Оформление отгулов или предоставления дополнительных выходных дней — стандартная кадровая процедура, требующая соблюдения Трудового кодекса РФ и внутренних локальных нормативных актов организации. Ниже представлена подробная инструкция с образцами, которая поможет избежать ошибок при составлении документа.

Правовые основы предоставления выходных дней

Согласно статье 107 ТК РФ, еженедельное непрерывное отдыхание составляет не менее 42 часов. Стандартный режим, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными (суббота, воскресенье). Однако существуют ситуации, когда сотрудник нуждается в переносе или добавлении выходных дней:

• Работа в выходной день по согласованию (ст. 113 ТК РФ) — с последующей компенсацией отгулом.
• Сверхурочная работа (ст. 152 ТК РФ) — по желанию сотрудника оплачивается или компенсируется отдыхом.
• Ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ), право на дополнительный ежегодный отпуск (не менее 3 дней), но не на еженедельные отгулы автоматически.
• Суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ) — выходные могут плавать по графику сменности.
• По личным просьбам (без сохранения заработной платы) — ст. 128 ТК РФ (отгул за свой счет).

Виды заявлений: какой выбрать?

Текст документа кардинально зависит от основания. Не путайте «заявление на выходной» (просьба дать отгул) и «заявление о работе в выходной» (факс выполненной работы для получения компенсации).

Вариант А: Заявление на предоставление отгула (компенсационного отдыха) за работу в выходной/праздничный день

Используется, если вы уже отработали в выходной по приказу и хотите реализовать право на отдых (ст. 153 ТК РФ).

Вариант Б: Заявление на отгул за свой счет (без сохранения зарплаты)

Используется для решения личных вопросов (ст. 128 ТК РФ). Работодатель вправе отказать, если это не предусмотрено коллективным договором или законом (например, для пенсионеров, инвалидов, родителей детей-инвалидов — отказ недопустим).

Вариант В: Заявление о переносе выходного дня (при сменном графике)

Составляется заранее для согласования графика сменности.

—

Образец заявления (Вариант А: Компенсационный отгул)

Ниже приведен универсальный шаблон. Данные в квадратных скобках заменяются на реальные, конфиденциальная информация замаскирована.

Разбор ключевых полей:

1. Шапка (Кому/От кого): Указывается должность руководителя (полное наименование юрлица или ФИО ИП), ФИО сотрудника, должность, табельный номер.
2. Основание: Обязательно ссылка на Приказ о привлечении к работе в выходной/праздничный день (номер, дата). Без приказа работа в выходной неоплачиваема/некомпенсируема.
3. Дата отгула: Конкретная дата, согласованная с непосредственным руководителем/HR заранее.
4. Резолюция: Подпись директора с датой делает заявление основанием для приказа/распоряжения.

—

Образец заявления (Вариант Б: Отгул за свой счет / По личным просьбам)

Важно: Фразу «в связи с личными обстоятельствами» закон не обязывает детализировать. Однако некоторые внутренние регламенты компаний могут требовать указание причины (например, «посещение поликлиники», «смерть родственника», для безотказных отгулов).

—

Пошаговый алгоритм оформления

1. Устное согласование: Поговорите с непосредственным руководителем (начальником отдела/цеха). Убедитесь, что ваше отсутствие не парализует работу.
2. Написание заявления: Заполните шаблон (ручкой синей ручкой или на компьютере с последующей печатью и подписью).
3. Сдача в приемку/HR: Зарегистрируйте входящий номер у секретаря или в кадровой службе (журнал регистрации входящей корреспонденции).
4. Подписание директором: Директор ставит резолюцию («Согласен», «Предоставить…», дата, подпись).
5. Издание приказа/распоряжения: Кадровый сотрудник готовит Приказ по основному месту работы (форма Т-6 или свободная форма) о предоставлении отгула.
6. Ознакомление под роспись: Вы должны ознакомиться с приказом под роспись (дата, подпись).
7. Отметка в табеле учета рабочего времени: Код «ОТ» (код 26) — предоставление дополнительных выходных/отгулов (если компенсационный) или «ОЗ» (код 27) / «НН» (код 31) — если за свой счет (зависит от настроек 1С/программы).

