Пропуск — это документ, дающий право доступа на территорию предприятия, учреждения или учебного заведения․ Его утеря — неприятная, но довольно распространённая ситуация․ В этом случае работодатель или служба безопасности, как правило, требуют от сотрудника письменное объяснение случившегося․ В данной статье мы подробно разберём, как правильно составить объяснительную записку об утере пропуска, приведём образец и расскажем о возможных последствиях․
Что такое объяснительная записка об утере пропуска
Объяснительная об утере пропуска — это документ, в котором сотрудник предприятия в письменном виде разъясняет, как, где и при каких обстоятельствах он потерял пропуск․ Записка пишется в произвольной форме на имя руководителя организации или начальника службы безопасности․
На основании этого документа работодатель проводит служебную проверку и принимает решение:
- о выдаче нового (дубликата) пропуска;
- о привлечении сотрудника к дисциплинарной ответственности;
- о взыскании материального ущерба (если он доказан)․
Какие сведения должна содержать объяснительная
По своему содержанию объяснительная записка должна давать ответы на следующие вопросы:
- Когда был утерян пропуск (дата и примерное время);
- Где это произошло (место утери);
- При каких обстоятельствах пропал документ;
- Когда и кем был выдан пропуск, его номер (если известен);
- Какие меры предпринял сотрудник для поиска пропуска․
Структура и правила оформления
Объяснительную об утере пропуска можно написать следующим образом:
- В правом верхнем углу стандартного листа формата А4 указываем наименование организации, должность и фамилию лица, которому адресована записка (например, директору ООО «» Иванову И․И․), а ниже — от кого документ (должность и ФИО сотрудника)․
- По центру пишем название документа — «Объяснительная записка»․
- Далее излагаем суть: дату, место и обстоятельства утери пропуска․
- В конце ставим дату составления и личную подпись с расшифровкой․
Образец объяснительной записки о потере пропуска
Директору ООО «»
Петрову П․П․
от менеджера отдела продаж
Синепузова Виктора Николаевича
Объяснительная записка
Я, Синепузов Виктор Николаевич, г․ пришёл на работу и обнаружил, что потерял пропуск, в связи с чем не смог попасть на территорию предприятия․ г․ я пользовался пропуском, когда уходил со смены․ Предположительно, пропуск был утерян по дороге домой (в общественном транспорте)․
Пропуск был выдан мне г․, номер пропуска № *-214․ Меры по поиску пропуска предприняты, однако результатов не дали․
Прошу рассмотреть возможность выдачи дубликата пропуска․ Обязуюсь впредь обеспечить надлежащее хранение пропуска․
Краткий универсальный шаблон
Если нужен более короткий вариант, можно воспользоваться такой формулировкой:
«Настоящим сообщаю, что (дата утери) я утерял(а) свой пропуск, выданный для доступа на территорию (название организации или учреждения)․ Пропуск был выдан мне (дата выдачи) и имел номер * ․ Обстоятельства утери: …»
Возможные последствия для сотрудника
Важно понимать: сама по себе потеря пропуска не является автоматическим основанием для штрафа․ Таким образом, перед тем как оштрафовать работника за потерю пропуска, работодатель должен убедительно доказать, что:
- утеря произошла по вине сотрудника;
- виновные действия работника причинили организации реальный ущерб (например, расходы на изготовление нового пропуска или перенастройку системы доступа)․
На основании объяснительной записки работодатель проводит расследование (служебную проверку), по итогам которой может быть составлен акт и принято решение о мере ответственности либо о простой выдаче дубликата․
Полезные рекомендации
- Пишите объяснительную сразу после обнаружения пропажи — не затягивайте;
- Излагайте факты честно и кратко, без лишних эмоций и оправданий;
- Укажите, что осознаёте значимость пропускного режима и готовы не допускать подобного впредь;
- Сохраните копию записки у себя;
- Если пропуск мог быть украден, дополнительно сообщите об этом в службу безопасности, чтобы пропуск заблокировали․
Объяснительная записка об утере пропуска — простой документ, который составляется в свободной форме․ Главное — указать дату, место и обстоятельства утери, реквизиты утраченного пропуска и выразить готовность к получению дубликата․ Грамотно составленная объяснительная поможет быстро решить вопрос с восстановлением пропуска и избежать необоснованных санкций со стороны работодателя․