Переход на дистанционный (удаленный) режим работы стал неотъемлевой частью современного трудового права. Согласно главе 49.1 ТК РФ, удаленная работа, это трудовая функция, выполняемая работником вне места расположения работодателя (филиала, представительства, структурного подразделения) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей (в т.ч. Интернета) и сетей связи. Ниже представлено подробное руководство по оформлению заявления, основаниям перевода и необходимому пакету документов.

Правовые основания перевода на удаленную работу

Ст. 312.1 ТК РФ определяет два основных сценария перевода:

• По инициативе работника (заявление пишет сотрудник).
• По инициативе работодателя (например, введение режима высокой готовности, эпидемиологическая ситуация, производственная необходимость).

Важно: До года действовали специальные нормы (ФЗ от № 106-ФЗ), позволявшие переводить на «удаленку» без согласия работника в связи с COVID-19. На эти временные меры не действуют, перевоз осуществляется по общим правилам ст. 72.1, 312.1–312.9 ТК РФ.

Как правильно написать заявление: структура и обязательные реквизиты

Заявление составляется в произвольной письменной форме, однако деловые обычаи и судебная практика рекомендуют включать следующие блоки:

1. Шапка документа:
   • Кому: ФИО руководителя организации (директора, генерального директора) в дательном падеже (например: Генеральному директору ООО «Ромашка» Иванову И.И.).
   • От кого: ФИО работника, должность, структурное подразделение (например: от менеджера отдела продаж Петрова П.П.).
2. Заголовок: «Заявление о переводе на дистанционную (удаленную) работу» (по центру строки).
3. Основная часть:
   • Просьба перевести на удаленную работу с указанием даты начала (например: «Прошу перевести меня на дистанционную работу с 15 апреля 2026 г.»).
   • Причина перевода (по желанию: уход за ребенком, переезд, состояние здоровья, желание работать из другого региона/страны). Примечание: по общему правилу работник не обязан указывать причину, но для работодателя это важно для принятия решения.
   • Указание срока (если перевод временный: «на период до г.») или пометка «на постоянной основе».
   • Место выполнения работы (город, страна, адрес, частично скрыт: г. , ул. , д. *).
   • Готовность обеспечить связь и выполнение трудовых функций в установленном режиме.
4. Подпись, расшифровка, дата.

Образец заполнения заявления (Шаблон 2025/2026)

Пакет документов, сопровождающих перевод

Само по себе заявление — это лишь инициатива. Для законного оформления работодатель готовит следующий пакет (по ст. 312.2, 312.3 ТК РФ):

• Дополнительное соглашение к трудовому договору (обязательно!). В нем прописываются: режим работы, порядок взаимодействия, обеспечение оборудованием, компенсация расходов на связь/электричество, режим охраны труда.
• Приказ (распоряжение) о переводе (формы Т-5 или произвольной формы с обязательными реквизитами). Основанием для приказа служит заявление и доп. соглашение.
• Положение о дистанционной (удаленной) работе (локальный нормативный акт). Если в организации его нет, его необходимо разработать и утвердить до или одновременно с первым переводом. Ознакомить сотрудников под роспись (ст. 312.9 ТК РФ).
• Форма ЕФС-1 (СЗВ-ТД) — сдается в СФР (бывший ПФР) в течение срока, установленного законом, с кодом вида работы «УД» (удаленная).
• Карточка учета рабочего времени (Т-13) — ведется с отметкой об удаленной работе.

Особенности оформления в 2025–2026 годах: на что обратить внимание

Оборудование и компенсации

Работодатель обязан предоставить оборудование (ноутбук, монитор, телефон) или компенсировать использование личного техники работника (ст. 312.3 ТК РФ). В доп. соглашении обязательно пропишите:

• Кто и за чей счет закупает/обслуживает технику.
• Размер ежемесячной компенсации за электричество и интернет (если используется личная техника).
• Порядок возврата имущества при увольнении.

Охрана труда на удаленке

Работодатель обязан провести инструктаж по охране труда (можно дистанционно, с использованием ЭЦП/ЭДО) и обеспечить безопасность рабочего места. Акт обследования рабочего места составляется работником самостоятельно (фото/видео) или при участии уполномоченного лица по видеосвязи.

Режим работы и контроль

Удаленный работник сохраняет все права (отпуска, больничные, оплата переработок). Режим работы (график, доступность) фиксируется в доп. соглашении. Контроль результатов — через CRM, таск-трекеры (Jira, Bitrix, Trello), отчеты, видеоконференции. Нельзя требовать круглосуточной доступности, если это не прописано в графике.

Работа из-за границы (Цифровые кочевники)

Если сотрудник планирует работать из другой страны (например, Армения, Казахстан, Грузия, Турция, ЕС), в доп. соглашении и заявлении нужно указать страну пребывания. Это критично для:

• Налогового резидентства (НДФЛ 13% vs 30%).
• Страховых взносов (договоры о социальном страховании с РБ, Казахстаном, Кыргызстаном, Таджикистаном, Узбекистаном позволяют платить взносы туда, где работает гражданин).
• Визового режима и срока пребывания без ВНЖ/РВП.

Отказ в переводе: когда работодатель может сказать «Нет»

По общему правилу (ч. 4 ст. 72.1 ТК РФ), работодатель не вправе отказать в переводе на удаленную работу следующим категориям (если это возможно по характеру работы):

• Беременным женщинам.
• Работникам, имеющим детей до 14 лет (инвалидов — до 18 лет).
• Работникам, ухаживающим за больным членом семьи (по врачебному заключению).

Для остальных категорий работодатель может отказать, сославшись на невозможность организации удаленной работы по производственным причинам (характер работы не позволяет: охранник, станочник, врач на приеме и т.д.). Отказ должен быть мотивированным письменно.

Частые ошибки при оформлении

1. Отсутствие доп. соглашения. Приказ без соглашения — грубое нарушение ТК РФ, чревато штрафами (ст. 5.27 КоАП РФ) и признанием перевода незаконным судом.
2. Неуказание срока в заявлении/соглашении. Если срок не указан, считается, что перевод на постоянной основе. Возврат в офис тогда возможен только по соглашению сторон или по основаниям ст. 312.5 ТК РФ (нарушение режима).
3. Игнорирование ЕФС-1. Штрафы за несдачу или ошибки в коде вида работы.
4. Работа без Положения об удаленной работе. Нарушение ст. 312.9 ТК РФ.

Оформление перевода на удаленную работу в 2026 году требует системного подхода: от грамотно написанного заявления работника до разработки локального акта и заключения дополнительного соглашения. Используйте приведенный выше образец как базу, адаптируя его под специфику вашей организации и ситуацию конкретного сотрудника. Храните все документы в электронном виде с ЭЦП или в бумажном виде с «живыми» подписями, это ваша главная защита при проверках ГИТ и судебных спорах.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для оформления конкретных кадровых документов рекомендуется обратиться к трудовому юристу или кадровику вашей организации; Актуальность нормативной базы проверена на .