Временный перевод работника для замещения сотрудника, ушедшего в декретный отпуск (а затем в отпуск по уходу за ребенком), — это распространенная кадровая ситуация. В отличие от постоянного перевода, он имеет свою специфику в оформлении, сроках и оплате. В данной статье мы подробно разберем, как правильно написать заявление, какие документы понадобятся и какие нюансы трудового законодательства (ТК РФ) необходимо учитывать в 2026 году.

Правовые основания временного перевода

Согласно ст. 72.2 ТК РФ, временный перевод на другую работу у того же работодателя возможен только на основании письменного соглашения сторон (дополнительного соглашения к трудовому договору). Типичный случай — замещение временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (п. 2 ст. 72.2 ТК РФ). Декретный отпуск и последующий отпуск по уходу за ребенком именно такой случай.

• Срок перевода: устанавливается не на фиксированный срок (например, год), а на период отсутствия основного работника — до его выхода на работу.
• Инициатор: может быть как работодателем, так и работником.
• Исключение (без согласия): только в случаях стихийных бедствий, аварий, катастроф — на срок до 1 месяца (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). В обычной жизни согласие обязательно.

Порядок оформления: пошаговый алгоритм

1. Заявление от работника. Даже если инициатор — работодатель, работник пишет заявление о согласии на временный перевод (или заявление по собственной инициативе).
2. Дополнительное соглашение к трудовому договору. Это ключевой документ. В нем прописываются: новая должность, срок действия (до выхода основного сотрудника), новый оклад/тарифная ставка, режим работы, гарантии.
3. Приказ (распоряжение) о временном переводе. Издается на основании заявления и соглашения. Форма: единая форма № Т-5 (приказ о переводе) или свободная форма с обязательными реквизитами.
4. Ознакомление под роспись. Работник ознакомляется с приказом и дополнительным соглашением под роспись.
5. Справка СЗВ-ТД / ЕФС-1. Важно: в трудовую книжку (бумажную) запись НЕ вносится. В Сведениях о трудовой деятельности (СТД-Р / ЕФС-1) временный перевод также не отражается (согласно Постановлению Правительства РФ № 1241 и разъяснениям Пенсионного фонда/СФР). Отражается только прием на работу и увольнение/перевод на постоянную работу.

Структура и образец заявления

Заявление пишется от руки или на компьютере. Единой утвержденной формы нет, поэтому используют свободную форму с обязательными реквизитами.

Обязательные реквизиты заявления:

• Шапка: Кому (ФИО руководителя организации, название организации), От кого (ФИО работника, должность, структурное подразделение).
• Название документа: «Заявление на временный перевод».
• Суть просьбы: просьба временно перевести на должность [Название должности] для замещения [ФИО основного работника], находящегося в декретном отпуске / отпуске по уходу за ребенком.
• Срок: «На период отсутствия основного работника (до выхода на работу)».
• Условия оплаты: ссылка на доп. соглашение (например: «с установлением заработной платы в размере * руб.» или «с сохранением текущего оклада» — по согласованию).
• Дата и подпись.

Дополнительное соглашение: ключевые пункты

Без дополнительного соглашения приказ будет незаконным. В соглашении обязательно должны быть зафиксированы (ст. 57, 72.2 ТК РФ):

• Новая трудовая функция (должность, вид работы).
• Срок действия: «На период временного отсутствия основного работника ФИО до его выхода на работу».
• Место работы (если меняется структурное подразделение или адрес — указываем *).
• Режим работы (если отличается от основного).
• Система оплаты труда: оклад, тарифная ставка, процентные ставки, выплаты стимулирующего характера. Важно: оплата не может быть ниже тарифной ставки (оклада) новой должности.
• Гарантии: сохранение основного места работы (должности) за работником.

Приказ о временном переводе (Форма Т-5 или своя)

Приказ готовится в двух экземплярах (один в личное дело, второй работнику). Основание: заявление + доп. соглашение.

Пример текста приказа:

1. Временно перевести с «___» _____________ 202_ г. по период выхода на работу основного работника Петрова П.П. (табельный номер ) с должности менеджера отдела продаж на должность старшего менеджера отдела продаж для замещения Сидоровой С.С., находящейся в декретном отпуске.
2. Установить заработную плату в размере руб. в месяц.
3. Сохранить за работником основное место работы (должность менеджера отдела продаж).
4. Контроль за исполнением — за кадровым специалистом *.

Особенности оплаты труда и налогов

• Размер зарплаты: устанавливается по соглашению сторон. Обычно это оклад замещаемой должности (полный или пропорционально отработанному времени, если перевод на неполный день).
• НДФЛ: удерживается стандартным порядком.
• Страховые взносы: исчисляются со всей выплаченной суммы.
• Командировочные/доп. выплаты: если новая должность предполагает их, они сохраняются.

Завершение временного перевода

Перевод прекращается автоматически в день выхода на работу основного работника. Дополнительный приказ «об отмене перевода» издавать не обязательно (срок истек), но на практике часто издают приказ «О прекращении временного перевода» для фиксации даты возвращения на основную должность и расчета зарплаты.

Работник возвращается на свою прежнюю должность. Если основной работник уволился — временному работнику могут предложить постоянный перевод (новое доп. соглашение и приказ) или уволить по ст; 77 ТК РФ (по соглашению сторон) / ст. 81 ТК РФ (при ликвидации должности, если основная тоже ликвидирована).

Частые ошибки и риски (Чек-лист для HR)

Нюансы 2026 года: Электронный документооборот и СФР

С переходом на полностью электронный обмен данными с Социальным фондом России (СФР):

• СЗВ-ТД (ЕФС-1): При временном переводе не подается. Подача отчета с признаком «Перевод» приведет к ошибке валидации или некорректному формированию стажа.
• Электронные трудовые книжки (ЭТК): Запись не появляется. Стаж непрерывно считается.
• ЭДО (Электронный документооборот): Заявление, доп. соглашение и приказ можно подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника и работодателя. Это придает документам полную юридическую силу (ФЗ-63, ст. 309 ТК РФ).

Резюме

Оформление временного перевода на период декретного отпуска требует соблюдения трех «китов»: Заявление работника + Дополнительное соглашение + Приказ. Главные правила — нет записи в трудовую книжку, срок до выхода основного сотрудника, зарплата не ниже тарифа новой должности. Используйте приведенные выше образцы как базу, адаптируя их под штатное расписание и локальные нормативные акты вашей организации *.

Данная статья носит информационный характер. При оформлении конкретных кадровых документов рекомендуется проконсультироваться со специалистом по трудовому праву с учетом локальных нормативных актов организации и актуальных судебной практики на .