—

Типичные ошибки и как их избежать

—

Особенности для разных категорий работников

• Беременные женщины, несовершеннолетние: Привлечение к работе в выходные/праздничные дни запрещено (ст. 263, 268 ТК РФ). Заявление на работу в выходной они не пишут, заявление на отгул — неактуально.
• Работники с неполным рабочим днем/неделью: Выходные дни пропорциональны графику. Компенсационный отгул предоставляется за часы, превышающие установленную норму.
• Удаленные работники: Режим работы и отдыха фиксируется в доп. соглашении/договоре. Заявление оформляется по общему правилу, но «дата отгула» означает день недоступности к связи/выполнению задач.
• Совместители (внутренние): Отгул по основному месту работы не дает права на отгул по совместительстве автоматически. Нужно два отдельных заявления и двух приказов.

—

Электронный документооборот (ЭДО / 1С / СЭД)

В современных компаниях бумажные заявления заменяются электронными процессами:

1. Сотрудник создает задачу/документ «Заявление на отгул» в портале (Bitrix24, 1С:ЗУП, Directum, Элма и др.);
2. Выбирает вид: «Компенсационный» / «За свой счет».
3. Система подтягивает табельный номер, должность, ФИО руководителя.
4. Сотрудник ставит Электронную подпись (ЭЦП / простую ЭП / SMS-код).
5. Маршрут согласования: Начальник отдела → HR / Кадры → Директор.
6. После подписи директора система автоматически генерирует Приказ и вносит запись в Табель.

Совет: Даже при ЭДО сохраняйте скриншот/PDF подписанного заявления и приказа у себя («на всякий случай»).

—

Чек-лист перед сдачей заявления (Сохраните себе)

• [ ] Указано полное наименование организации/ИП в шапке («Кому»).
• [ ] Указана моя должность, ФИО (полностью), табельный номер («От кого»).
• [ ] Четко сформулирована просьба: «Прошу предоставить компенсационный отгул» ИЛИ «Прошу предоставить отгул за свой счет».
• [ ] Для компенсационного: Указан № и дата Приказа о привлечении к работе в выходной/праздничный день.
• [ ] Указана конкретная дата (даты) предоставления отгула.
• [ ] Стоит моя личная подпись с расшифровкой и дата составления.
• [ ] Есть резолюция директора (Согласен/Не согласен, дата, подпись, печать при наличии).
• [ ] Мною получен экземпляр заявления с входящим номером (или скриншот из СЭД).
• [ ] Ожидаю издания Приказа и ознакомления с ним под роспись.

—

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли написать заявление от руки?

Да, закон не запрещает. Главное, читаемость, синяя ручка, все реквизиты; Но в крупных компаниях требуют печатную форму для сканирования/ЭДО.

Сколько дней можно взять за свой счет?

ТК РФ не устанавливает лимит (кроме категорий ст. 128 ТК РФ — до 14 дней в год гарантированно). Лимит устанавливает Коллективный договор или Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обычно 1-3 дня в месяц/квартал.

Может ли директор отказать в компенсационном отгуле?

Нет; Если работа в выходной оформлена приказом, отгул — ваше безусловное право (ст. 153 ТК РФ). Директор может только согласовать дату отгула (в разумные сроки).

Как оформить, если работал в выходной, а приказ забыли сделать?

Срочно обратитесь к HR/начальнику. Приказ о привлечении к работе должен быть издан до начала работы (или в день работы в экстренных случаях). Без приказа — это волонтерство, оплата в однократном размере и отгул не положены. Требуйте оформления приказа задним числом (с риском для работодателя при проверке ГИТ).

Нужно ли писать заявление на выходной, если я в графике сменности (Суммированный учет)?

Нет. В сменном графике выходные дни зафиксированы в Графике сменности на учетный период. Если вы работаете по графику — это ваша норма. Если просят выйти сверх графика — оформляется как работа в нерабочее время (приказ + отгул/оплата).

—

Грамотно написанное заявление — залог вашего спокойствия и правильного расчета заработной платы. Главные правила: ссылайтесь на закон (ст. ТК РФ) и приказы, указывайте конкретные даты, согласовывайте устно заранее и контролируйте издание приказа. Храните копии всех подписанных документов минимум 3 года (срок обжалования трудовых споров).

Примечание: Данная статья носит информационный характер. В сложных спорах или нестандартных ситуациях (например, работа в выходной без приказа, увольнение за прогулы) рекомендуется консультация с трудовным юристом или инспекцией труда.