Кадровая документация, это фундамент трудовых отношений в любой организации. Грамотно составленное заявление — залог соблюдения трудового законодательства, защиты прав работника и порядка в делах компании. В этой статье мы подробно разберем основные виды заявлений, обрабатываемых кадровой службой, правила их оформления и предоставим универсальные образцы.

Общие правила оформления заявлений

Прежде чем переходить к конкретным образцам, важно вспомнить базовые требования, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 и деловой перепиской:

• Шапка документа: В правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя организации) и отправитель (должность, ФИО работника). Конфиденциальные данные (адрес регистрации, телефон) в открытых источниках лучше маскировать: г. , ул. , д; , кв. , тел. +7 () —.
• Наименование документа: Слово «ЗАЯВЛЕНИЕ» пишется по центру строки заглавными буквами без точки в конце.
• Текст заявления: Излагается четко, лаконично, официально-деловитым стилем. Обязательно указывается суть просьбы и основание (статья ТК РФ, внутренний документ компании).
• Дата и подпись: Дата написания ставится слева, подпись с расшифровкой (Фамилия И.О.) — справа.
• Регистрация: Входящий номер и дата регистрации в журнале учета входящей корреспонденции ставит секретарь или HR-менеджер.

Заявление о приеме на работу

Основной документ, инициирующий трудовые отношения. Пишется от имени соискателя к руководителю организации.

Образец

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
проживающего по адресу: г. , ул; , д. , кв. 
тел.: +7 () --

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в штат ООО «Ромашка» на должность менеджера отдела продаж с 01 сентября 2024 г. по неопределенное время с установлением испытательного срока в соответствии со ст. 70 ТК РФ.
Ознакомлен(а) с правами и обязанностями, предусмотренными трудовой функцией данной должности, а также с внутренним трудовым распорядком организации.

Приложения:
Копия паспорта РФ (стр. 2, 3, 5, регистрация).
Копия трудовой книжки (титульный лист, последняя запись).
Копия СНИЛС.
Копия диплома об образовании.
Военный билет (копия).
Справка 2-НДФЛ за последние 2 года.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Важно: Налицо приема на работу работодатель выдает распоряжение (приказ) по форме Т-1 или Т-1а, на основании которого вноситься запись в трудовую книжку (или ЭТК).

Заявление об увольнении по собственному желанию

Самый частый документ в работе HR. Согласно ст. 80 ТК РФ, работник обязан уведомить работодателя не позднее чем за 2 недели (если иное не установлено законом или договором).

Образец (стандартный, с отработкой)

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу уволить меня по собственному желанию в связи с переходом на другую работу (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с 15 сентября 2024 г. (с отработкой предупредительного срока 14 календарных дней).

Прошу подготовить расчетный лист, выдать трудовую книжку (СТД-Р) и справку в форме ЕД-711 на день увольнения.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец (без отработки — по соглашению сторон или уважительная причина)

...
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу уволить меня по собственному желанию с 05 сентября 2024 г. без отработки предупредительного срока в связи с переездом в другой регион (уважительная причина, ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Подтверждающий документ (справка о регистрации по новому месту жительства) прилагаю.

Прошу произвести полный расчет и выдать документы в день увольнения.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Заявление на предоставление отпуска

Регламентируется ст; 123 ТК РФ. Заявление пишется заранее (обычно за 2-3 недели до начала отпуска).

Образец (основной ежегодный оплачиваемый отпуск)

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне ежегодный основной оплачиваемый трудовой отпуск за 2023 рабочий год продолжительностью 28 календарных дней с 10 октября 2024 г. по 06 ноября 2024 г. включительно.
Прошу произвести расчет и выплату отпускных не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец (отпуск за свой счет / без сохранения заработной платы)

...
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне отпуск за свой счет (без сохранения заработной платы) продолжительностью 10 календарных дней с 20 ноября 2024 г. по 29 ноября 2024 г. в связи с семейными обстоятельствами (п. 2 ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Заявление на получение справок и копий документов

Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Чаще всего запрашивают справку 2-НДФЛ, справку о заработной плате для банка (формы банка или свободная), копии трудового договора, приказа о приеме.

Образец (Справка 2-НДФЛ)

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне справку о доходах и удержанных суммах налога в форме 2-НДФЛ за 2023 год (за январь — август 2024 г.) для предоставления в банк * (название банка) для оформления ипотечного кредита.

Справку прошу подготовить в бумажном виде с синей печатью организации и подписью уполномоченного лица.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец (Копия трудового договора / Приказа)

...
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать мне заверенную копию трудового договора № 45 от г. и приказа о приеме на работу № 12-ОД от г. для предоставления в МФЦ г. * при оформлении паспорта гражданина РФ.
«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Заявление о переводе на другую должность / в другое подразделение

Перевод возможно только с письменного согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ). Заявление является проявлением воли.

