С переходом бизнеса на цифровые рельсы всё больше сотрудников предпочитают получать расчетные листки (пей-сліпы) на электронную почту. Это удобно, экологично и позволяет иметь доступ к истории начислений в любое время. Однако для легального перевода сотрудника на электронный формат работодателю необходимо оформить соответствующую процедуру и получить от работника письменное заявление.

В этой статье мы подробно разберем правовую базу, порядок оформления и предоставим актуальный образец заявления на получение расчетного листка по электронной почте на 2026 год.

Правовая основа: можно ли отправлять расчетный листок на e-mail?

Согласно ч. 1 ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан ежемесячно вручать работнику извещение в письменной форме о заработной плате (расчетный листок). В нем обязательно должны быть отражены:

• Состав заработной платы за период;
• Дополнительные начисления;
• Удержанные налоги и иные суммы с указанием оснований;
• Сумма к выдаче на руки после всех удержаний.

Долгое время считалось, что это возможно только в бумажном виде. Исключение составляли только удаленные работники (по ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ), для которых взаимодействие регламентируется правилами электронного кадрового документооборота (ЭКДО).

Однако уже в 2017 году Минтруд РФ (письмо от № 14-1/В-725) разъяснило: отправка расчетных листков на электронную почту не противоречит закону. Для этого необходимо выполнить ряд организационных условий.

Ключевое изменение с 01 сентября 2025 года

С в силу поправки, требующие оформления согласия на обработку персональных данных (СОПД) отдельно от любых других документов. Теперь просто взять заявление на получение расчетного листка по почте недостаточно — нужно отдельное, самостоятельное согласие на обработку ПДн (email является персональными данными).

Два сценария: ЭКДО и «гибридный» вариант

Порядок действий зависит от того, перешла ли ваша организация на полноценный ЭКДО.

Сценарий А: Организация полностью перешла на ЭКДО

• Расчетные листки подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Документы имеют полную юридическую силу.
• Заявление от работника на получение по email не обязательно (взаимодействие уже регламентировано правилами ЭКДО), но рекомендуется для фиксации адреса доставки.

Сценарий Б: Организация НЕ перешла на ЭКДО (чаще всего)

• Полный переход на электронный формат с УКЭП невозможен.
• Необходимо дублировать расчетные листки: выдавать бумажный оригинал (под роспись) И отправлять копию на e-mail.
• Электронная версия в этом случае служит только для ознакомления.
• Обязательно нужно: приказ о порядке выдачи, закрепление порядка в ЛНА (ПВТР, Положении об оплате труда, ТД), заявление от работника и отдельное СОПД.

Алгоритм перевода сотрудников на электронные расчетные листки

1. Издать приказ о внедрении дублирования расчетных листков в электронном виде.
2. Зафиксировать порядок во внутренних документах: Трудовой договор (доп. соглашение), Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или Положение об оплате труда.
3. Получить от работника заявление на получение расчетного листка по электронной почте (образец ниже).
4. Получить отдельное Согласие на обработку персональных данных (актуально с ).
5. Настроить защищенные каналы передачи данных (шифрование, пароли на архивы, корпоративная почта).

Образец заявления на получение расчетного листка по электронной почте (2026)

Единой утвержденной формы (бланка) не существует. Заявление пишется в свободной форме, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже приведен рекомендуемый образец.

Обязательные реквизиты заявления (чек-лист):

• Шапка: Кому (ФИО директора/нач. бухгалтера, название орг.), От кого (ФИО, должность сотрудника).
• Суть просьбы: Четкая фраза о желании получать расчетный листок на e-mail.
• Адрес электронной почты: Указан явно и без ошибок.
• Ссылка на закон: Ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда (опционально, но желательно).
• Обязательство: Фраза об информировании об смене почты.
• Дата и личная подпись с расшифровкой.

Как правильно передать заявление в бухгалтерию/Кадры

• Лучший способ: Лично в руки главному бухгалтеру, кадровику или секретарю руководителя под роспись на своем экземпляре (копии заявления).
• Допустимый способ (при наличии ЭКДО/ЭДО): Через корпоративную систему электронного документооборота (СЭД) или с корпоративной почты на корпоративную почту HR/бухгалтерии.
• Не рекомендуется: Отправка с личной почты на личную почту бухгалтера, через мессенджеры (WhatsApp, Telegram) — это создает риски утечки ПДн и потери документа.

Можно ли присылать расчетный листок через мессенджеры (WhatsApp, Telegram)?

Рискованно и не рекомендуется Минтрудом/Роскомнадзором.

• Мессенджеры не гарантируют юридическую значимость доставки (нет подтверждения вручения как у почты или СЭД).
• Высок риск утечки персональных данных (зарплата, СНИЛС, ИНН) — нарушение 152-ФЗ «О персональных данных».
• Сложно обеспечить хранение и поиск истории за годы.

Если сотрудник настоятельно просит в мессенджер — зафиксируйте это отдельным заявлением с предупреждением о рисках, но лучше настаивайте на корпоративной почте или портале сотрудника.

Частые ошибки работодателей (чек-лист на 2026 год)

1. Нет приказа/ЛНА: Просто начали слать на почту без правовой базы внутри компании.
2. Нет отдельного СОПД: Используют старое согласие, встроенное в трудовой договор (нарушение с ).
3. Отказ от бумаги без ЭКДО: Перестали печатать листки, но УКЭП не ставят. Это нарушение ст. 136 ТК РФ (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
4. Отправка на личную почту без защиты: PDF без пароля, открытый доступ к зарплатам.
5. Игнорирование отозванного заявления: Сотрудник написал заявление на возврат к бумаге, а ему продолжают слать на почту.

Ответы на популярные вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязан ли работник писать заявление, если я хочу перевести всех на электронку?

Да. Работодатель не может заставить работника получать расчетный листок по электронной почте без его согласия (если нет ЭКДО). Это право работника (ст. 136 ТК РФ). Отказ писать заявление = выдача только бумажного варианта.

Вопрос: Что если сотрудник уволен, а заявление не забирает?

Заявление хранится в личном деле (раздел «Документы, связанные с оплатой труда») в течение срока хранения личного дела (75 лет). При увольнении выдача не требуется.

Вопрос: Нужен ли штамп/печать на заявлении?

Для внутренних документов печать не обязательна (ст. 136 ТК РФ не требует). Достаточно подписи заявителя и даты. Входящий номер ставит получатель (бухгалтерия/Кадры).

Вопрос: Сотрудник сменил почту. Что делать?

Требуется новое заявление с новым адресом и новое СОПД на новый email. Старое заявление помечается «Аннулировано» или архивируется.

Перевод на электронные расчетные листки — это современный стандарт, который экономит бумагу и время бухгалтерии. Главное в 2026 году — соблюсти «три кита» легальности:

1. Правовая база (Приказ + ЛНА).
2. Волеизъявление работника (Заявление в свободной форме по образцу выше).
3. Защита данных (Отдельное СОПД + защищенные каналы передачи).

Используйте приведенный выше образец заявления, адаптируйте его под наименование своей организации и должность руководителя, и процесс оформления пройдет гладко и без замечаний со стороны инспекций.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, 152-ФЗ) и разъяснений Минтруда РФ (письмо от № 14-1/В-725) с учетом изменений, вступивших в силу с . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных правовых вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу.