Ошибки при заполнении платежного поручения — явление нередкое. Одна из самых распространенных — неверное указание назначения платежа (поле 24). К счастью, такая ошибка исправима: достаточно направить контрагенту и/или в банк письмо об уточнении (изменении) назначения платежа. В этой статье разберем, когда это нужно, как составить документ и приведем готовый образец.
Когда требуется изменение назначения платежа
Назначение платежа — это текстовое поле, в котором плательщик указывает, за что перечисляются деньги: номер и дату договора, наименование товара или услуги, сумму НДС и т.д. Ошибка в этом поле может привести к серьезным последствиям:
- контрагент не сможет идентифицировать платеж и не зачтет оплату;
- возникнет дебиторская или кредиторская задолженность в учете;
- при оплате налогов платеж может «зависнуть» в невыясненных;
- возможны претензии со стороны налоговых органов при проверке.
Если ошибка обнаружена, действовать нужно быстро. Порядок действий зависит от того, исполнен ли уже платеж банком.
Два варианта развития событий
Платеж еще не исполнен банком
Если деньги еще не списаны со счета, плательщик вправе отозвать платежное поручение. Для этого в банк подается заявление об отзыве платежа, после чего оформляется новое поручение с корректным назначением. Пример формулировки:
«Прошу отозвать платежное поручение № 1* от на сумму 50 000 руб. и провести платеж заново по прилагаемому поручению».
Платеж уже исполнен
Если деньги уже зачислены получателю, отозвать их нельзя. В этом случае составляется письмо об уточнении (изменении) назначения платежа, которое направляется:
- контрагенту — чтобы он правильно отразил поступление в учете;
- в банк — при необходимости, чтобы уточнить информацию в платежных документах;
- в налоговый орган — если ошибка допущена при уплате налогов (подается заявление об уточнении платежа по правилам ст. 45 НК РФ).
Как составить письмо: обязательные реквизиты
Унифицированной формы такого письма нет, оно составляется в свободной форме на фирменном бланке организации. Однако документ должен содержать:
- наименование и реквизиты отправителя (ИНН, КПП, адрес);
- наименование и реквизиты адресата;
- дату составления и исходящий номер письма;
- реквизиты платежного поручения с ошибкой: номер, дату, сумму цифрами и прописью;
- ошибочное назначение платежа (как указано в поручении);
- корректное назначение платежа (как должно быть);
- просьбу считать уточненное назначение верным;
- подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать при наличии.
Образец заявления (письма) об изменении назначения платежа
ООО «Вега-Строй»
ИНН 77, КПП 77
Адрес: 115, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, стр. 2
Тел.: +7 (495) —
Исх. № 4* от
Генеральному директору
ООО «Торговый дом «Исток»
Петрову П.П.
Адрес: 190, г. Санкт-Петербург, наб. Речная, д. 2
Письмо об уточнении назначения платежа
Уважаемый Петр Петрович!
нами была произведена оплата по платежному поручению № 1 от на сумму 120 000 (Сто двадцать тысяч) рублей 00 копеек, в т.ч. НДС 20% — 20 000 руб.
В поле 24 «Назначение платежа» платежного поручения была допущена ошибка. Указано: «Оплата по договору № 15 от за строительные материалы, в т.ч. НДС 20%».
Просим считать верным следующее назначение платежа: «Оплата по договору № 51 от за строительные материалы, в т.ч. НДС 20%».
Просим учесть данное уточнение при отражении платежа в учете и подтвердить получение настоящего письма.
Генеральный директор ООО «Вега-Строй» ____________ /Иванов И.И./
Исп.: Сидорова А.А., тел. +7 (495) *—, доб. 1
Практические рекомендации
- Действуйте оперативно. Чем раньше направлено письмо, тем меньше риск расхождений в учете и претензий.
- Направьте копию в банк. После согласования уточнения с контрагентом соответствующее уведомление стоит направить и в свой банк.
- Приложите копию письма к платежному поручению с ошибкой, это упростит работу бухгалтерии.
- Получите письменное подтверждение от контрагента о принятии уточнения (отметку на копии письма или ответное письмо).
- Храните заявление не менее трех лет — документ может понадобиться при налоговой проверке или инвентаризации расчетов.
- При ошибках в налоговых платежах подавайте заявление об уточнении в ИФНС — это позволит избежать начисления пеней.
Письмо об изменении (уточнении) назначения платежа — простой, но юридически значимый документ, который позволяет исправить ошибку в платежном поручении без возврата денег и повторной оплаты. Главное, указать точные реквизиты ошибочного поручения, корректное назначение платежа и направить письмо всем заинтересованным сторонам: контрагенту, банку, а при необходимости, в налоговый орган.