Выдача наличных денег под отчет — стандартная процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, ведущего кассу. Главным документом, легализующим изътие денег из кассы сотрудником (подотчетным лицом), является заявление на выдачу денежных средств. Без этого документа кассир не имеет права выдать наличные, а бухгалтер — списать их с кассы.

В статье разберем, как правильно составить заявление в 2026 году, какие реквизиты обязательны, а какие — нет, и предоставим актуальный образец для заполнения.

Нормативная база: на что ссылаться в 2026 году

Порядок проведения кассовых операций регламентируется Приказом Банка России от № 3210-У «О порядке проведения кассовых операций». Согласно п. 4.3 данного Приказа, выдача наличных денежных средств под отчет производится на основании заявления получателя (подотчетного лица).

Также важно учитывать положения ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9 — требования к первичным учетным документам) и внутренний документ организации, Политику бухгалтерского учета, где может быть закреплен собственный бланк заявления.

Кто и когда пишет заявление?

• Подотчетное лицо: любой сотрудник, работающий по трудовому договору (ТК РФ) или ГПХ-договору (договору подряда/возмездного оказания услуг), которому доверены денежные средства на хозяйственные нужды организации.
• Директор (ИП): если деньги под отчет получает сам руководитель, вместо заявления, как правило, оформляется распоряжение (приказ) о выдаче средств.
• Сроки: заявление пишется непосредственно перед получением денег. Дата заявления должна совпадать с датой выдачи (датой РКО).

Обязательные реквизиты заявления (минимум по закону)

Согласно ст. 9 ФЗ-402 и п. 4.3 Приказа № 3210-У, в заявлении обязательно должно быть:

1. Наименование документа: «Заявление на выдачу наличных денежных средств под отчет».
2. Дата составления (день, месяц, год).
3. Наименование организации (полное или сокращенное) или ФИО ИП.
4. ФИО подотчетного лица полностью (без сокращений инициалов).
5. Сумма выдачи (цифрами и прописью).
6. Срок отчетности (на какой срок выдаются деньги, например: «до » или «на 5 рабочих дней»).
7. Цель выдачи (кратко: закупка канцтоваров, оплата курьера, командировочные расходы и т.д.).
8. Подпись подотчетного лица с расшифровкой.
9. Виза руководителя (директора) или лица, уполномоченного им по доверенности, с расшифровкой и датой визирования.

Дополнительные реквизиты (по желанию организации)

В Политике бухгалтерского учета или Приказе о порядке работы с подотчетными лицами компания может установить дополнительные графы:

• Табельный номер сотрудника.
• Должность и структурное подразделение.
• Номер и дата доверенности (если получает не сотрудник, а третье лицо).
• Реквизиты РКО (номер, дата) — заполняется кассиром после выдачи.
• Паспортные данные подотчетного лица (для идентификации кассиром).

Актуальный образец заявления на 2026 год

Ниже приведен универсальный шаблон. Вы можете скопировать его в Word/Excel, заполнить переменные части (выделены скобками) и распечатать в 2 экземплярах (один остается в кассе к РКО, второй — у подотчетного лица).

ЗАЯВЛЕНИЕ
на выдачу наличных денежных средств под отчет

«___» _____________ 202_ г.
г. [Город]

В кассу [Полное наименование ООО / ИП ФИО полностью] (ИНН [ИНН], КПП [КПП для юрлиц])

От [ФИО подотчетного лица полностью в родительном падеже: Иванова Ивана Ивановича], [Должность] [Название отдела/филиала] (таб. № [Номер])

З А Я В Л Я Ю

Прошу выдать мне из кассы организации наличные денежные средства в сумме [Сумма цифрами, руб. коп.] ([Сумма прописью: Десять тысяч рублей 00 коп.]) под отчет на [Срок: например, 10 (десять) календарных дней / до «___» _____________ 202_ г.] для [Цель: закупки офисных принадлежностей / оплаты услуг связи / командировочных расходов по служебной поездке в г. *].

Обязуюсь в установленный срок представить отчет о расходовании выданных средств с приложением первичных документов (чеков, товарных чеков, квитанций и иных документов, подтверждающих расходы).

