Оформление отпуска — обязательная процедура для любого работника․ В трудовом праве понятие «отпуск с сохранением должности» чаще всего ассоциируется с двумя ситуациями: ежегодный оплачиваемый отпуск (статья 114 ТК РФ) и отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) (статья 128 ТК РФ)․ Во втором случае фраза «с сохранением места работы (должности)» является ключевой юридической формулировкой, гарантирующей, что сотрудник не будет уволен за отсутствие․

Ниже представлена подробная статья о том, как правильно написать заявление в 2026 году, какие реквизиты обязательны, в каких случаях работодатель обязан согласиться, а в каких, имеет право отказать․

Виды отпусков с сохранением должности

Прежде чем писать заявление, определитесь с видом отпуска, так как от этого зависят основание, сроки и порядок согласования․

• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск (ст․ 115 ТК РФ) — 28 календарных дней (минимум)․ Предоставляется ежегодно․ Заработная плата сохраняется и выплачивается за 3 дня до начала отпуска (ст․ 136 ТК РФ)․
• Дополнительные оплачиваемые отпуска, за вредные условия, нестандартный рабочий день, по उत्तрям и т․д․
• Отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) (ст․ 128 ТК РФ), предоставляется по письменному заявлению работника․ Должность и место работы сохраняются, зарплата не выплачивается․ Сроки не ограничены кодексом (договариваются сторонами), но периоды свыше 14 дней в год не включаются в стаж для очередного оплачиваемого отпуска (ст․ 121 ТК РФ)․
• Социальные отпуска (декретный, уход за ребенком, учебный) — имеют свои особенности оформления и основания․

Общие правила составления заявления (Реквизиты)

Согласно ГОСТ Р 7․0․97-2016 и ст․ 62 ТК РФ, заявление составляется в письменной форме (бумажная или электронная с ЭЦП)․ Универсальный бланк не существует, но обязательны следующие реквизиты:

1. Шапка документа (в правом верхнем углу):
   • Кому: Должность руководителя организации (Директор, Генеральный директор)․
   • Название организации (Полное или сокращенное наименование: ООО «», ИП )․
   • ФИО руководителя в дательном падеже (Например: Иванову И․И․)․
2. От кого (ниже шапки, по левому краю):
   • Должность работника․
   • ФИО работника в родительном падеже (Например: Петрова А․С․)․
   • Табельный номер (если есть)․
3. Наименование документа — по центру строки: ЗАЯВЛЕНИЕ (или «Заявление на предоставление отпуска»)․
4. Текст просьбы — суть документа (см․ образцы ниже)․
5. Дата составления (число, месяц словом, год)․
6. Подпись работника с расшифровкой․

Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск (2026)

Это самый частый вариант․ Заявление пишется заранее (обычно за 2 недели до начала по графику отпусков)․

Важные нюансы для 2026 года:

• График отпусков: Работодатель обязан утвердить график не позднее чем за 2 недели до начала календарного года (ст․ 123 ТК РФ)․ Отпуск предоставляеться по графику․
• Разделение отпуска: По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, но одна из частей не может быть менее 14 дней (ст; 125 ТК РФ)․
• Перенос: По инициативе работодателя — только с согласия работника․ По инициативе работника — по заявлению (перевод на другие даты)․
• Выплата: Заработная плата за отпуск выплачивается не позднее чем за 3 дня до его начала․

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет)

Здесь критически важно указать фразу «с сохранением места работы (должности)»․ Без этого формулировка может быть расценена как заявление об увольнении или прогуле․

Вариант А: Общий случай (по желанию работника)

Работодатель имеет право отказать, если работник не входит в льготные категории (ст․ 128 ТК РФ)․

Вариант Б: Льготные категории (Работодатель НЕ МОЖЕТ отказать)

Согласно ч․ 1 ст․ 128 ТК РФ, отпуск за свой счет обязательно предоставляется (сроки устанавливаются работником, но не более установленных законом пределов):

