
- Излагайте факты кратко‚ чётко и по существу‚ без лишних эмоций.
- Пишите от первого лица: «Я‚ Иванов И.И.‚ опоздал на работу на 40 минут по причине…».
- Указывайте уважительные причины‚ если они действительно были (пробка‚ ДТП‚ плохое самочувствие‚ сбой в работе транспорта).
- По возможности приложите подтверждающие документы: справку из медучреждения‚ справку о ДТП‚ чек из автосервиса.
- Не пишите неправду — обман может усугубить ситуацию.
Образец объяснительной записки
Директору ООО «Пример»
Петрову П.П.
от менеджера отдела продаж
Сидорова С.С.
Объяснительная записка
Я‚ Сидоров Сергей Сергеевич‚ опоздал на работу на 45 минут в связи с дорожно-транспортным происшествием‚ произошедшим на маршруте следования общественного транспорта. Справка о ДТП прилагается.
Подпись: ___________ /Сидоров С.С./
Частые ошибки при составлении
- эмоциональные оценки и оправдания вместо фактов;
- обвинения в адрес коллег или руководства;
- отсутствие даты или подписи;
- слишком длинный и запутанный текст;
- отказ от написания записки (лучше изложить свою позицию письменно).
Полезные советы
Если вы не согласны с претензиями работодателя‚ вы вправе изложить в записке свою версию событий — это ваше законное право. Сохраните копию записки и попросите поставить отметку о принятии на вашем экземпляре. Помните: грамотно составленная объяснительная может стать аргументом в вашу пользу при рассмотрении вопроса о дисциплинарном взыскании.
Примечание: конкретные контактные данные юридических консультаций и кадровых служб в статье намеренно скрыты (*)‚ так как они индивидуальны для каждой организации.