Согласно актуальному трудовому законодательству (в частности, ст. 66.1 ТК РФ), трудовая книжка хранится у работодателя. Выдача её на руки работнику во время действия трудового договора возможна только в строго определенных случаях и исключительно на основании письменного заявления сотрудника. В этой статье мы подробно разберем, когда это требуется, как правильно составить документ и как оформить выдачу в 2026 году.

Основные правовые основания выдачи трудовой книжки на руки

До недавнего времени выдача трудовой книжки «на руки» во время работы была стандартной практикой при увольнении. Однако с введением обязательного ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) правила изменились. На актуальны следующие сценарии:

• Расторжение трудового договора (увольнение): Это основной случай. Книжка выдается в день увольнения (последний рабочий день). Если сотрудник не явился — направляется уведомлением (см. ниже).
• Заявление на получение сведений о трудовой деятельности (СТД-Р / СТД-СФР): Сотрудник имеет право запросить выписку из ЭТК или бумажную книжку для предъявления в сторонних организациях (банк, ПФР/СФР, визовый центр и т.д.). Срок выдачи: 3 рабочих дня со дня подачи заявления (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ), бесплатно.
• Переход на электронную трудовую книжку (для «стариков»): Если сотрудник, у которого велась бумажная ТК, пишет заявление о полном переходе на ЭТК, бумажная книжка выдается ему на руки навсего (со справкой о стаже).
• Смерть работника: Книжка выдается наследникам или иным заинтересованным лицам.

Образец заявления о выдаче трудовой книжки (универсальная форма)

Единой утвержденной государством формы заявления на выдачу ТК на руки не существует. Документ составляется в свободной письменной форме, но должен содержать обязательные реквизиты. Ниже приведен актуальный образец на 2026 год.

Шапка документа

Кому: Генеральному директору ООО «»
от: Иванова Ивана Ивановича
должность:  (например, менеджер по продажам)
телефон: +7 () -*-*
e-mail: **@**.ru

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки на руки

Текст заявления (варианты формулировок)

Вариант А: При увольнении (если сотрудник не смог получить в день увольнения или просит выдать позже/посреднику)

Прошу выдать мне трудовую книжку (серия , номер ), хранившуюся у работодателя
в период работы с *..20 по ..20, в связи с расторжением трудового договора
№  от ..20 (увольнение по п. * ч. * ст. 77 / 80 / 81 ТК РФ).

Готов(а) получить её лично / доверенное лицо (ФИО доверенного лица: , паспорт ) 
на основании нотариальной доверенности № * от ..20.

Вариант Б: Для получения сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) / предъявления в банк/СФР (работник продолжает работать)

На основании ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ прошу предоставить мне трудовую книжку (серия , номер )
на руки для получения сведений о трудовой деятельности (выписки СТД-Р / СТД-СФР) 
для предъявления в * (название организации: банк, СФР, МФЦ и т.д.).

Обязуюсь вернуть трудовую книжку работодателю в срок не позднее ..20 
(указать реалистичный срок, обычно 3-5 рабочих дней после получения).

Вариант В: При переходе на электронную трудовую книжку (полная выдача)

Прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид (на ЭТК) 
и выдать мне бумажную трудовую книжку (серия , номер ) на руки 
для хранения в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Согласен(на), что дальнейшие сведения о моей трудовой деятельности будут вноситься 
исключительно в электронную трудовую книжку через СФР.

Завершающая часть

С правилами хранения и ответственностью за сохранность трудовой книжки ознакомлен(а);

Приложения:
Копия паспорта (при выдаче доверенному лицу, копия паспорта доверенного лица и доверенность).

..2026 г. Подпись: _____________ /Иванов И.И./

Процедура оформления выдачи: пошаговая инструкция для кадровца

1. Получение заявления: Сотрудник пишет заявление в 2-х экземплярах (один остается у работодателя с отметкой о принятии, второй — на руках у сотрудника с печатью/подписью принявшего).
2. Подготовка трудовой книжки:
   • Проверьте правильность всех записей (ФИО, образование, записи о работе/награждениях).
   • При увольнении: сделайте запись о прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ) — основание, номер и дата приказа.
   • При выдаче для СТД-Р: запись о выдаче не делается, делается отметка в Книге учета.
   • При переходе на ЭТК: в графе 13 ТК делается запись: «Выдана на руки в связи с переходом на электронную трудовую книжку на основании заявления от *..20 № ».
3. Заполнение Книги учета движения трудовых книжек (форма Т-3):
   • Графа 13: «Выдана на руки на основании письменного заявления * о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности / в связи с увольнением / в связи с переходом на ЭТК».
   • Графа 14: Подпись работника (или доверенного лица), получившего книжку.
   • Графа 15: Подпись лица, выдавшего книжку (кадровика).
4. Выдача СТД-Р (если требуется): Если сотрудник просит выписку для СФР/банка, формируется СТД-Р (форма утверщена Приказом Минтруда № 736н) и выдается вместе с ТК или вместо неё (если ТК электронная).
5. Уведомление (если сотрудник не явился при увольнении): Если в день увольнения работник не получил ТК, работодатель обязан в тот же день направить письменное уведомление (почтой с уведомлением о вручении или ЭДО) с предложением получить её или дать согласие на отправку почтой. Образец уведомления также хранится в деле.