• Участникам ВОВ, труженикам тыла — до 35 календарных дней в год․
• Инвалидам ВОВ, лицам, награжденным медалью «За оборону Ленинграда» — до 35 календарных дней․
• Порабощенным нацистами (бывшим узникам концлагерей/гетто) — до 35 календарных дней․
• Ветеранам труда — до 14 календарных дней․
• Инвалидам (всех групп) — до 60 календарных дней․
• Родителям (супругам) погибших военнослужащих/работников, погибших при выполнении гос․ заданий — до 14 календарных дней․
• Работающим пенсионерам по старости, до 14 календарных дней․
• Родителям/опекунам детей-инвалидов до 18 лет — до 14 календарных дней (могут пользоваться полностью или частями)․

Вариант В: Ссылка на коллективный договор / ЛНА

Если Коллективный договор или Локальный нормативный акт (Положение об отпусках) предусматривает дополнительные категории или большие сроки, на них нужно ссылаться․

Порядок оформления и документооборот

1. Подача заявления: Работник подает заявление руководителю (лично, через секретаря, по ЭДО, почтой)․ Рекомендуется забирать вторую копию с отметкой о принятии (входящий номер, дата, подпись принявшего)․
2. Рассмотрение: Руководитель ставит резолюцию («Согласен․ Приказ подготовить․․․» или «Отказать с указанием причины»)․ Для льготников отказ недопустим․
3. Издавание приказа: Кадровик готовит приказ по форме Т-6 (утв․ Госстатом РФ № 1) или в свободной форме с обязательными реквизитами (наименование орг․, дата, номер, основание, сроки, вид отпуска, ответственное лицо)․
4. Ознакомление под роспись: Работник ознакомляется с приказом под роспись (лично или по ЭДО) не позднее дня начала отпуска․
5. Запись в табель: Код «ОД» (оплачиваемый) или «ОЗ» (за свой счет / без сохранения ЗП)․
6. Запись в карточку учета рабочего времени (Т-2) и личную карточку (Т-2л)․

Сроки хранения документов

Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утвержденному Росархивом (Приказ от № 236):

• Приказы о предоставлении отпусков (в т․ч․ за свой счет) — хранятся 75 лет․
• Заявления работников — хранятся вместе с приказами (75 лет) или 5 лет после составления (если не связаны с правами на пенсию/льготы), но безопаснее хранить 75 лет․
• Графики отпусков — 5 лет․

Частые ошибки и риски

Электронный документооборот (ЭДО) в 2026 году

Современные сервисы (например, «НейроБизнес», «Контур․Диадок», «СБИС», «1С-Документооборот» и др․) позволяют полностью перевести процесс в электронный вид:

• Работник создает заявление из шаблона в личном кабинете․
• Подписывает квалифицированной электронной подписью (КЭП)․
• Документ уходит на согласование руководителю/кадровику․
• Приказ формируется автоматически на основании данных заявления․
• Работник ознакомляется с приказом по ЭДО (это равносильно росписи на бумаге)․

Это исключает потерю документов, ошибки в датах и ускоряет процесс в 3-5 раз․ При этом юридическая сила электронных документов с КЭП равна бумажным (ФЗ-63 «Об электронной подписи»)․

Резюме: чек-лист перед подачей

• [ ] Верно указан адресат (ФИО директора, название орг․)․
• [ ] Верно указан автор (ФИО, должность, таб․ номер)․
• [ ] Четко написан вид отпуска: «Ежегодный оплачиваемый» ИЛИ «Без сохранения заработной платы с сохранением места работы и должности»․
• [ ] Указаны точные даты: «С [дата] по [дата] включительно» и количество календарных дней․
• [ ] Для отпуска за свой счет: указана причина (обязательно для общего случая, для льготников — по желанию, но лучше указать)․
• [ ] Для льготников: приложены копии документов, подтверждающих право (пенсионное удостоверение, справка МСЭ, свидетельство о рождении ребенка-инвалида и т․д․)․
• [ ] Стоит дата и личная подпись (или КЭП)․
• [ ] Вторая копия заявления отметена о принятии (вх․ номер/дата/подпись HR)․

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ Трудовое законодательство может меняться․ При сложных ситуациях (отказы, споры о сроках, совмещение отпусков) рекомендуется обратиться к трудовому юристу или профсоюзу․ Актуальность нормативной базы: ТК РФ на ․