Предоставление документов в суд требует строгого соблюдения процессуальных норм. Согласно ч. 1 ст. 71 ГПК РФ и ч. 1 ст. 75 АПК РФ‚ письменные доказательства представляются суду в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Неправильное оформление заверения является одной из частых причин‚ по которой суд отказывает в приеме документов или не принимает их к рассмотрению в качестве доказательств. В данной статье подробно разбираются требования закона‚ образцы заверений для разных ситуаций и судебная практика на .

Нормативная база: что значит «надлежащим образом заверенная копия»?

Закон (ГПК РФ‚ АПК РФ‚ КАС РФ) не содержит единой детальной инструкции по оформлению заверения на каждой странице. Однако требования сфортированы в судебной практике и отраслевых стандартах (в частности‚ ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации‚ библиотечному и издательскому делу. Оформление документов»).

Ключевые элементы‚ которые должны быть в заверении (п. 21 разд. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013):

• Слово «ВЕРНО» (выписывается от руки или печатается).
• Подпись уполномоченного лица.
• Расшифровка подписи (Фамилия И.О.).
• Должность лица‚ заверяющего копию.
• Дата заверения.
• Печать организации (если заверение производит юридическое лицо/ИП/нотариус; для физических лиц печать не ставится).

Важно: Постановление Пленума ВС РФ от № 18 (п. 13) допускает предоставление распечаток скриншотов (например‚ переписки из мессенджеров‚ почты)‚ заверенных участниками дела самостоятельно‚ с указанием адреса интернет-страницы и точного времени получения распечатки.

Кто имеет право заверять копии?

Круг лиц‚ уполномоченных заверять копии‚ зависит от того‚ кто представляет документ и чей это документ:

1. Нотариус — универсальный способ‚ дающий наибольшую гарантию принятия судом (ст. 45 Основного законодательства о нотариате).
2. Организация‚ выдавшая документ (архив‚ ЗАГС‚ банк‚ налоговая‚ работодатель и т.д.).
3. Организация‚ в чьем распоряжении находится подлинник (например‚ ваш работодатель заверяет копию трудовой книжки‚ банк — копию выписки со счета).
4. Сторона дела (физическое лицо / ИП / уполномоченный представитель юрлица) — только в случаях‚ предусмотренных законом или судебной практикой (например‚ распечатки из интернета‚ копии документов‚ подлинники которых находяться у самой стороны и она не может их предъявить по уважительным причинам‚ а также копии документов‚ приложенных к иску/ответу‚ если подлинники будут представлены по требованию суда).

«Из смысла статьи 71 ГПК РФ следует‚ что истребование подлинников документов‚ представленных в суд в форме надлежащим образом заверенной копии‚ является правом суда‚ а не обязанностью. При этом право суда возникает в случае сомнений у суда в достоверности представленных копий…» (из обзора практики КонсультантПлюс‚ 2026).

Образцы заверения для основных ситуаций

Заверение нотариусом (Золотой стандарт)

Самый надежный вариант. Нотариус сверяет копию с подлинником и выдает нотариальное свидетельство о заверении копии (отдельный документ) или ставит отметку на самой копии.

Заверение организацией (Выдавший документ или Хранитель подлинника)

Используется для копий уставов‚ выписок ЕГРЮЛ/ЕГРИП‚ трудовых книжек‚ банковских выписок‚ медицинских карт и т.д.

Самостоятельное заверение стороной дела (Физическое лицо / ИП / Юрлицо)

Допускается не всегда. Основания: ст. 71 ГПК РФ (копии документов‚ подлинники которых находятся у стороны)‚ п. 13 Пост. Пленума ВС РФ № 18 (распечатки скриншотов‚ письма)‚ а также практика арбитражных судов (копии документов‚ приложенных к иску/ответу‚ при условии предъявления подлинников по требованию суда).

Особенности заверения многостраничных документов

Если копия состоит из нескольких листов‚ их необходимо сшить‚ занумеровать и закрепить завязку.

На завязке (обратной стороне последнего листа или отдельном листе-завязке) ставится отметка:

Требования к качеству самой копии

Даже идеальное заверение не спасет‚ если копия нечитаема. Требования (ГОСТ Р 7.0.8–2013‚ судебная практика):

• Копия должна быть четкой‚ контрастной‚ без посторонних следов (грязи‚ исправлений‚ зачеркиваний‚ не относящихся к тексту документа).
• Должны быть воспроизведены все реквизиты подлинника: текст‚ подписи‚ печати‚ штампы‚ бланки строгой отчетности.
• Если на подлиннике есть оборотная сторона с текстом/подписями — она обязательно копируется.
• Размер листа — А4 (стандарт для судебных дел).

