Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Архивная справка об обучении — это официальный документ, подтверждающий факт обучения в учебном заведении, которое прекратило свою деятельность, либо справка, запрашиваемая из архива за долгие периоды (обычно более 75 лет со дня создания документа, либо при утере оригинала диплома/аттестата)․ В 2026 году процедура получения такого документа регламентируется законодательством об архивном деле и административными регламентами конкретных регионов и учебных заведений․

Когда требуется архивная справка об обучении

Утрата или порча оригинала документа об образовании (диплома, аттестата, свидетельства)․ Восстановить оригинал невозможно, выдается дубликат или справка․
Ликвидация учебного заведения․ Документы передаются в государственный архив или в другое учебное заведение-правопреемника․
Подтверждение периода обучения для Пенсионного фонда (СФР), суда, работодателя или для поступающих в другое ВУЗ/колледж․
Истечение срока хранения дел в самом учебном заведении (обычно 50–75 лет) и их передачи в государственный архив․

Нормативная правовая основа

Основными документами, регулирующими выдачу архивных справок, являются:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»․
Приказ Минобрнауки России и Росархива (типовые административные регламенты)․
Локальные акты учебного заведения: Административный регламент предоставления государственных услуг (часто Приложение 7 к типовой форме регламента описывает форму архивной справки, копии или выписки)․

Важно: Согласно ст․ 22 Закона «Об архивном деле», архивные справки, копии и выписки выдаются в установленном законом порядке․ Если со дня создания документа не истекло 75 лет, доступ к сведениям, составляющим тайну частной жизни (оценки, дисциплины), может быть ограничен и предоставлен только заявителю или его уполномоченному представителю․

Структура и реквизиты заявления (Образец)

Единой утвержденной на федеральном уровне формы бланка заявления на архивную справку не существует․ Каждое учебное заведение или архив устанавливает свой бланк (часто размещенный на официальном сайте в разделе «Сведения об образовательной организации» -> «Административный регламент» -> «Приложения»)․

Ниже приведен универсальный образец, содержащий все обязательные реквизиты, принятые в деловой переписке (ГОСТ Р 7․0․97-2016):

 Кому:
 Ректору / Директору / Главному архивариусу
 * (Наименование учебного заведения / Архива)
 г․ , ул․ , д․ * От кого:
 * (Фамилия, Имя, Отчество полностью — по паспорту)
 Дата рождения: ․․
 Паспорт: серия * № , выдан , *․․
 Телефон: +7 () —
 E-mail: @․
 Адрес регистрации/проживания: г․ *, ул․ , д․ , кв․ *
ЗАЯВЛЕНИЕ
 на выдачу архивной справки об обучении
Прошу выдать мне архивную справку об обучении в (наименование учебного заведения: ВУЗ, колледж, техникум, школа)
 по специальности/профилю: *
 Форма обучения: очная / заочная / вечерняя
 Период обучения: с ․․ по ․․ (год поступления, год окончания/отчисления)
 Номер зачетной книжки / личного дела (если известен): *
После окончания обучения выдан диплом / аттестат / свидетельство
 серия № * *․․ г․ (дата выдачи)
 На имя: * (ФИО полностью, если менялось — указать фамилию на момент обучения)
Цель получения справки: для представления в * (СФР, суд, работодатель, учебное заведение, иное)․
Способ получения:
 [ ] Лично в архиве/приемной комиссии
 [ ] Через уполномоченного представителя (доверенность приложена)
 [ ] По почте (почтовый заказ/ценная посылка) по адресу: г․ , ул․ , д․ , кв․ *
 [ ] В электронном виде на портале Госуслуг / на e-mail: *@․*
Приложения:
 Копия паспорта (страницы с фото и пропиской)․
 Копия документа об образовании (диплома/аттестата) — при наличии․
 Копия свидетельства об изменении фамилии (брак, развод) — при наличии․
 Нотариальная доверенность (при получении представителем);
 Квитанция об оплате госпошлины / услуг (если предусмотрено локальным актом)․
*․․2026 г․ _____________ / /
 (Подпись) (Расшифровка подписи) 

