Копия трудовой книжки может понадобиться работнику в самых разных ситуациях: для оформления кредита, получения визы, подтверждения стажа при устройстве на новую работу, оформления пенсии или льгот․ Поскольку оригинал трудовой книжки хранится у работодателя, получить её копию можно только по письменному заявлению․ В этой статье подробно разберём, как правильно составить такое заявление, какие реквизиты в нём должны быть, и приведём готовый образец․
Правовая основа выдачи копии трудовой книжки
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой․ В их числе:
- копия трудовой книжки;
- копия приказа о приёме на работу;
- копии приказов о переводах и увольнении;
- справки о заработной плате, начисленных страховых взносах и периоде работы․
Копии документов должны быть надлежащим образом заверены и предоставляться работнику безвозмездно․ Порядок ведения и хранения трудовых книжек закреплён соответствующим Постановлением Правительства РФ, которое также регулирует процедуру выдачи копий и дубликатов․
Когда требуется заверенная копия трудовой книжки
Чаще всего заверенная копия трудовой книжки запрашивается в следующих случаях:
- при оформлении кредита или ипотеки в банке;
- при подаче документов на визу в посольства и консульства;
- для подтверждения трудового стажа в Пенсионном фонде (СФР);
- при трудоустройстве по совместительству;
- для получения государственных услуг, субсидий и льгот;
- при судебных разбирательствах․
Обязательные реквизиты заявления
Заявление на выдачу копии трудовой книжки — это официальный документ, поэтому к его оформлению предъявляются стандартные требования․ В документе должны быть указаны:
- адресат, руководитель организации (должность, наименование организации, Ф․И․О․);
- сведения о заявителе, Ф․И․О․, должность, структурное подразделение;
- наименование документа — «Заявление»;
- суть просьбы — выдача заверенной копии трудовой книжки;
- способ получения, лично в отделе кадров или по почте (тогда указывается адрес);
- дата составления документа;
- личная подпись работника․
Важно: закон не обязывает работника указывать причину, по которой ему понадобилась копия, а также инстанцию, куда будет предъявлен документ․ Допустимо написать, что копия требуется «по месту требования»․
Образец заявления
Ниже приведён типовой образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки:
Генеральному директору
ООО «Пример»
Иванову И․И․
от менеджера отдела продаж
Петрова Петра Петровича
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу выдать мне заверенную в установленном порядке копию трудовой книжки для предъявления по месту требования․
Копию прошу выдать лично в отделе кадров․
«___» __________ 20___ г․ Петров /П․П․ Петров/
Если работник хочет получить копию по почте, в заявлении следует указать адрес, например: «Копию прошу направить по адресу: 109, г․ Москва, ул․ Ленина, д․ , кв․ *»․
Как заверяется копия трудовой книжки
Чтобы копия имела юридическую силу, она должна быть правильно заверена․ Для этого на каждой странице копии проставляется:
- надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию (обычно работник кадровой службы);
- подпись с расшифровкой;
- дата заверения;
- печать организации (при её наличии)․
На последней странице дополнительно указывается фраза: «Работает в настоящее время в должности…» — если работник продолжает трудиться в организации․
Сроки выдачи и ответственность работодателя
Работодатель обязан выдать заверенную копию не позднее трёх рабочих дней с момента подачи заявления․ Отказ в выдаче или затягивание сроков является нарушением трудового законодательства и может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ․ Работник в таком случае вправе обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или прокуратуру․
Особенности для электронной трудовой книжки
Если работник перешёл на электронную трудовую книжку (ЭТК), вместо копии бумажного документа работодатель выдаёт выписку из электронной трудовой книжки по форме, утверждённой Приказом Минтруда России․ Такая выписка также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (при наличии)․
Полезные рекомендации
- Составляйте заявление в двух экземплярах: один передаётся работодателю, на втором сотрудник кадровой службы должен поставить отметку о получении (дату и подпись)․
- Если в компании есть утверждённый шаблон заявления — используйте его․
- Храните второй экземпляр заявления с отметкой о получении до момента выдачи копии, это защитит ваши интересы при возможном споре․
- Помните: услуга по выдаче копии предоставляется бесплатно, любые требования оплаты незаконны․
Заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки — простой документ, но его правильное оформление гарантирует быстрое получение нужной бумаги․ Достаточно указать адресата, свои данные, суть просьбы, способ получения, дату и подпись․ Работодатель обязан исполнить просьбу в течение трёх рабочих дней и не вправе требовать объяснений о цели получения копии․