Типичные ошибки‚ приводящие к отказу в приеме доказательств

1. Отсутствие даты заверения. Суд не может установить актуальность копии на момент подачи.
2. Отсутствие расшифровки подписи. Непонятно‚ кто именно заверял.
3. Заверение лицом‚ не имеющим на то полномочий. Например‚ секретарь без доверенности/приказа‚ или третье лицо‚ не являющееся стороной дела и не нотариус.
4. Заверение копии копии. Недопустимо заверять копию‚ сделанную не с подлинника‚ а с другой копии (если только это не нотариальное заверение копии нотариально заверенной копии).
5. Отсутствие печати у организации/ИП/нотариуса. Для юрлиц и ИП печать обязательна (если она имеется в установленном порядке).
6. Несшитые многостраничные документы. Риск подмены страниц.

Судебная практика и нюансы 2024–2026 гг.

Копии‚ приложенные к исковому заявлению

Согласно ч. 2 ст. 148 ГПК РФ‚ представление доказательств — задача подготовки дела. Суды часто принимают копии‚ приложенные к иску‚ заверенные самим истцом (с надписью «Верно»‚ подписью‚ датой)‚ при условии‚ что в иске заявлено о готовности предъявить подлинники. Однако в Арбитражном процессе (АПК РФ) подход строже: часто требуется нотариальное заверение или заверение организацией-хранителем.

Электронные документы и скриншоты

Актуально для переписок‚ чеков‚ страниц сайтов. По п. 13 Пост. Пленума ВС РФ № 18:

• Распечатывается скриншот/страница.
• Указывается URL-адрес страницы.
• Указывается точное дата и время получения распечатки/скриншота.
• Сторона ставит отметку «Верно»‚ подпись‚ расшифровку‚ дату заверения.
• Рекомендуется зафиксировать процесс снятия скриншота/распечатки на видео (для собственного подтверждения достоверности при оспаривании).

Позиция судов по «самозаверению» юрлицами

Арбитражные суды (ВАС РФ‚ обзоры практики) указывают: юрлицо может заверять копии документов‚ подлинники которых находятся в его распоряжении‚ подписью руководителя (или уполномоченного лица) и печатью. Заверять копии чужых документов (например‚ устава контрагента) юрлицо самостоятельно не имеет права, только нотариус или организация-эмитент.

Чек-лист перед подачей в суд

Проверьте каждый документ перед сдачей в канцелярию суда:

• [ ] Копия читаема полностью (включая печати и подписи на подлиннике).
• [ ] Есть надпись «ВЕРНО».
• [ ] Есть подпись и расшифровка.
• [ ] Указана должность подписанта.
• [ ] Указана дата заверения (не позднее даты подачи в суд).
• [ ] Стоит печать (если заверяет нотариус‚ юрлицо‚ ИП‚ орган власти).
• [ ] Многостраничные документы сшиты‚ пронумерованы‚ завязка заверена.
• [ ] Для скриншотов: указан URL и время фиксации.

Правильное заверение копий, это не бюрократическая формальность‚ а гарантия того‚ что суд примет ваши доказательства к рассмотрению и оценит их по существу. На 2026 год наиболее безопасными остаются нотариальное заверение и заверение организацией-эмитентом/хранителем. Самостоятельное заверение стороной допустимо в узких случаях (распечатки из интернета‚ документы‚ подлинники которых у стороны)‚ но требует максимальной аккуратности и соблюдения всех реквизитов по ГОСТ Р 7.0.8–2013.

Рекомендация: В сложных спорах или при большом объеме документов проконсультируйтесь с адвокатом по гражданскому/арбитражному процессу для аудита пакета доказательств перед подачей.

Статья подготовлена на основе норм ГПК РФ‚ АПК РФ‚ КАС РФ‚ Постановления Пленума ВС РФ от № 18‚ ГОСТ Р 7.0.8–2013 и обзоров судебной практики (КонсультантПлюс‚ ГАРАНТ) по состоянию на . Данная информация носит справочный характер и не является правовым консультированием.