Особенности 2026 года: ЭТК, СТД-Р и СФР

На текущую дату () абсолютное большинство сотрудников уже находятся на электронном учете. Однако бумажные книжки все еще хранятся у работодателей для тех, кто не перешел на ЭТК до 2021 года или не писал заявление о переходе.

Ключевые моменты:

• СТД-Р (Сведения о трудовой деятельности — Работнику): Это основной документ, который сейчас требуют банки и СФР вместо самой книжки. Выдается по заявлению в течение 3 рабочих дней. Форма заполняется в программе кадрового учета (1С, Контур.Экстерн и др.) и подписывается работодателем (руководителем/кадровиком) с печатью (если есть).
• МФЦ и Госуслуги: Сотрудник может получить СТД-Р самостоятельно через МФЦ или портал Госуслуг / личный кабинет СФР, не беспокоя работодателя. Но если нужна именно бумажная ТК (например, для визы в страну, не признающую ЭТК) — заявление пишется работодателю.
• Хранение у работодателя: Если сотрудник уволен и не забрал ТК в течение длительного времени, работодатель хранит её бессрочно (до требования). Уничтожать нельзя.

Типичные ошибки и риски

Образец записи в Книге учета движения трудовых книжек (Т-3)

Для наглядности приведем заполнение граф при выдаче на руки по заявлению (ситуация: сотрудник просит ТК для получения визы/кредита, продолжает работать):

• Графа 1 (№ п/п): Следующий номер.
• Графа 2 (Дата поступления/выдачи): ..2026 (дата фактической выдачи на руки).
• Графа 3 (Серия, номер ТК): ** / ;
• Графа 4-6 (ФИО, дата рождения, профессия): Данные сотрудника ().
• Графа 13 (Основание выдачи): «Выдана на руки на основании письменного заявления Иванова И.И. от .;2026 № * о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (трудовой книжки) для предъявления в ПАО Банк «**»».
• Графа 14 (Подпись получившего): Расписка сотрудника (Иванов И.И.).
• Графа 15 (Подпись выдавшего): Подпись кадровика (Петрова П.П.), расшифровка.

Выдача по доверенности

Если сотрудник не может прийти лично (болезнь, командировка, другой город), ТК может быть выдана доверенному лицу.

• Доверенность должна быть нотариально заверена (простая письменная форма для получения ТК недопустима, так как это документ строгой отчетности).
• В доверенности должно быть указано право на получение трудовой книжки.
• В Книге учета (Т-3) в графе 13 указывается: «Выдана на руки доверенному лицу ** (ФИО) по нотариальной доверенности № от .*.2026, выданной нотариусом **».
• Доверенное лицо предъявляет свой паспорт и оригинал доверенности (копия остается у работодателя).

Чек-лист для HR-специалиста перед выдачей

1. [ ] Наличие письменного заявления от сотрудника (с датой, подписью, расшифровкой).
2. [ ] Проверка ТК на предмет заполненности всех обязательных граф (3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12).
3. [ ] Наличие записи об увольнении (если уволен) или запись о переходе на ЭТК (если переходит).
4. [ ] Заполнение Книги учета Т-3 (графы 13, 14, 15).
5. [ ] Подготовка СТД-Р (если запрошено/необходимо).
6. [ ] Ознакомление сотрудника с правилами хранения ТК (под роспись в журнале или на заявлении).
7. [ ] Выдача ТК (и СТД-Р) под роспись в Книге учета и на втором экземпляре заявления.

Грамотное оформление заявления о выдаче трудовой книжки — это гарантия правовой безопасности как для работодателя, так и для сотрудника. В 2026 году акцент сместился с простой выдачи книги при увольнении на предоставление сведений о трудовой деятельности (СТД-Р) по требованию работающего сотрудника. Используйте приведенные выше образцы формулировок, адаптируйте их под конкретную ситуацию (увольнение, СТД-Р, переход на ЭТК, доверенность) и всегда фиксируйте факт передачи в Книге учета движения трудовых книжек (Т-3).

Примечание: Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется проконсультироваться с трудовой инспекцией или юристом, учитывая локальные нормативные акты организации и актуальные разъяснения Минтруда и СФР.