Когда у организации или индивидуального предпринимателя меняются банковские реквизиты, юридический адрес, наименование или контактные данные, необходимо официально уведомить об этом контрагентов. Для этого составляется информационное письмо (заявление) о смене реквизитов. В этой статье разберём, как правильно составить документ, какие данные в нём указать, и приведём образец.

Когда требуется уведомление о смене реквизитов

Письмо о смене реквизитов направляется партнёрам, заказчикам, поставщикам и иным контрагентам в следующих случаях:

• смена расчётного счёта или банка обслуживания;
• изменение наименования организации (реорганизация, переименование);
• смена юридического или фактического адреса;
• изменение ИНН/КПП (например, при смене налоговой инспекции);
• смена контактных данных — телефонов, адресов электронной почты.

Своевременное уведомление позволяет избежать ошибок при оплате счетов, задержек платежей и споров по договорам.

Как составить письмо: основные правила

Документ оформляется на фирменном бланке организации или ИП. Обязательные элементы:

1. Шапка документа, наименование отправителя, ИНН/КПП, адрес, исходящий номер и дата.
2. Адресат, наименование организации-контрагента, ФИО руководителя (при наличии).
3. Заголовок, «Информационное письмо о смене реквизитов».
4. Основная часть — указание на то, какие реквизиты изменились, старые и новые данные, дата вступления изменений в силу.
5. Просьба — использовать новые реквизиты при оформлении документов и платежей.
6. Подпись — руководителя или уполномоченного лица, с расшифровкой и печатью (при наличии).

Образец заявления о смене реквизитов

На фирменном бланке организации

ООО «Пример»
ИНН 77456, КПП 771001
Адрес: 123, г. Москва, ул. Образцовая, д. , оф.
Тел.: +7 (495) —
E-mail: info@primer-.ru

Исх. № **/26 от

Кому: ООО «Партнёр»
Генеральному директору
Иванову И. И.

Информационное письмо о смене банковских реквизитов

Уважаемые партнёры!

Настоящим уведомляем Вас о том, что с у ООО «Пример» изменились банковские реквизиты. Просим при осуществлении платежей и оформлении документов использовать следующие данные:

Новые реквизиты:
Расчётный счёт: 40702**
Банк: АО «ТБанк»
Корреспондентский счёт: 30101*
БИК: 044525*

Прежние реквизиты (недействительны с ):
Расчётный счёт: 40702*
Банк: ПАО «Банк-Старый»
БИК: 044525**

Все остальные реквизиты (ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес) остаются без изменений.

Просим учесть данную информацию при дальнейшем взаимодействии. Оплаты, произведённые по старым реквизитам после указанной даты, могут быть возвращены банком.

Генеральный директор ООО «Пример» ____________ /Петров П. П./
М.П.

Как отправить письмо контрагентам

Рекомендуется направлять уведомление в двух форматах:

• Электронно — по e-mail или через систему ЭДО, чтобы контрагент получил информацию оперативно;
• На бумаге — заказным письмом с уведомлением о вручении, чтобы иметь документальное подтверждение отправки в случае споров.

Полезные советы

• Отправляйте письмо заблаговременно — до момента, когда старые реквизиты перестанут действовать.
• Приложите к письму копию выписки из банка или карточку предприятия с новыми реквизитами.
• Храните копии отправленных писем и уведомления о вручении.
• Обновите реквизиты во всех действующих договорах — при необходимости заключите дополнительные соглашения.