Ключевые поля, требующие особого внимания:

ФИО на момент обучения: Если фамилия менялась, обязательно укажите фамилию, под которой учились, и приложите документы об изменении имени․
Точные даты: Год поступления и год окончания/отчисления․ Если не помните точную дату, укажите приблизительный период․
Номер зачетки/личного дела: Значительно ускоряет поиск в архивных фондах․
Цель получения: Некоторые архивы выдают справки разной формы (с оценками/дисциплинами или только факт обучения) в зависимости от цели․

Особенности заполнения для разных типов учреждений

Высшие учебные заведения (ВУЗы)

Пример: Сибирский федеральный университет (СФУ) и другие крупные университеты публикуют бланки в разделе «Приложение 7 к типовой форме Административного регламента»․ Часто требуется заполнение электронной формы на сайте или в личном кабинете абитуриента/выпускника, после чего генерируется PDF для печати и подписи․

Колледжи, техникумы, училища (СПО)

Документы ликвидированных СПО часто хранятся в государственных архивах субъектов РФ․ Заявление подается непосредственно в архив (например, ГА СПб для Петербурга) или в учреждение-правопреемника․

Школы

Справка об обучении в школе (архивная) запрашивается в управлении образования района/города или в государственном архиве, если школа закрыта более 10-15 лет назад․ Бланк заявления часто проще: указывается ФИО, дата рождения, годы обучения, класс выпуска․

Способы подачи заявления

На 2026 год доступны следующие каналы подачи:

Способ	Описание	Срок рассмотрения
Портал Госуслуг (ЕПГУ / РПГУ)	Самый удобный способ; Услуга: «Выдача дубликата документа об образовании» или «Выдача архивной справки»․ Требуется подтвержденная учетная запись․	От 10 до 30 рабочих дней (зависит от региона/ведомства)
Личный прием (окно архива/приемной комиссии)	Подача бумажного заявления с пакетом документов․ На месте выдается талон с датой готовности․	Обычно 5-15 рабочих дней
Почта России (ценная посылка с вложением)	Заявление + копии документов + квитанция об оплате (если нужно) + конверт с марками для ответа․ Адрес: * (юридический адрес архива/ВУЗа)․	Срок почтового пересылания + срок исполнения (до 30 дней)
Электронная почта / Факс	Некоторые вузы (например, Тихоокеанский гос․ ун-т, email: @․ru, факс: 8 () —) принимают сканы заявлений․ Оригинал могут потребовать при получении․	По согласованию
МФЦ (Мои Документы)	В ряде регионов услуга по выдаче архивных справок делегирована МФЦ․	Стандартный регламент МФЦ (+ время передачи в архив)

Необходимый пакет документов

Заявление (в 2-х экземплярах, если подаете лично/почтой)․
Оригинал паспорта РФ (для предъявления) и копия (стр․ с фото, пропиской)․
Документ, подтверждающий изменение ФИО (свидетельство о браке/разводе, решение ЗАГС) — копия и оригинал для сверки․
Копия документа об образовании (диплома, аттестата) — если сохранен․ Если утерян — пишите в заявлении «утрачен»․
Доверенность (нотариальная или простая письменная, заверенная в архиве/ВУЗе) — если подает представитель․
Квитанция об оплате — только если установлено локальным нормативным актом (платные услуги по выдаче справок не входящих в госзаказ)․ Часто для пенсионеров и инвалидов — бесплатно․

Сроки изготовления и получения

Государственные архивы: Срок исполнения запроса, до 30 календарных дней (ст․ 22 ФЗ-125), в сложных случаях продлевается до 60 дней с уведомлением заявителя․
Действующие учебные заведения: По административному регламенту обычно 10-15 рабочих дней․
Через Госуслуги: Срок регламентируется административным регламентом конкретной услуги в регионе (в среднем 10-30 дней)․