С правилами выдачи и отчетности за подотчетными суммами, установленными Приказом Банка России № 3210-У и локальными актами организации, ознакомлен(а), подпись puesta.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Шапка: Укажите полное юр. название компании или ФИО ИП. Город и дату пишите прописью (например, «09 марта 2026 г.») — это исключает ошибки при чтении даты (03.09 vs 09.03).
2. Данные подотчетного: ФИО полностью в родительном падеже (Кому?, Иванову И.И.). Укажите должность точно по штатному расписанию/трудовому договору.
3. Сумма: Обязательно дублируйте цифрами и прописью. В случае расхождения приоритет имеет сумма прописью. Копейки пишите цифрами (00 коп.) или прописью.
4. Срок: Установите реалистичный срок. По общему правилу (п. 6.3 Приказа № 3210-У) подотчетное лицо должно сдать отчет в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который выданы деньги, либо после возвращения из командировки. Не ставьте срок «до » без нужды, это усложняет контроль.
5. Цель: Формулируйте конкретно. Не пишите «на хозяйственные нужды». Пишите: «Закупка картриджей для принтеров бухгалтерии», «Оплата такси для встречи клиента ООО «Ромашка»».
6. Подписи: Сначала подписывает подотчетник, потом визирует директор. Дата визирования директора, это дата разрешения на выдачу. Она должна совпадать с датой РКО.

Связь с РКО (Расходным кассовым ордером ф. КО-2)

Заявление — это основание для оформления РКО. Кассир заполняет РКО (ф. КО-2) на основании подписанного заявления.

• В РКО в графе «Основание» указывается: «Заявление от «___» _____________ 202_ г.».
• Сумма в РКО должна в точности совпадать с суммой в заявлении.
• В РКО подписывают: кассир (выдавший деньги), главный бухгалтер (или директор, если буха нет), и подотчетник (при получении денег на руки).
• Заявление прикрепляется к РКО и хранится в кассовой книге (или в отдельной папке кассовых документов) в хронологическом порядке.

Типичные ошибки и риски проверок

Электронный документооборот (ЭДО) и заявление

С 2026 года все больше организаций переводят кассовые документы в электронный вид. Допускается оформление заявления в ЭДО (СБИС, Диадок, Контур.Экстерн и др.) с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) подотчетного лица и директора.

• Правовая сила такого заявления равна бумажному (ст. 6, 9 ФЗ-402, ст. 9 ФЗ-63 «Об электронной подписи»).
• В РКО (если он бумажный) в графе «Основание» пишут: «Электронное заявление № ___ от ___ с ЭП».
• Если РКО тоже электронный (ф. КО-2 в ЭДО), пакет документов хранится в системе оператора ЭДО.

Особые случаи

Выдача под отчет директору (ИП)

Заявление не пишется. Оформляется Распоряжение (Приказ) директора о выдаче себе под отчет. В графе «Получатель» в РКО указывается ФИО директора. Подпись в РКО ставит сам директор (как получатель) и кассир. Главный бухгалтер визирует РКО.

Выдача под отчет по доверенности

Если деньги получает не сотрудник, а водитель, курьер или родственник по доверенности:

• В заявлении в графе «От» указывается ФИО представителя.
• Обязательно прикладывается копия доверенности (оригинал показывается кассиру).
• Цель: «Получение денег под отчет для сотрудника [ФИО сотрудника] по доверенности № ___ от ___».

Иностранные граждане

Заявление заполняется на русском языке. Паспортные данные вносятся по документу, удостоверяющему личность (вид на жительство, паспорт иностранного гражданина). Подпись ставится так, как в паспорте (кириллицей или латиницей, но лучше кириллицей для единообразия кассовых документов).

Хранение документов

Срок хранения кассовых документов (РКО, заявлений, кассовых книг), не менее 5 лет после окончания года, в котором они составлены (Росархив, типовые перечни). Рекомендуется хранить 6 лет для перекрытия сроков проверок налоговой (3 года + 1 год на проведение + запас).

Чек-лист перед передачей денег кассиром

Перед тем как расчехлить кассу, кассир должен проверить:

• [ ] Заявление заполнено полностью (все обязательные реквизиты).
• [ ] Сумма цифрами = сумме прописью.
• [ ] Есть подпись подотчетного лица.
• [ ] Есть виза директора (или уполномоченного) с датой не позднее сегодняшней.
• [ ] Срок отчетности не истек (если это повторная выдача — сдан отчет по прошлой).
• [ ] Паспорт подотчетного лица проверен (лицо совпадает с фото, документ действует).
• [ ] РКО (КО-2) заполнен корректно, подписан кассиром и гл. бухгалтером.
• [ ] Подотчетник подписался в РКО при получении денег.

Грамотно оформленное заявление на выдачу наличных — это не просто формальность, а ваша защита от штрафов ЦБ и налоговой, а также основа для правильного отражения расходов в бухучете и налоговом учете. Используйте приведенный выше образец, адаптируйте его под внутренние правила компании (добавьте логотип, коды аналитики, графу «Статья бюджета») и обучите сотрудников заполнять его без ошибок.

Материал подготовлен на основании Приказа Банка России № 3210-У, ФЗ-402, ФЗ-63 и разъяснений Минфина России. Актуально на .