Иногда у работника возникает необходимость ненадолго покинуть рабочее место: посетить врача, решить вопросы в госучреждении, встретить ребёнка из школы. Чтобы такое отсутствие не было расценено как прогул и не повлекло дисциплинарное взыскание, следует заранее оформить заявление об отсутствии на рабочем месте на несколько часов. Разберём, как правильно его составить.
Зачем нужно такое заявление
Согласно ст. 189 ТК РФ, отсутствие на рабочем месте без уважительной причины может быть квалифицировано как дисциплинарный проступок. Если работник отсутствует более 4 часов подряд, это уже считается прогулом и может стать основанием для увольнения (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Письменное заявление, подписанное руководителем, служит доказательством того, что отсутствие было согласовано.
Кроме того, заявление важно для кадровой службы: в табеле учёта рабочего времени проставляется соответствующая отметка (например, «Я» с указанием фактически отработанных часов и «ДО» — отгул без сохранения зарплаты).
Какие бывают основания для отсутствия
- посещение врача или медицинское обследование;
- семейные обстоятельства (вызов в школу, помощь родственнику);
- визит в государственные органы (МФЦ, ЗАГС, паспортный стол);
- рождение ребёнка, смерть близкого родственника;
- отработка ранее переработанного времени (отгул за ранее отработанные часы);
- коммунальная авария, вызов в суд и иные уважительные причины.
Структура и правила оформления
Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка (правый верхний угол): кому адресовано — должность, наименование организации, ФИО руководителя; от кого — должность, подразделение, ФИО работника.
- Название документа — «Заявление» (по центру).
- Текст: просьба разрешить отсутствовать, точная дата и период (с какого и до какого часа), причина, способ компенсации (за свой счёт, в счёт отпуска, за ранее отработанное время).
- Дата и подпись работника с расшифровкой.
- Виза руководителя, «Не возражаю» / «Разрешаю», подпись.
Образец заявления
Генеральному директору
ООО «Вектор-Строй»
Иванову П. С.
от менеджера отдела продаж
Петровой Анны Сергеевны
Заявление
Прошу разрешить мне отсутствовать на рабочем месте с 14:00 до 17:00 (3 часа) по семейным обстоятельствам (посещение врача). Прошу рассмотреть возможность предоставления указанного времени без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).
____________ / Петрова А. С. /
Виза руководителя: Не возражаю. Иванов П. С. ,
Варианты формулировок в зависимости от ситуации
- За ранее отработанное время: «Прошу предоставить мне отгул с 09:00 до 12:00 за ранее отработанное время (работа в выходной день )».
- В счёт ежегодного отпуска: «Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 4 часа ».
- По семейным обстоятельствам без сохранения зарплаты: «Прошу предоставить отпуск без сохранения заработной платы на 2 часа с 15:00 до 17:00».
Что делать, если заявление не было подано заранее
Если работник отсутствовал без предварительного согласования, работодатель вправе составить акт об отсутствии на рабочем месте. Он оформляется в присутствии не менее двух свидетелей, в нём указываются дата и период отсутствия (например: «Петрова А. С. * в период с 14 часов 00 минут до 17 часов 00 минут находилась вне своего рабочего места»), а также отметка об отказе работника дать объяснения. После этого у сотрудника запрашивается объяснительная записка (ст. 193 ТК РФ), и только на её основании принимается решение о взыскании.
Практические рекомендации
- Подавайте заявление заранее — минимум за день, чтобы руководитель успел его рассмотреть.
- Указывайте точное время отсутствия, а не расплывчатые формулировки.
- Сохраняйте копию заявления с визой руководителя.
- Приложите подтверждающие документы (талон к врачу, повестку), если причина требует доказательств.
- Уточните в кадровой службе, как отсутствие будет отражено в табеле.