Утеря пропуска на рабочее место — ситуация‚ с которой сталкиваются многие сотрудники. Как правило‚ служба безопасности или руководство просит работника написать объяснительную записку‚ чтобы зафиксировать обстоятельства случившегося и оформить новый пропуск. В этой статье расскажем‚ как правильно составить такой документ‚ и приведём готовый образец.
Когда требуется объяснительная по утере пропуска
Объяснительная записка обычно требуется в следующих случаях:
- пропуск утерян или украден;
- пропуск пришёл в негодность (сломан‚ повреждён);
- сотрудник забыл пропуск дома и не может пройти на территорию;
- пропуск был передан третьему лицу (что часто является нарушением внутренних правил).
На основании объяснительной работодатель принимает решение: выдать новый пропуск‚ ограничиться устным предупреждением или применить дисциплинарное взыскание (если утеря произошла по вине работника и повлекла риски для безопасности предприятия).
Общие правила составления объяснительной
Объяснительная записка пишется в произвольной форме‚ но должна соответствовать деловому стилю. Основные требования:
- Адресат. В правом верхнем углу указывается должность и ФИО руководителя (директора‚ начальника службы безопасности).
- От кого. Ниже указываются должность‚ структурное подразделение и ФИО сотрудника.
- Название документа. По центру — «Объяснительная записка».
- Суть. Кратко и честно описываются обстоятельства утери: когда‚ где и при каких условиях был утерян пропуск.
- Просьба. Обычно сотрудник просит выдать новый пропуск и‚ при необходимости‚ аннулировать старый.
- Дата и подпись. В конце ставится дата составления и личная подпись с расшифровкой.
Образец объяснительной по утере пропуска
Генеральному директору
ООО «ТехноПром»
Иванову И.И.
от инженера отдела снабжения
Петрова П.П.
Объяснительная записка
Я‚ Петров Пётр Петрович‚ работающий в должности инженера отдела снабжения‚ сообщаю‚ что примерно в 19:00 по дороге с работы домой утерял пропуск № 0-45‚ предположительно в общественном транспорте (автобус маршрута № ).
О случившемся незамедлительно сообщил в службу безопасности (тел. +7 () *—). Прошу аннулировать утерянный пропуск во избежание его использования третьими лицами и выдать мне новый пропуск.
Обязуюсь впредь обеспечить сохранность пропуска.
Подпись: _________ / Петров П.П. /
Полезные советы
- Не затягивайте. Сообщите об утере как можно скорее — это снизит риск несанкционированного доступа на территорию.
- Пишите правду. Попытка скрыть обстоятельства может усугубить ситуацию при проверке службой безопасности.
- Укажите номер пропуска. Это ускорит его блокировку в системе контроля доступа.
- Сохраните копию. Сделайте копию объяснительной с отметкой о принятии — она пригодится при возможных спорах.
- Уточните внутренние правила. В некоторых организациях за утерю пропуска предусмотрен штраф или платная выдача дубликата — эти условия обычно прописаны в локальных нормативных актах.
Может ли работодатель наказать за утерю пропуска
Сама по себе утеря пропуска не является дисциплинарным проступком‚ если иное не установлено внутренними документами организации (положением о пропускном режиме‚ правилами внутреннего трудового распорядка). Однако если утеря повлекла ущерб или нарушение режима безопасности‚ работодатель вправе потребовать объяснительную и рассмотреть вопрос о взыскании в порядке ст. 192–193 ТК РФ. В любом случае объяснительная, это стандартная процедура‚ а не признак серьёзного нарушения.
Объяснительная по утере пропуска — простой документ‚ который составляется за 10–15 минут. Главное — честно описать обстоятельства‚ указать реквизиты пропуска и попросить о выдаче нового. Своевременное уведомление работодателя защитит и вас‚ и организацию от возможных рисков.