Типичные ошибки и причины отказа

Несоответствие ФИО в заявлении и паспорте / документе об изменении фамилии․
Отсутствие данных о периоде обучения (не указан год поступления/окончания)․
Обращение не в тот архив/орган․ Документы ликвидированных вузов могут храниться в архиве другого региона или в Рособрнадзоре (федеральный архив документов об образовании)․
Истекший срок действия доверенности у представителя․
Запрос сведений, составляющих тайну частной жизни (оценки, медицинские справки из личного дела) третьими лицами без нотариальной доверенности с правом подписи запросов в архивы․

Что делать, если учебное заведение ликвидировано?

Уточнить правопреемника на сайте Рособрнадзора (реестр ликвидированных организаций) или на сайте Минобрнауки․
Если правопреемника нет — документы переданы в Государственный архив субъекта РФ (по месту нахождения бывшего ВУЗа) или в Федеральный архив Рособрнадзора (г․ Москва)․
Подать запрос непосредственно в этот архив (бланк заявления на сайте архива)․

Пример оформления конверта для почтовой отправки

Если вы отправляете документы почтой (как указано в одном из источников: «Прошу готовую справку направить через операторов почтовой связи․․․»):

 Кому:
 Государственный архив * области / ФГБОУ ВО «*»
 Отдел архива / Приемная комиссия
 Индекс:
 г․ , ул․ , д․ *, пом․ * От кого:
 * (Ваше ФИО)
 Индекс:
 г․ , ул․ , д․ , кв․
 Тел․: +7 () — 

Вложение: Ценная посылка с объявленной ценностью (сумма по вашему усмотрению, например, 300-500 руб․) + вложенный конверт 1-го класса (С) с наклеенными марками для обратной отправки справки․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить справку с перечнем дисциплин и часов?

Да, но это архивная выписка из личного дела (или приложения к диплому), а не просто справка об обучении․ В заявлении нужно указать: «Прошу выдать архивную выписку из личного дела с указанием изученных дисциплин, количества часов и полученных оценок»․ Срок изготовления такой выписки дольше (до 30-60 дней)․

Нужно ли платить госпошлину?

Госпошлина за выдачу дубликата диплома установлена (2000 руб․ на 2026 г․, оплата через Госуслуги со скидкой 30%)․ За выдачу архивной справки/выписки госпошлина федерального уровня не установлена, однако образовательные организации и архивы могут устанавливать плату за оказание платных услуг (печать, поиск, отправка) в соответствии со ст; 39 ФЗ «Об архивном деле»․ Уточняйте на сайте конкретного архива․

Что такое «Архивная копия»?

Это заверенная печатью и подписью архивариуса/руководителя копия документа (диплома, зачетки), имеющая такую же юридическую силу, как оригинал, для представления в госорганы․ Выдается, если оригинал утерян безвозвратно․

Чек-лист перед отправкой

[ ] Заявление заполнено полностью, без исправлений и помарок, подписано собственноручно․
[ ] Указаны верные реквизиты учебного заведения и архива-адресата․
[ ] Приложены копии всех страниц паспорта (развороты)․
[ ] Приложены копии документов об изменении фамилии (если применимо)․
[ ] Приложена копия диплома/аттестата (если есть)․
[ ] Оплачена услуга (если требуется) и приложена квитанция/чек․
[ ] Для почты: подготовлен обратный конверт с марками/оплатой․
[ ] Для представителя: оригинал доверенности + копия паспорта представителя․

Дата актуализации статьи: ․
Источники: ФЗ-125 «Об архивном деле», типовые Административные регламенты Минобрнауки, информация с порталов Госуслуг, сайтов СФУ, КубГУ, Тихоокеанского гос․ ун-та, КонсультантПлюс, региональных государственных архивов․
Внимание: Бланки и реквизиты адресатов (телефоны, e-mail, точные адреса) в статье замаскированы (*)․ Актуальные контакты обязательно проверяйте на официальном сайте целевого архива или учебного заведения на день подачи․