Когда трудовую книжку отправляют по почте

По общему правилу в день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку лично в руки (ч․ 4 ст․ 84․1 ТК РФ)․ Однако бывают ситуации‚ когда сотрудник не может или не желает явиться за документом:

• работник отсутствует на рабочем месте в день увольнения (болезнь‚ отпуск‚ командировка);
• сотрудник проживает в другом городе;
• работник отказывается получать книжку лично;
• увольнение происходит дистанционно․

В этих случаях работодатель направляет работнику уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте․ С момента отправки такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа (ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ‚ п․ 37 Порядка‚ утв․ Приказом Минтруда России от № 320н)․

Важно: отправить трудовую книжку почтой можно только с письменного согласия работника․ Без заявления сотрудника пересылка документа не допускается․

Как составить заявление

Заявление оформляется в свободной форме‚ но должно содержать следующие обязательные сведения:

1. наименование организации-работодателя и ФИО руководителя;
2. ФИО работника‚ его должность и структурное подразделение;
3. просьбу направить трудовую книжку по почте;
4. точный почтовый адрес с индексом‚ по которому нужно отправить документ;
5. дату увольнения и реквизиты приказа (при наличии);
6. дату составления заявления и личную подпись работника․

Образец заявления

Ниже приведён пример заполнения заявления (персональные данные частично скрыты):

Генеральному директору
ООО «Восток-Строй»
Иванову Сергею Петровичу
от менеджера отдела продаж
Смирновой Анны Владимировны
(паспорт: серия 45* № 123)

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с увольнением по собственному желанию с (приказ от № 1-к) и невозможностью лично получить трудовую книжку в день увольнения прошу направить мою трудовую книжку серии АТ-IV № 3456 по почте заказным письмом с уведомлением о вручении по следующему адресу:

603‚ г․ Нижний Новгород‚ ул․ Гагарина‚ д․ 1‚ кв․ ․

Согласие на отправку трудовой книжки по почте даю добровольно․ О возможных рисках‚ связанных с пересылкой документа почтовым отправлением‚ предупреждена․

Контактный телефон: +7 (9) —45

    __________________ / Смирнова А․В․ /

Как работодатель отправляет документ

После получения заявления работодатель обязан:

• внести в трудовую книжку запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ;
• отправить книжку заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу‚ указанному в заявлении;
• сохранить копию заявления‚ почтовую квитанцию и уведомление о вручении — эти документы подтверждают исполнение обязанности работодателя;
• при необходимости приложить к отправлению копии приказов‚ справки о заработной плате и иные документы‚ запрошенные работником (ч․ 1 ст․ 62 ТК РФ)․

Важные нюансы

• Если работодатель допустил ошибку в адресе и письмо не было доставлено‚ уведомление или отправку следует повторить․
• Работник‚ выбравший электронную трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р)‚ получает бумажный документ на руки при увольнении либо также может попросить отправить его почтой․
• Расходы по пересылке‚ как правило‚ несёт работодатель‚ если иное не согласовано сторонами․
• Заявление лучше составить в двух экземплярах: один остаётся у работодателя‚ второй — с отметкой о принятии — у работника․

Заявление на отправку трудовой книжки по почте, простой‚ но юридически значимый документ․ Оно защищает работодателя от претензий о задержке выдачи документа‚ а работнику гарантирует получение трудовой книжки без личного визита в организацию․ Главное, указать точный адрес‚ поставить подпись и сохранить подтверждение передачи заявления работодателю․