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести меня с должности менеджера отдела продаж на должность старшего менеджера отдела продаж (перевод на другую должность в данной организации) с 01 октября 2024 г. по неопределенное время.

С новыми трудовыми функциями, правами и обязанностями, указанными в должностной инструкции, ознакомлен(а) под роспись.
«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Заявление об изменении условий труда / графика работы

Например, переход на неполный рабочий день, гибкий график, удаленную работу (ст. 312.1 ー 312.5 ТК РФ).

Образец (Удаленная работа)

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу перевести меня на удаленную работу (ст. 312.1 ТК РФ) с 15 сентября 2024 г. на неопределенный срок в связи с изменением места жительства (переезд в г. *).

Готов(а) обеспечить выполнение трудовых функций с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (интернет, корпоративная почта, CRM-система, видеоконференции). Оборудование и программное обеспечение для работы имеются в собственности.

Прошу заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Заявление о материальной помощи / выплате сверхурочных

Материальная помощь — право работодателя (если не закреплено в КД/ЛНА), сверхурочные — обязанность оплачивать (ст. 152 ТК РФ).

Образец (Материальная помощь)

Генеральному директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
от менеджера отдела продаж
Петрова П.П.
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу оказать мне разовую материальную помощь в связи с рождением ребенка (в связи с тяжелым заболеванием, похоронами близкого родственника) в размере 20 000 (Двадцать тысяч) рублей 00 копеек.

Копию свидетельства о рождении ребенка (справку из больницы, свидетельство о смерти) прилагаю.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Образец (Оплата сверхурочных / работы в выходной)

...
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу произвести оплату работы в выходной день (сверхурочной работы) в денежной форме (не предоставляя дополнительный отдых) за период с 01 по 31 августа 2024 г. согласно табелю учета рабочего времени (Табель Т-12/Т-13) и приказам № 45, 46 от 15.08 и г.

«01» сентября 2024 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Специфические заявления (Декретный, Учебный, Командировочные)

Заявление на декретный отпуск (Беременность и роды)

Подается на основании больничного листа (электронного) на 30 недели беременности (84/86/110 дней).

...
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам на основании электронного листа нетрудоспособности №  выданного врачом-акушером-гинекологом женской консультации г. * с 01 ноября 2024 г. по 28 января 2025 г. (140 календарных дней).


Прошу назначить и выплатить пособие по беременности и родам.

«20» октября 2024 г. Подпись _____________ /Петрова П.П./

Заявление на отпуск за счет будущих заработков (для студентов)

Ст. 173 ТК РФ — для сдачи экзаменов, защиты диплома.

...
ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне учебный отпуск за счет будущих заработков для сдачи государственных экзаменов / защиты выпускной квалификационной работы с 01 июня 2025 г. по 30 июня 2025 г. на основании вызова из * Институт (Университет) г. *.

Копию вызова прилагаю.

«15» мая 2025 г. Подпись _____________ /Петров П.П./

Чек-лист HR-специалиста при приеме заявления

1. Проверка реквизитов: Есть ли адресат, автор, название документа, дата, подпись.
2. Проверка оснований: Ссылка на статью ТК РФ, КД, ЛНА, приказ.
3. Сроки: Соответствует ли дата начала действия заявления законодательным срокам (уведомление за 2 недели, отпускные за 3 дня и т.д.).
4. Регистрация: Номер и дата в журнале учета (или ЭДО).
5. Согласование: Виза руководителя подразделения (если требуется по внутренним регламентам).
6. Основание для приказа: Заявление — единственное основание для издания приказа (распоряжения) о кадровом действии.
7. Архивирование: Оригинал заявления складываеться в личное дело работника (форма Т-2) или в дело по кадровым приказам.

Электронный документооборот (ЭДО) и заявления

В современных компаниях все чаще используется ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО). Правила оформления остаются теми же, но:

• Подпись ставится усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника.
• Дата и время фиксируются системой автоматически.
• Журнал регистрации ведется в информационной системе.
• Работник должен иметь действующий сертификат УКЭП (на токене или в облаке).

Грамотное оформление заявлений — это не бюрократия ради бюрократии, а инструмент управления рисками. Ошибка в дате, отсутствие ссылки на статью ТК РФ или потеря оригинала заявления могут привести к штрафам со стороны ГИТ, судебным искам со стороны работников и репутационным потерям. Используйте представленные образцы как базу, адаптируйте их под локальные нормативные акты (ЛНА) вашей организации и всегда проконсультируйтесь с юристом при нестандартных ситуациях.

Примечание: Во всех образцах персональные данные (адреса, телефоны, номера документов, названия банков/городов) заменены на маску * в целях информационной безопасности.