Когда сотрудник организации временно отсутствует (уходит в отпуск, находится на больничном, в командировке или в отпуске по уходу за ребёнком), его обязанности нередко возлагаются на другого работника. За выполнение дополнительной работы сотруднику полагается доплата. В этой статье мы подробно разберём, как оформить заявление (служебную записку) на доплату за отсутствующего работника, какие нормы закона при этом действуют и приведём готовый образец документа.

Правовая основа доплаты

Порядок оформления доплаты регулируется Трудовым кодексом РФ:

• Статья 60.2 ТК РФ — устанавливает, что с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) наряду с основной работой. Это может быть совмещение профессий, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы.
• Статья 151 ТК РФ — определяет, что при совмещении должностей, расширении зон обслуживания, увеличении объёма работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора.

Доплата может быть установлена как в твёрдой денежной сумме, так и в процентах от оклада (тарифной ставки) — отсутствующего работника или самого сотрудника, выполняющего дополнительную работу.

Кто и когда составляет заявление (служебную записку)

Унифицированной формы такого документа законодательством не предусмотрено, поэтому он составляется в произвольной форме. На практике возможны два варианта:

1. Служебная записка от руководителя подразделения — наиболее распространённый вариант. Непосредственный начальник сотрудника, которому планируется поручить дополнительные обязанности, обращается к руководителю организации с предложением оформить совмещение и установить доплату.
2. Заявление самого работника — сотрудник сам обращается к руководству с просьбой установить доплату за фактически выполняемую им работу за отсутствующего коллегу.

После визирования документа руководителем организации издаётся приказ о возложении дополнительных обязанностей и установлении доплаты, а с работником подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору. В соглашении обязательно указываются:

• перечень дополнительных обязанностей;
• срок их выполнения (с конкретными датами);
• размер доплаты.

Структура документа

Заявление (служебная записка) на доплату должно содержать следующие элементы:

1. Шапка — в правом верхнем углу указывается адресат (должность, ФИО руководителя организации) и автор документа (должность, ФИО).
2. Наименование документа — «Заявление» или «Служебная записка».
3. Основная часть — описание ситуации: кто отсутствует, по какой причине, на какой срок, кто будет исполнять обязанности, просьба установить доплату с указанием её размера.
4. Дата и подпись составителя.

Образец служебной записки на доплату за отсутствующего работника

Генеральному директору
ООО «Восток-Строй»
Иванову И.И.
от начальника отдела продаж
Петрова П;П.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

В связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск менеджера по продажам Сидоровой Анны Сергеевны (табельный № ) в период с по прошу возложить исполнение её обязанностей на старшего менеджера отдела продаж Кузнецова Алексея Владимировича (табельный № ) без освобождения от выполнения основной работы.

Прошу установить Кузнецову А.В. доплату за исполнение обязанностей временно отсутствующего работника в размере 30% от должностного оклада (15 000 руб. в месяц) на указанный период.

Начальник отдела продаж ____________ /Петров П.П./
«10» сентября 2026 г.

Резолюция руководителя: «В приказ. Кадровой службе подготовить дополнительное соглашение. Иванов И.И., »

Образец заявления от самого работника

Директору ООО «Логистика Плюс»
Смирнову С.С.
от бухгалтера
Козловой Елены Николаевны

ЗАЯВЛЕНИЕ

В связи с нахождением главного бухгалтера Орловой М.В. (табельный № *) на листке нетрудоспособности с я фактически исполняю её обязанности наряду со своей основной работой.

Прошу оформить возложение на меня обязанностей временно отсутствующего работника в установленном порядке и установить доплату в размере 20 000 руб. в месяц на период отсутствия Орловой М.В.

«05» сентября 2026 г. ____________ /Козлова Е.Н./

Важные нюансы

• Письменное согласие работника обязательно. Без него возложить дополнительные обязанности нельзя.
• Право на досрочный отказ. Работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель, досрочно отменить поручение, письменно уведомив другую сторону не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).
• Отмена доплаты. Если необходимость в совмещении отпала, руководитель подразделения составляет служебную записку об отмене доплаты, после чего издаётся соответствующий приказ.
• Не путайте совмещение и совместительство. Совместительство (ст. 60.1 ТК РФ) — это выполнение дополнительной работы в свободное от основной работы время по отдельному трудовому договору.
• Налогообложение; Доплата входит в состав заработной платы и облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Заявление (служебная записка) на доплату за отсутствующего работника — простой, но важный документ, запускающий процедуру официального оформления совмещения. Правильно составленный документ защищает интересы обеих сторон: работник гарантированно получает доплату за увеличенный объём работы, а работодатель — документальное подтверждение законности начислений при проверках трудовой инспекции.

Обратите внимание: приведённые образцы носят рекомендательный характер. Формулировки могут быть адаптированы под специфику вашей организации и локальные нормативные акты.